PAGE會(huì)計(jì)檔案定期保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.定期保管：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，在規(guī)定期限內(nèi)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，在月度報(bào)告基礎(chǔ)上，對(duì)季度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行更全面反映的報(bào)告。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，對(duì)上半年公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)報(bào)告。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異的調(diào)節(jié)表格。2.銀行對(duì)賬單，銀行提供的反映公司銀行賬戶資金收支情況的對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表，公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)。7.其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告等與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的資料。三、會(huì)計(jì)檔案定期保管期限（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證永久保管。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.輔助性賬簿保管期限為30年。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告在月度報(bào)告基礎(chǔ)上，對(duì)季度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行更全面反映。半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告對(duì)上半年公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行總結(jié)。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年。2.納稅申報(bào)表保管期限為10年。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。5.其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，根據(jù)其重要性和相關(guān)性確定保管期限，一般不少于10年。四、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號(hào)順序，連同所附原始憑證折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會(huì)計(jì)年度新建有關(guān)會(huì)計(jì)賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定依次編定頁(yè)碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，加蓋公章。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類整理，按順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明資料名稱、年度、月份、起訖日期等內(nèi)容。（二）歸檔程序1.會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)將當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本公司檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。3.移交本公司檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）或者指定專人保管會(huì)計(jì)檔案，保管庫(kù)（室）應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防磁等條件。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按保管期限順序排列，便于查找和利用。2.對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持卷面整潔，不得隨意涂改、挖補(bǔ)、損壞。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和可用性。防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改、丟失或損壞。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保會(huì)計(jì)檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（三）借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，并在檔案保管人員陪同下查閱。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得擅自復(fù)制、借出會(huì)計(jì)檔案。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員有效身份證件，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案保管人員陪同下查閱。查閱人員應(yīng)遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得將會(huì)計(jì)檔案帶離公司指定場(chǎng)所，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.根據(jù)查閱或復(fù)制申請(qǐng)，檔案保管人員應(yīng)如實(shí)提供會(huì)計(jì)檔案資料，并做好查閱或復(fù)制記錄，記錄查閱或復(fù)制的時(shí)間、內(nèi)容、查閱人或復(fù)制人等信息。查閱或復(fù)制結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案是否完整、無(wú)損。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照以下程序銷毀：由本公司檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案保管部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。2.公司負(fù)責(zé)人對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)核后在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3.公司應(yīng)組織檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。4.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的日常監(jiān)督，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)督促整改，對(duì)違反本制度規(guī)定的行為應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司負(fù)責(zé)人，并提出處理意見。（二）外部檢查1.接受財(cái)政部門、審計(jì)