PAGE檔案管理外包制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案管理外包工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率，保護(hù)公司檔案的安全與機(jī)密，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案管理外包業(yè)務(wù)，包括但不限于各類(lèi)文件、合同、報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案等的整理、存儲(chǔ)、檢索、利用及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案管理外包活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作在合法框架內(nèi)進(jìn)行。2.質(zhì)量第一原則：以保證檔案管理工作的質(zhì)量為首要目標(biāo)，滿(mǎn)足公司對(duì)檔案管理的各項(xiàng)要求，為公司的運(yùn)營(yíng)和決策提供可靠的檔案支持。3.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全。4.監(jiān)督管理原則：公司對(duì)檔案管理外包服務(wù)提供商進(jìn)行全程監(jiān)督管理，確保外包服務(wù)符合公司要求和制度規(guī)定。二、檔案管理外包服務(wù)提供商的選擇（一）資質(zhì)要求1.具有獨(dú)立法人資格，具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，經(jīng)營(yíng)范圍涵蓋檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)。2.擁有專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。3.具有良好的信譽(yù)和業(yè)績(jī)，近三年內(nèi)無(wú)重大違法違規(guī)行為，在檔案管理領(lǐng)域有一定的知名度和口碑。（二）選擇流程1.需求調(diào)研：公司相關(guān)部門(mén)根據(jù)檔案管理工作需求，制定檔案管理外包服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費(fèi)用預(yù)算等要求。2.供應(yīng)商篩選：通過(guò)多種渠道收集檔案管理外包服務(wù)提供商信息，如行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、招標(biāo)平臺(tái)等，對(duì)符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定入圍名單。3.實(shí)地考察：組織對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其辦公場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施、人員配備、管理模式等情況，評(píng)估其實(shí)際能力和服務(wù)水平。4.方案評(píng)審：要求入圍供應(yīng)商根據(jù)公司需求提供詳細(xì)的檔案管理外包服務(wù)方案，包括服務(wù)流程、質(zhì)量控制措施、安全保密措施、人員培訓(xùn)計(jì)劃、應(yīng)急預(yù)案等，組織相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)家對(duì)方案進(jìn)行評(píng)審，綜合評(píng)估各供應(yīng)商方案的合理性、可行性和優(yōu)勢(shì)。5.合同簽訂：根據(jù)評(píng)審結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂檔案管理外包服務(wù)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付方式、保密條款、違約責(zé)任等事項(xiàng)。三、檔案管理外包服務(wù)合同管理（一）合同簽訂1.合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確、具體、完整地約定雙方權(quán)利義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。2.合同簽訂前，由公司法律事務(wù)部門(mén)或法律顧問(wèn)對(duì)合同進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)，維護(hù)公司利益。3.合同簽訂后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同的歸檔保管，建立合同臺(tái)賬，記錄合同簽訂時(shí)間、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用金額、付款方式等關(guān)鍵信息。（二）合同執(zhí)行1.嚴(yán)格按照合同約定履行雙方義務(wù)，公司應(yīng)及時(shí)向服務(wù)提供商提供必要的檔案資料和工作條件，服務(wù)提供商應(yīng)按照合同要求按時(shí)、保質(zhì)完成檔案管理工作任務(wù)。2.建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施解決。如發(fā)現(xiàn)服務(wù)提供商未履行合同義務(wù)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出書(shū)面通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，可依據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。3.合同執(zhí)行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)按照合同約定的變更程序進(jìn)行協(xié)商和簽訂補(bǔ)充協(xié)議，確保合同變更合法有效。（三）合同終止1.合同期滿(mǎn)或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。服務(wù)提供商應(yīng)在合同終止前，將已完成的檔案管理工作成果交付公司，并清理相關(guān)檔案資料和設(shè)備設(shè)施。2.合同終止后，對(duì)服務(wù)提供商在合同履行期間的工作進(jìn)行全面審計(jì)和評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題或糾紛，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行處理。3.合同終止后，妥善保管合同終止相關(guān)資料，包括終止協(xié)議、工作交接清單、審計(jì)報(bào)告等，作為公司檔案管理的重要組成部分。四、檔案管理外包服務(wù)內(nèi)容與要求（一）檔案整理1.按照國(guó)家檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、編目，確保檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)唯一、編目清晰。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒、上架等整理工作，保證檔案排列有序、存放整齊，便于查找和利用。3.建立檔案索引目錄，包括紙質(zhì)索引和電子索引，提高檔案檢索效率。（二）檔案存儲(chǔ)1.提供安全、適宜的檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)施正常運(yùn)行，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.采用數(shù)字化存儲(chǔ)方式備份重要檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。（三）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，支持多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便公司內(nèi)部人員快速準(zhǔn)確查找所需檔案。2.定期對(duì)檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.為公司提供檔案檢索培訓(xùn)服務(wù)，提高公司人員的檔案檢索能力。（四）檔案利用1.根據(jù)公司需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案查閱、借閱服務(wù)，建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄檔案利用情況，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱(chēng)等信息。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查閱和借閱范圍，確保檔案信息安全。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，提供檔案整理、編研等增值服務(wù)，為公司決策提供參考依據(jù)。（五）檔案銷(xiāo)毀1.按照國(guó)家檔案銷(xiāo)毀規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)已過(guò)保管期限、無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行定期銷(xiāo)毀。2.制定檔案銷(xiāo)毀計(jì)劃，明確銷(xiāo)毀檔案的范圍、數(shù)量、時(shí)間等信息，報(bào)公司相關(guān)部門(mén)審批后組織實(shí)施。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀徹底、安全，防止檔案信息泄露。銷(xiāo)毀完成后，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，由監(jiān)督人員和經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)，歸檔保存。五、檔案管理外包服務(wù)質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理實(shí)際需求，制定詳細(xì)的檔案管理外包服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢索質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、利用質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、銷(xiāo)毀質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確具體、可量化、可操作，便于服務(wù)提供商理解和執(zhí)行，同時(shí)作為公司對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核評(píng)估的依據(jù)。（二）質(zhì)量監(jiān)督檢查1.建立質(zhì)量監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理外包服務(wù)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，檢查內(nèi)容包括服務(wù)流程執(zhí)行情況、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)情況、檔案管理工作成果等。2.采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)服務(wù)提供商的工作進(jìn)行全面監(jiān)督。定期檢查可每月或每季度進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)開(kāi)展。3.檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時(shí)向服務(wù)提供商發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改情況，直至問(wèn)題解決。（三）質(zhì)量考核評(píng)估1.制定質(zhì)量考核評(píng)估辦法，明確考核評(píng)估指標(biāo)、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、考核周期等內(nèi)容?？己嗽u(píng)估指標(biāo)應(yīng)涵蓋檔案管理外包服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案整理準(zhǔn)確率、存儲(chǔ)設(shè)備完好率、檢索響應(yīng)時(shí)間、利用服務(wù)滿(mǎn)意度、銷(xiāo)毀合規(guī)性等。2.定期對(duì)服務(wù)提供商的質(zhì)量考核評(píng)估結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，對(duì)服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)秀的提供商給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的提供商進(jìn)行警告、扣減服務(wù)費(fèi)用、終止合同等處罰措施。3.根據(jù)質(zhì)量考核評(píng)估結(jié)果，總結(jié)分析檔案管理外包服務(wù)工作中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)調(diào)整質(zhì)量控制措施和服務(wù)要求，持續(xù)提高檔案管理外包服務(wù)質(zhì)量。六、檔案管理外包服務(wù)安全保密管理（一）安全保密制度建設(shè)1.服務(wù)提供商應(yīng)建立健全檔案管理外包服務(wù)安全保密制度，明確安全保密責(zé)任和措施，確保檔案信息安全。2.安全保密制度應(yīng)包括人員管理、物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、保密協(xié)議、應(yīng)急處置等方面內(nèi)容，涵蓋檔案管理外包服務(wù)的全過(guò)程。（二）人員管理1.對(duì)參與檔案管理外包服務(wù)的工作人員進(jìn)行背景審查和嚴(yán)格的入職培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.加強(qiáng)對(duì)工作人員的日常管理和監(jiān)督，定期進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)，提高其安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)技能。3.對(duì)工作人員的工作權(quán)限進(jìn)行明確界定，限制其對(duì)檔案信息的訪問(wèn)范圍，做到最小化授權(quán)原則。（三）物理安全1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備完善的物理安全防護(hù)措施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等，確保場(chǎng)所安全。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備和檔案資料進(jìn)行妥善保管，采取必要的防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等措施，防止檔案受損或丟失。3.嚴(yán)格控制人員進(jìn)出檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所，對(duì)進(jìn)入場(chǎng)所的人員進(jìn)行登記和身份驗(yàn)證，確保無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。（四）網(wǎng)絡(luò)安全1.建立檔案管理外包服務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼保護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁和安全軟件，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。（五）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案管理工作的連續(xù)性。3.對(duì)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括備份時(shí)間、備份數(shù)據(jù)量、恢復(fù)時(shí)間、恢復(fù)結(jié)果等信息，歸檔保存。（六）保密協(xié)議1.公司與服務(wù)提供商簽訂保密協(xié)議，明確雙方在檔案管理外包服務(wù)過(guò)程中的保密責(zé)任和義務(wù)，包括保密信息范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.保密協(xié)議應(yīng)具有法律效力，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行協(xié)議約定，對(duì)違反保密協(xié)議的行為依法追究責(zé)任。3.服務(wù)提供商應(yīng)對(duì)其工作人員履行保密協(xié)議情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保工作人員遵守保密規(guī)定。（七）應(yīng)急處置1.制定檔案管理外包服務(wù)安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，包括突發(fā)事件的報(bào)告、應(yīng)急響應(yīng)、處置措施、后期恢復(fù)等環(huán)節(jié)。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和評(píng)估，提高應(yīng)急處置能力和水平。如發(fā)生安全保密事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度減少損失和影響，并及時(shí)向公司報(bào)告。3.對(duì)安全保密事件進(jìn)行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善安全保密管理制度和措施，防止類(lèi)似事件再次發(fā)生。七、檔案管理外包服務(wù)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算編制1.根據(jù)檔案管理外包服務(wù)內(nèi)容、工作量、服務(wù)期限等因素，結(jié)合市場(chǎng)行情和公司實(shí)際情況，編制檔案管理外包服務(wù)費(fèi)用預(yù)算。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括服務(wù)費(fèi)用、設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用、人員培訓(xùn)費(fèi)用、差旅費(fèi)、管理費(fèi)等各項(xiàng)支出，確保預(yù)算全面、準(zhǔn)確。3.費(fèi)用預(yù)算編制完成后，報(bào)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，作為費(fèi)用控制和支付的依據(jù)。（二）費(fèi)用支付管理1.按照合同約定的費(fèi)用支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)、準(zhǔn)確地向服務(wù)提供商支付服務(wù)費(fèi)用。2.建立費(fèi)用支付審批制度，明確審批流程和審批權(quán)限，確保費(fèi)用支付合規(guī)、合理。費(fèi)用支付前，由相關(guān)部門(mén)對(duì)服務(wù)提供商的工作成果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為費(fèi)用支付的必要憑證。3.對(duì)費(fèi)用支付情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立費(fèi)用支付臺(tái)賬，定期與服務(wù)提供商核對(duì)賬目，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。（三）費(fèi)用核算與審計(jì)1.定期對(duì)檔案管理外包服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行核算，檢查費(fèi)用支出是否符合預(yù)算和合同約定，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)