PAGE檔案安全監(jiān)管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等過程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和控制各類安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，建立健全安全管理制度和操作規(guī)程，加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.綜合治理原則：檔案安全管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)和部門，需要各部門密切配合，形成合力，共同做好檔案安全工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司/組織管理層職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)檔案安全管理工作，將檔案安全納入公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和年度工作計(jì)劃，保障檔案安全管理所需的人力、物力和財(cái)力。2.審批檔案安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案等重要文件，監(jiān)督檢查檔案安全管理工作的執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決檔案安全管理工作中的重大問題，對(duì)因工作不力導(dǎo)致檔案安全事故的部門和個(gè)人進(jìn)行責(zé)任追究。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案安全管理制度、操作規(guī)程和應(yīng)急預(yù)案。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等日常管理工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，對(duì)存在安全隱患的檔案進(jìn)行妥善處理。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門、同級(jí)檔案行政管理部門以及其他相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)告檔案安全事故和突發(fā)事件。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案安全管理制度的要求，做好本部門檔案的保管和利用工作，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。3.配合檔案管理部門開展檔案安全檢查、清查和整改工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。4.加強(qiáng)對(duì)本部門員工的檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識(shí)，防止因員工疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。（四）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。2.在檔案形成過程中，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。3.按照檔案利用規(guī)定，正確使用檔案，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時(shí)報(bào)告，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等。2.檔案庫房應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。4.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案存放有序，便于管理和利用。（二）檔案裝具選擇與使用1.檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，具有防火、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保存期限進(jìn)行合理配置，確保檔案存放安全。3.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)更換或維修。（三）檔案整理與保管1.檔案整理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案整理規(guī)則進(jìn)行，確保檔案的分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。2.檔案保管應(yīng)按照檔案的重要程度、保存期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。（四）檔案運(yùn)輸與交接1.檔案運(yùn)輸應(yīng)采用安全可靠的方式，確保檔案在運(yùn)輸過程中的安全。2.檔案交接應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。四、檔案信息安全管理（一）信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改、丟失等安全事故。2.信息系統(tǒng)應(yīng)配備防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，定期進(jìn)行更新和維護(hù)。3.對(duì)信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。4.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行，備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行異地存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）用戶認(rèn)證與授權(quán)1.采用多種用戶認(rèn)證方式，如用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識(shí)別等，確保用戶身份的真實(shí)性。2.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限需求，對(duì)用戶進(jìn)行合理的授權(quán)管理，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保用戶權(quán)限的合理性和有效性。（四）信息安全審計(jì)1.建立信息安全審計(jì)制度，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作行為進(jìn)行審計(jì)和記錄。2.審計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括用戶登錄、數(shù)據(jù)訪問、數(shù)據(jù)修改、系統(tǒng)配置變更等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常行為。3.定期對(duì)審計(jì)記錄進(jìn)行分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)安全問題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。五、檔案利用安全管理（一）利用制度1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序和要求。2.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害公司/組織的利益和他人的合法權(quán)益。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用流程1.用戶申請(qǐng)利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.檔案管理部門對(duì)用戶的申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。3.用戶在利用檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。4.用戶如需復(fù)制、摘抄檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明復(fù)制、摘抄的用途和范圍。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程的監(jiān)督，確保用戶按照規(guī)定利用檔案。2.對(duì)利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、信息泄露等，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)檔案安全事故的類型和特點(diǎn)，制定針對(duì)性的應(yīng)急處置措施，確保在事故發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處置。3.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和修訂，確保應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速組織人員進(jìn)行搶險(xiǎn)救援和應(yīng)急處置。2.對(duì)檔案實(shí)體安全事故，應(yīng)采取措施保護(hù)檔案現(xiàn)場(chǎng)，搶救受損檔案，防止事故擴(kuò)大。3.對(duì)檔案信息安全事故，應(yīng)立即停止相關(guān)信息系統(tǒng)的運(yùn)行，采取措施恢復(fù)數(shù)據(jù)，防止信息泄露和擴(kuò)散。4.及時(shí)向上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（三）后期處置1.檔案安全事故處置結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。2.對(duì)因事故造成的檔案損失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.對(duì)事故責(zé)任人員，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。七、檔案安全監(jiān)督檢查（一）檢查制度1.建立檔案安全監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檢查內(nèi)容應(yīng)包括檔案實(shí)體安全、信息安全、利用安全、應(yīng)急管理等方面，確保檔案安全管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查方式1.采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行全面檢查。2.定期檢查每年至少進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.對(duì)整改不力的部門和個(gè)人，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.定期對(duì)檔案安全檢查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題，及時(shí)完善檔案安全管理制度和措施。八、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間和人員等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)檔案安全管理的需要和員工的實(shí)際情況進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程。3.檔案安全