PAGE安國(guó)市檔案局檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安國(guó)市檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安國(guó)市檔案局各科室在檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作中的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則全面收集、整理本局工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）綜合職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高全局人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案收集與整理職責(zé)1.制定檔案收集范圍和歸檔要求，指導(dǎo)各科室做好檔案的收集、整理工作。2.負(fù)責(zé)接收、征集本局各科室形成的檔案及有關(guān)資料，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目等工作。3.建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。（三）檔案保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)存放，編制檔案存放位置索引，便于快速查找。（四）檔案鑒定與統(tǒng)計(jì)職責(zé)1.制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)。2.負(fù)責(zé)檔案的銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Υ_無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。3.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（五）檔案利用職責(zé)1.建立健全檔案利用制度，為本局各科室及社會(huì)有關(guān)方面提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，及時(shí)反饋利用效果。3.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，根據(jù)工作需要編寫(xiě)檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.本局在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件、材料、記錄、報(bào)表、圖表、照片、錄音、錄像等資料。2.本局召開(kāi)的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的文件、材料、照片、音像等檔案。3.本局領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件、批示、講話(huà)等材料。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等檔案。5.本局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、榮譽(yù)證書(shū)等材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本科室形成的檔案材料，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署完備。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其內(nèi)容的完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。（三）收集程序1.各科室在工作過(guò)程中形成的檔案材料，由承辦人員負(fù)責(zé)收集整理，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核后，定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，對(duì)不符合要求的檔案材料，及時(shí)退回原科室補(bǔ)充完善。3.對(duì)重要檔案或特殊載體檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)提前介入，指導(dǎo)相關(guān)科室做好收集工作。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值進(jìn)行整理。（二）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目、裝盒。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)科研項(xiàng)目檔案、基建項(xiàng)目檔案等分別整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案整理按照電子文件的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)做好元數(shù)據(jù)的收集和整理工作。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類(lèi)科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管（一）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。3.庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)堅(jiān)固防盜，安裝防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存放1.按照檔案類(lèi)別、保管期限、年度等進(jìn)行科學(xué)存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。3.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)采取專(zhuān)門(mén)的保管措施，確保其安全。（三）安全防護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。2.配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。3.做好檔案的防盜、防蟲(chóng)、防潮、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，主要考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已滿(mǎn)保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作小組對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，召開(kāi)鑒定會(huì)議，對(duì)檔案的存毀進(jìn)行集體討論，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出情況。2.檔案的整理、保管、鑒定、利用情況。3.檔案庫(kù)房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定格式和時(shí)間要求報(bào)送上級(jí)檔案管理部門(mén)。八、檔案利用（一）利用范圍1.本局各科室因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用程序1.本局各科室查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記記錄。3.外單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)本局檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，須有本局工作人員陪同。4.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，了解利用效果，及時(shí)收集利用者的意見(jiàn)和建議。2.對(duì)檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理和改進(jìn)，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)將本局各類(lèi)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，建立涵蓋文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案等的綜合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案數(shù)字化加工對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的多渠道查詢(xún)和利用。（