PAGE單位實物檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強單位實物檔案的管理，確保實物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于實物檔案的保管、利用和查閱，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位各部門及所屬機構(gòu)在各項工作活動中形成的具有保存價值的實物檔案的歸檔管理。（三）定義實物檔案是指單位在各項工作活動中形成的，具有保存價值的，以物質(zhì)形態(tài)存在的各種載體的材料，包括但不限于獎杯、獎牌、證書、印章、題詞、手稿、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。（四）管理原則實物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、編號規(guī)范、保管安全、利用便捷的原則。二、實物檔案的形成與收集（一）實物檔案的形成渠道1.單位在各類業(yè)務(wù)活動中獲得的榮譽性實物，如上級部門頒發(fā)的獎杯、獎牌、榮譽證書等。2.單位對外交往中收受的具有紀念意義的禮品，如紀念品、字畫等。3.單位重要活動中形成的實物資料，如活動現(xiàn)場照片、錄像、題詞、手稿等。4.單位重要設(shè)備、儀器的相關(guān)實物資料，如設(shè)備說明書、保修卡、操作手冊等。5.在歷史沿革中留存的重要實物，如單位早期的印章、牌匾、營業(yè)執(zhí)照等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責實物檔案的收集工作，確保實物檔案的及時、完整收集。2.對于在業(yè)務(wù)活動中獲得的榮譽性實物，承辦部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將實物及相關(guān)證書、文件等資料移交檔案管理部門。3.對外交往中收受的禮品，收受部門應(yīng)在收受后[X]個工作日內(nèi)，將禮品及相關(guān)說明材料移交檔案管理部門。禮品應(yīng)保持原始狀態(tài)，如有損壞或遺失，應(yīng)及時說明原因。4.重要活動形成的實物資料，活動組織部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將實物資料及相關(guān)文字說明移交檔案管理部門。照片、錄像等資料應(yīng)確保圖像清晰、內(nèi)容完整，文字說明應(yīng)準確反映活動過程和主要內(nèi)容。5.重要設(shè)備、儀器形成的實物資料，設(shè)備管理部門應(yīng)在設(shè)備驗收合格后[X]個工作日內(nèi)，將實物資料移交檔案管理部門。實物資料應(yīng)包括設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、購置價格、使用部門等信息。6.歷史沿革中留存的重要實物，相關(guān)部門應(yīng)在發(fā)現(xiàn)或整理后[X]個工作日內(nèi)，將實物及相關(guān)背景資料移交檔案管理部門。背景資料應(yīng)包括實物的來源、歷史背景、重要意義等內(nèi)容。（三）收集流程1.實物檔案收集人員應(yīng)填寫《實物檔案收集登記表》，詳細記錄實物的名稱、來源、形成時間、數(shù)量、規(guī)格、現(xiàn)狀等信息。2.收集人員應(yīng)對收集的實物進行初步檢查，確保實物的完整性和真實性。如發(fā)現(xiàn)實物存在損壞、缺失或與相關(guān)資料不符等情況，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通核實，并在《實物檔案收集登記表》中注明。3.收集人員將填寫完整的《實物檔案收集登記表》及收集的實物一并移交檔案管理部門。檔案管理部門接收人員應(yīng)認真核對《實物檔案收集登記表》內(nèi)容與實物的一致性，確認無誤后在《實物檔案收集登記表》上簽字，并辦理交接手續(xù)。三、實物檔案的整理（一）分類標準實物檔案按照其性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，具體分類如下：1.榮譽類：包括上級部門頒發(fā)的獎杯、獎牌、榮譽證書等。2.禮品類：包括單位對外交往中收受的具有紀念意義的禮品。3.活動類：包括單位重要活動中形成的照片、錄像、題詞、手稿等。4.設(shè)備類：包括單位重要設(shè)備、儀器的相關(guān)實物資料。5.歷史沿革類：包括單位早期的印章、牌匾、營業(yè)執(zhí)照等歷史實物。（二）編號規(guī)則實物檔案采用分類編號的方式進行標識，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則如下：1.一級編號：采用大寫英文字母表示實物檔案的類別，如“R”表示榮譽類，“G”表示禮品類，“H”表示活動類，“S”表示設(shè)備類，“L”表示歷史沿革類。2.二級編號：采用阿拉伯數(shù)字表示該類別下實物檔案的順序號，從“001”開始依次編號。3.編號示例：如“R001”表示榮譽類實物檔案中的第1件。（三）編目要求1.實物檔案應(yīng)編制詳細的目錄，目錄內(nèi)容包括編號、名稱、來源、形成時間、數(shù)量、規(guī)格、現(xiàn)狀、保管期限等信息。2.編目應(yīng)按照分類編號順序進行，確保目錄的系統(tǒng)性和準確性。3.目錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)目錄應(yīng)裝訂成冊，電子目錄應(yīng)存儲在檔案管理系統(tǒng)中，便于查詢和管理。（四）整理流程1.檔案管理人員按照分類標準對收集的實物檔案進行分類。2.對每一類實物檔案按照編號規(guī)則進行編號，并在實物上粘貼或懸掛編號標識。3.根據(jù)編目要求，編制實物檔案目錄，填寫《實物檔案目錄登記表》。4.將整理好的實物檔案按照類別和編號順序存放，確保實物檔案的整齊有序。四、實物檔案的保管（一）保管場所實物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.對于獎杯、獎牌、榮譽證書等質(zhì)地堅硬、不易損壞的實物，應(yīng)采用專柜存放的方式，將同類實物集中存放在一個專柜內(nèi)，并在專柜上標明類別和編號。2.對于字畫、題詞、手稿等紙質(zhì)或易損實物，應(yīng)采用裝裱、密封等方式進行保護，存放在專門的檔案盒或檔案袋內(nèi)，并在盒（袋）上標明編號和名稱。3.對于照片、錄像帶、光盤等電子類實物，應(yīng)采用光盤刻錄、磁帶轉(zhuǎn)錄等方式進行備份，并分別存放在不同的存儲介質(zhì)中，同時建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.對于印章、牌匾等大型實物，應(yīng)選擇合適的存放地點，確保實物的安全和完整。存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防盜等條件，并設(shè)置明顯的標識。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對實物檔案進行檢查，檢查周期為每[X]年一次。檢查內(nèi)容包括實物檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)實物檔案存在損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或查找，并記錄檢查結(jié)果。3.根據(jù)檢查結(jié)果，對實物檔案的保管狀況進行評估，如有必要，應(yīng)調(diào)整保管方式或更換保管場所。（四）安全防護1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，確保庫房的安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守庫房管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。進入庫房時，應(yīng)進行登記，并采取必要的防護措施。3.對于重要實物檔案，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，確保實物檔案的安全性。五、實物檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱實物檔案的，應(yīng)填寫《實物檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外單位因工作需要查閱實物檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《實物檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后，方可查閱。查閱內(nèi)容涉及單位機密的，應(yīng)按照單位保密制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱實物檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的實物檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換實物檔案，不得在實物檔案上做任何標記。2.如需復(fù)印、拍照、錄像實物檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印、拍照、錄像的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得用于任何商業(yè)目的或其他非法用途。3.外單位查閱實物檔案后，如需帶走復(fù)制件的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。復(fù)制件應(yīng)加蓋單位檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立實物檔案利用登記制度，對每一次實物檔案的利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱部門、查閱人員、查閱內(nèi)容及利用方式等信息。2.利用登記記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)記錄應(yīng)裝訂成冊，電子記錄應(yīng)存儲在檔案管理系統(tǒng)中，便于查詢和統(tǒng)計。（四）歸還與注銷1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將實物檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的實物檔案進行檢查，確保實物檔案的完整和無損。2.對于外單位帶走的復(fù)制件及相關(guān)資料，查閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)進行核對，確認無誤后辦理注銷登記手續(xù)。六、實物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.實物檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，按照實物檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求等因素進行綜合評估。2.具有重要歷史意義、較高保存價值或?qū)挝话l(fā)展具有重要參考作用的實物檔案，應(yīng)予以長期保存。3.保存價值一般、歷史意義不大且現(xiàn)實利用需求較少的實物檔案，可根據(jù)實際情況確定保管期限，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可予以銷毀。（二）鑒定組織實物檔案的鑒定工作由檔案管理部門牽頭組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家參與。鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定標準，對實物檔案進行逐一審查，并形成鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的實物檔案，由檔案管理部門填寫《實物檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號、銷毀原因等信息，并附上鑒定意見。2.《實物檔案銷毀申請表》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀