PAGE物業(yè)檔案管理制度方案一、總則（一）目的為加強物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，提高物業(yè)管理服務水平，特制定本制度方案。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等的各類檔案資料管理。（六）檔案管理職責1.綜合檔案管理制度綜合檔案管理部門負責制定和完善物業(yè)檔案管理制度，對物業(yè)檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、指導監(jiān)督和協(xié)調(diào)服務。其主要職責包括：負責物業(yè)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和日常管理。制定和修訂物業(yè)檔案管理的各項規(guī)章制度、工作流程和標準規(guī)范。對物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進行指導和監(jiān)督。負責物業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，為物業(yè)管理決策和服務提供支持。組織開展物業(yè)檔案管理業(yè)務培訓和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。定期對物業(yè)檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷改進工作。2.各部門檔案管理職責物業(yè)服務中心：負責收集、整理、歸檔本部門在物業(yè)管理服務過程中形成的各類文件資料，包括客戶資料、維修記錄、保潔記錄、綠化養(yǎng)護記錄等，并及時移交綜合檔案管理部門。同時，負責對所管理物業(yè)項目的檔案管理工作進行具體實施和日常維護，確保檔案資料的完整和安全。工程管理部門：負責收集、整理、歸檔本部門在物業(yè)工程建設、維修改造、設備管理等方面形成的各類文件資料，包括工程圖紙、施工記錄、驗收報告、設備臺賬等，并及時移交綜合檔案管理部門。同時，負責對物業(yè)工程檔案的專業(yè)性審查和技術(shù)指導。安全管理部門：負責收集、整理、歸檔本部門在物業(yè)安全保衛(wèi)、消防管理等方面形成的各類文件資料，包括安全檢查記錄、巡邏記錄、應急預案等，并及時移交綜合檔案管理部門。同時，負責對物業(yè)安全檔案的保密性和安全性進行監(jiān)督管理。財務管理部門：負責收集、整理、歸檔本部門在物業(yè)財務管理過程中形成的各類文件資料，包括財務報表、賬目憑證、合同協(xié)議等，并及時移交綜合檔案管理部門。同時，負責對物業(yè)財務檔案的合規(guī)性審查和財務信息安全管理。二、物業(yè)檔案的分類與編號（一）分類原則物業(yè)檔案分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性和可擴展性原則，根據(jù)物業(yè)檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行分類，確保分類清晰、合理、便于管理和利用。（二）分類方法1.綜合管理類行政管理文件：包括公司下達的各類文件、通知、報告、會議紀要等。人力資源管理文件：包括員工檔案、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件等。財務管理文件：包括財務報表、賬目憑證、預算計劃、審計報告等。質(zhì)量管理文件：包括質(zhì)量管理體系文件、內(nèi)部審核記錄、管理評審報告等。合同管理文件：包括物業(yè)服務合同、租賃合同、采購合同、工程合同等。2.物業(yè)項目管理類物業(yè)接管驗收文件：包括物業(yè)接管驗收報告、接管清單、房屋及附屬設施設備交接記錄等?？蛻糍Y料：包括業(yè)主/租戶檔案、客戶投訴記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等。房屋管理文件：包括房屋臺賬、房屋維修記錄、房屋裝修管理資料等。設施設備管理文件：包括設施設備臺賬、設備維護保養(yǎng)記錄、設備運行記錄、設備維修改造資料等。環(huán)境衛(wèi)生管理文件：包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、清潔消毒記錄、垃圾清運記錄等。綠化管理文件：包括綠化養(yǎng)護計劃、綠化養(yǎng)護記錄、綠化景觀改造資料等。安全管理文件：包括安全管理制度、安全檢查記錄、巡邏記錄、消防管理資料、應急預案等。3.工程建設類工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。工程設計文件：包括初步設計圖紙、施工圖設計圖紙、設計變更通知等。工程施工文件：包括施工組織設計、施工方案、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄等。工程監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。工程竣工驗收文件：包括工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表、工程質(zhì)量保修書等。4.其他類榮譽獎項文件：包括公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關資料。信息化管理文件：包括物業(yè)信息系統(tǒng)建設方案、系統(tǒng)操作手冊、數(shù)據(jù)備份與恢復記錄等。特殊事件文件：包括物業(yè)項目發(fā)生的重大事件、突發(fā)事件的相關資料，如事故報告、處理記錄等。（三）編號規(guī)則物業(yè)檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和實用性原則，采用分類編號法，按照檔案分類體系進行編號，確保編號簡潔明了、便于記憶和查詢。編號格式如下：[分類代碼][年度代碼][流水號]其中：1.分類代碼：采用大寫字母表示，對應上述分類方法中的各類別，如“ZH”表示綜合管理類，“WY”表示物業(yè)項目管理類，“GC”表示工程建設類，“QT”表示其他類。2.年度代碼：采用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.流水號：采用五位數(shù)字表示同一類別、同一年度檔案的順序號，從“00001”開始依次編號。例如：“WY202300123”表示物業(yè)項目管理類中2023年形成的第123份檔案。三、物業(yè)檔案的收集與整理（一）收集范圍物業(yè)檔案收集范圍涵蓋物業(yè)項目從籌備、建設、接管到運營管理全過程中形成的各類文件資料，包括但不限于以下方面：1.公司內(nèi)部形成的與物業(yè)項目相關的文件、通知、報告、計劃、總結(jié)等。2.物業(yè)項目接管驗收過程中形成的各類文件資料，如接管驗收報告、交接清單、房屋及附屬設施設備資料等。3.物業(yè)服務過程中形成的各類文件資料，包括客戶資料、房屋管理記錄、設施設備維護保養(yǎng)記錄、環(huán)境衛(wèi)生管理記錄、綠化管理記錄、安全管理記錄等。4.工程建設過程中形成的各類文件資料，如工程前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。5.與物業(yè)項目相關的合同協(xié)議、招投標文件、財務資料、審計報告等。6.物業(yè)項目獲得的各類榮譽獎項文件、特殊事件文件等。7.其他與物業(yè)項目管理相關的文件資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍和要求，及時、準確地收集本部門在工作過程中形成的各類文件資料。2.檔案收集應遵循全面、完整、及時的原則，確保檔案資料的真實性、準確性和完整性。對于重要文件資料，應進行原件收集；對于無法收集原件的，應收集復印件，并注明原件存放處。3.檔案收集過程中，應注意對文件資料的分類整理，對于同一事項的相關文件資料應進行集中收集，確保資料的關聯(lián)性和系統(tǒng)性。4.對于外部單位或個人提供的與物業(yè)項目相關的文件資料，應進行簽收登記，并妥善保管。（三）整理原則物業(yè)檔案整理應遵循真實性、系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性和便于利用的原則，按照檔案分類體系和編號規(guī)則進行整理，確保檔案資料的分類科學、編號唯一、排列有序、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照上述分類方法對收集到的檔案資料進行分類，將同一類別的檔案資料集中在一起。2.編號：根據(jù)編號規(guī)則對每一份檔案資料進行編號，并在檔案資料首頁右上角加蓋編號章。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和管理。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的檔案資料進行修整、裱糊或折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一，并按照檔案裝訂要求進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號、名稱、年度等信息。檔案盒應按照分類順序排列，存放在檔案柜中。四、物業(yè)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案資料移交綜合檔案管理部門進行歸檔。歸檔時間為每年的[具體時間]，特殊情況除外。2.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案編號、名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并雙方簽字確認。3.綜合檔案管理部門在接收檔案資料時，應按照檔案整理要求進行審核，對不符合要求的檔案資料，應退回原部門重新整理。（二）保管期限物業(yè)檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立、合并、分立、改制、上市等重大事件的相關文件資料；公司年度財務決算報告；公司與政府部門簽訂的重要合同協(xié)議；物業(yè)項目的土地使用證、房產(chǎn)證等重要產(chǎn)權(quán)文件等。2.長期保管：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為[具體年限]年。如公司年度工作計劃、總結(jié)；物業(yè)項目的接管驗收報告、物業(yè)服務合同；工程建設項目的竣工驗收報告等。3.短期保管：凡是反映公司局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司有參考價值，但過了一定期限后無需繼續(xù)保存的檔案，列為短期保管。保管期限為[具體年限]年。如物業(yè)項目的日常維修記錄、保潔記錄、綠化養(yǎng)護記錄等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案保管：電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案管理制度，對電子檔案的存儲、傳輸、使用、銷毀等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，確保電子檔案的安全和有效利用。3.聲像檔案保管：聲像檔案應按照其載體形式進行分類保管，如照片檔案應沖洗成照片并進行編號、編目后存放在相冊或檔案盒中；錄音、錄像檔案應轉(zhuǎn)錄成光盤或磁帶，并進行編號、編目后存放在檔案盒中。聲像檔案的保管環(huán)境應符合其載體要求，防止損壞和變質(zhì)。（四）保管期限的鑒定與調(diào)整1.綜合檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員和檔案鑒定小組共同組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，確定檔案是否仍有保存價值。對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于已無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，報公司領導審批后進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀過程中應進行監(jiān)銷，并在檔案銷毀清單上簽字確認。檔案銷毀清單應永久保存。五、物業(yè)檔案的利用與借閱（一）利用原則物業(yè)檔案利用應遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價值，為物業(yè)管理決策和服務提供支持。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合檔案管理部門查閱檔案資料。查閱時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應根據(jù)查閱登記表提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱：對于確需借出檔案資料的，檔案利用者應填寫檔案借閱申請表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，特殊情況除外。借閱人應妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案資料。歸還檔案時，檔案管理人員應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱人的責任。3.復制：對于檔案利用者需要復制的檔案資料，檔案管理人員應根據(jù)檔案利用者的需求，按照規(guī)定的程序進行復制。復制件應加蓋檔案復制專用章，并注明復制日期、復制人姓名等信息。檔案利用者應按照規(guī)定的用途使用復制件，不得將復制件用于其他非法目的。（三）利用審批1.物業(yè)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案資料，屬一般性利用的，由所在部門負責人審批；屬重要或涉及機密檔案資料利用的，由所在部門負責人和綜合檔案管理部門負責人共同審批。審批通過后，檔案利用者方可到綜合檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案資料，應提前向綜合檔案管理部門提交查閱、借閱申請，并提供相關證明材料。查閱、借閱申請經(jīng)公司領導審批同意后，檔案利用者方可到綜合檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱申請應注明查閱、借閱目的、查閱、借閱內(nèi)容、查閱、借閱期限等信息。3.涉及重要或機密檔案資料的利用，應報公司主管領導審批，并嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行管理。（四）利用登記與統(tǒng)計綜合檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、利用部門、利用內(nèi)容、利用方式、審批情況等信息。同時，應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、物業(yè)檔案的保密與安全（一）保密制度1.建立健全物業(yè)檔案保密制度，明確檔案管理人員和檔案利用者的保密職責，加強對檔案保密工作的管理和監(jiān)督。2.對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等機密檔案資料，應嚴格限制查閱、借閱范圍，并采取加密存儲、專人保管等保密措施。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有泄密跡象，應及時采取措施，并報告公司領導。4.檔案利用者應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如需對外提供檔案資料，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并與接收方簽訂保密協(xié)議。（二）安全管理制度1.加強物業(yè)檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，確保檔案資料的安全。2.檔案庫房應配備必要的安全設施設備，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，定期進行檢查和維