PAGE巡察機構檔案管理制度一、總則（一）目的為加強巡察機構檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在巡察工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合巡察機構實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本巡察機構在巡察工作中形成的各類檔案，包括巡察準備、巡察了解、巡察報告、巡察反饋、巡察移交、巡察整改等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則巡察機構檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案應如實反映巡察工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值，為巡察工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責巡察機構檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應配備必要的辦公設備和檔案保管設施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集與整理負責巡察工作各環(huán)節(jié)檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案保管與維護妥善保管檔案，定期對檔案進行檢查、清點，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。3.檔案編目與檢索對檔案進行科學分類、編號、編目，建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.檔案利用服務根據(jù)工作需要，及時為巡察人員及其他相關部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理工作。5.檔案統(tǒng)計與分析定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定程序對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.巡察準備階段包括巡察工作方案、巡察組人員組成及分工、被巡察單位基本情況資料、相關文件法規(guī)等。2.巡察了解階段巡察談話記錄、調(diào)查問卷、查閱資料記錄、實地考察記錄、信訪舉報材料及相關線索等。3.巡察報告階段巡察工作報告、專題報告、問題清單、整改建議等。4.巡察反饋階段巡察反饋意見、反饋會議記錄等。5.巡察移交階段問題線索移交清單、相關證據(jù)材料等。6.巡察整改階段被巡察單位整改方案、整改報告、整改臺賬、整改落實情況報告等。（二）收集要求1.及時收集各巡察環(huán)節(jié)的工作人員應在工作完成后及時將相關檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時性。2.完整準確移交的檔案資料應齊全完整，內(nèi)容真實準確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.規(guī)范整理檔案管理部門對收集到的檔案資料應按照規(guī)定的分類標準和整理方法進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類按照巡察工作流程和檔案內(nèi)容性質，將檔案分為巡察準備類、巡察了解類、巡察報告類、巡察反饋類、巡察移交類、巡察整改類等六大類。每大類下再根據(jù)具體情況進行細分，如巡察了解類可分為談話記錄、查閱資料記錄、實地考察記錄等小類。2.編號為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息，便于檔案的識別和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案基本信息。4.裝訂對紙張較多、較厚的檔案資料進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。裝訂時應注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞文件。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及巡察工作重大決策、重要問題線索、具有長遠歷史價值和查考利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和查考利用價值，確定保管期限為30年或10年。（二）保管方式1.紙質檔案保管設立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等保管設備，對紙質檔案進行分類存放。檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復性。同時，應采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術手段，保障電子檔案信息安全。（三）檔案清查與盤點1.定期清查檔案管理部門應每年對檔案進行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、質量和保管情況，確保檔案的賬實相符。2.不定期盤點根據(jù)實際需要，不定期對檔案進行局部盤點，重點檢查檔案的存放位置、保管狀況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.清查盤點記錄對檔案清查與盤點情況進行詳細記錄，包括清查時間、范圍、結果、問題及處理情況等，形成清查盤點報告，并存檔備查。五、檔案的利用（一）利用范圍1.巡察機構內(nèi)部巡察人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于了解巡察工作歷史、參考以往巡察案例、核實相關問題線索等。2.其他相關部門紀檢監(jiān)察機關、組織部門、審計部門等因工作需要，經(jīng)批準可查閱、借閱與巡察工作相關的檔案資料，用于案件調(diào)查、干部選拔任用、審計監(jiān)督等工作。（二）利用手續(xù)1.查閱申請查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。2.借閱申請借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人及分管領導批準后方可借閱。3.登記備案檔案管理部門對查閱、借閱申請進行審核批準后，應進行登記備案，記錄查閱、借閱人員姓名、部門、時間、檔案名稱及數(shù)量等信息。4.查閱限制涉及國家秘密、工作秘密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行查閱，限制查閱范圍和人員，并做好查閱記錄。未經(jīng)批準，任何人不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用監(jiān)督1.現(xiàn)場監(jiān)督檔案查閱、借閱應在檔案管理部門指定的場所進行，檔案管理人員應現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.歸還檢查借閱檔案到期后，借閱人員應及時歸還檔案。檔案管理部門應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、查考利用價值等因素，綜合考慮檔案是否仍具有保存意義，確定是否需要銷毀。具體鑒定標準如下：1.永久保管檔案對涉及巡察工作重大決策、重要問題線索、具有長遠歷史價值和查考利用價值的檔案，應繼續(xù)永久保管。2.定期保管檔案保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。對于保管期限已滿但仍具有一定查考利用價值的檔案，可適當延長保管期限。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限，定期對到期檔案進行清理，初步篩選出可能需要銷毀的檔案清單。2.詳細審查檔案鑒定工作小組對初步篩選出的檔案進行詳細審查，逐份查閱檔案內(nèi)容，綜合評估檔案的價值，確定是否需要銷毀。3.形成鑒定意見檔案鑒定工作小組根據(jù)審查情況，形成檔案鑒定意見，明確需要銷毀的檔案清單及理由。4.審批備案檔案鑒定意見經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后，將鑒定意見及銷毀檔案清單進行備案。（四）銷毀程序1.制定銷毀方案根據(jù)審批通過的銷毀檔案清單，制定詳細的銷毀方案，明確銷毀方式、時間、地點、人員等安排。2.實施銷毀按照銷毀方案，采用焚燒、粉碎等方式對檔案進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應全程錄像或拍照，留存記錄。3.監(jiān)銷確認檔案管理部門應安排專人負責監(jiān)銷，銷毀完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認，確保銷毀工作徹底、無誤。4.銷毀記錄存檔將銷毀方案