PAGE檔案哪些制度需要上墻檔案管理制度上墻規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。本制度明確了需要上墻公示的檔案管理制度相關(guān)內(nèi)容，以規(guī)范公司檔案管理工作流程，提高檔案管理工作的透明度和規(guī)范性，保障公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。公司各類檔案，包括但不限于行政文件、人事檔案、財務檔案、業(yè)務合同、技術(shù)資料、項目文檔等的管理均遵循本制度。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準確，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。對涉及公司機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立公司檔案管理領(lǐng)導小組，由公司總經(jīng)理擔任組長，各部門負責人為成員。領(lǐng)導小組負責審議檔案管理工作的重大事項，指導和監(jiān)督檔案管理工作的開展，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。（二）綜合管理部門職責綜合管理部門作為公司檔案管理的歸口部門，具體負責以下工作：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等基礎工作，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的有序管理。3.負責檔案庫房的建設、管理和維護，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全存放。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。5.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.負責檔案管理信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的應用，提高檔案管理工作的效率和水平。7.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務能力。8.定期對公司檔案管理工作進行總結(jié)和評估，向檔案管理領(lǐng)導小組匯報工作情況，提出改進措施和建議。（三）各部門兼職檔案員職責各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。兼職檔案員應接受公司綜合管理部門的業(yè)務指導和培訓，嚴格按照檔案管理規(guī)定開展工作，確保本部門檔案的完整、準確和安全。具體職責如下：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行分類整理，并定期移交公司綜合管理部門。2.負責建立本部門檔案臺賬，記錄檔案的收集、整理、保管和利用情況，確保檔案管理工作的規(guī)范化。3.負責本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的安全存放，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.協(xié)助公司綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.積極參加公司組織的檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務水平。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證等相關(guān)文件。2.公司行政文件，包括上級文件、公司發(fā)文、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、報告、通知、通報等。3.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考勤記錄、培訓記錄、考核評價、獎懲記錄、離職手續(xù)等相關(guān)材料。4.財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料、財務預算、決算等相關(guān)文件。5.業(yè)務合同檔案，包括各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單、意向書等相關(guān)文件。6.技術(shù)資料檔案，包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、圖紙、專利證書、商標注冊文件等相關(guān)材料。7.項目文檔檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等相關(guān)文件。8.其他檔案，如公司榮譽證書、資質(zhì)證書、固定資產(chǎn)檔案、訴訟檔案等相關(guān)材料。（二）檔案收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并進行初步整理。3.對重要文件材料，應及時進行備份或復制，防止原件丟失或損壞。4.檔案收集過程中，應注意文件材料的真實性、完整性和準確性，不得擅自篡改、偽造或銷毀文件材料。（三）檔案整理標準1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應按照分類方案進行分類，一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。3.檔案整理應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。4.檔案整理應編制目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者（作者）、文號、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄準確、清晰。5.檔案整理應進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時應去除文件材料上的金屬物，破損的文件材料應進行修復或復制。四、檔案保管（一）檔案庫房建設與管理1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火設備、溫濕度控制設備、防蟲防鼠設備、照明設備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.檔案庫房應建立嚴格的管理制度，限制無關(guān)人員進入，確保檔案庫房的安全。（二）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司年度財務報告、重要業(yè)務合同、重大項目檔案、公司榮譽證書、資質(zhì)證書等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為15年至50年。主要包括公司行政文件、人事檔案、財務檔案、業(yè)務合同、技術(shù)資料、項目文檔等。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。主要包括一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（三）檔案定期盤點1.公司綜合管理部門應定期對檔案進行盤點，確保檔案的賬實相符。盤點工作每年至少進行一次。2.檔案盤點應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、時間安排和人員分工等。3.檔案盤點過程中，應認真核對檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、責任者（作者）、文號、頁數(shù)等信息，確保檔案的準確無誤。4.對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行記錄和處理，如檔案丟失、損壞、信息錯誤等，應查明原因，采取相應的補救措施。5.檔案盤點結(jié)束后，應編制盤點報告，總結(jié)盤點工作情況，提出改進措施和建議，向檔案管理領(lǐng)導小組匯報。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司綜合管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值，對已失去保存價值的檔案進行清理和銷毀。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，相關(guān)部門兼職檔案員和檔案管理人員為成員。鑒定小組應按照檔案鑒定標準，對檔案進行全面審查和評估。3.檔案鑒定應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。4.對涉及公司機密、知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等重要檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行鑒定和管理，確保檔案信息的安全。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀處理。銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、責任者（作者）、文號、頁數(shù)、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組組長審核簽字。2.檔案銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交公司財務部門備案。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.對銷毀的檔案，應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、方式和監(jiān)督人等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人簽字確認。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交公司綜合管理部門審核。2.綜合管理部門審核通過后，為查閱人員提供檔案查閱服務。查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.涉及公司機密、知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，方可查閱。查閱人員應與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，承諾對查閱的檔案信息予以保密。4.公司外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)公司綜合管理部門審核后，報公司分管領(lǐng)導批準。查閱人員應在公司綜合管理部門指定的人員陪同下進行查閱，不得擅自摘抄、復制或拍照檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)與期限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交公司綜合管理部門審核。2.綜合管理部門審核通過后，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員應在檔案借閱登記表上簽字確認，領(lǐng)取檔案，并按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向公司綜合管理部門申請，經(jīng)批準后方可延長。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失或銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時向公司綜合管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。5.公司外部單位或個人因工作需要借閱公司檔案的，應按照檔案查閱的審批程序辦理借閱手續(xù)。借閱人員應與公司簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、借閱范圍、保密責任等事項，并按照協(xié)議約定歸還檔案。（三）歸還與注銷1.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還檔案時，應確保檔案的完整、整潔，無損壞、涂改等情況。2.檔案管理人員應認真核對歸還的檔案，確認無誤后，在檔案借閱登記表上注明歸還日期，并辦理借閱注銷手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)借閱人員未按時歸還檔案或檔案有損壞、丟失等情況，檔案管理人員應及時向借閱人員催還檔案，并追究其責任。七、檔案信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設1.公司應建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學化。檔案管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、分類、編號、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。2.檔案管理系統(tǒng)應與公司其他業(yè)務系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公。通過檔案管理系統(tǒng)，各部門可以及時上傳和更新本部門的檔案信息，方便公司領(lǐng)導和相關(guān)人員查閱和利用檔案。3.檔案管理系統(tǒng)應具備安全可靠的性能，采用數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（二）電子檔案管理1.公司應加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、準確和安全。電子檔案應按照檔案管理要求進行分類、編號、編目等整理工作，并存儲在檔案管理系統(tǒng)中。2.電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.對電子檔案的修改、刪除等操作，應進行嚴格的審批和記錄，確保電子檔案信息的可追溯性。4.電子檔案的利用應通過檔案管理系統(tǒng)進行，查閱和借閱電子檔案應按照檔案查閱與借閱的規(guī)定辦理手續(xù)。（三）檔案數(shù)字化工作1.公司應根據(jù)檔案管理工作的需要，逐步推進檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應按照相關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案數(shù)字化工作應包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。掃描后的檔案圖像應清晰、完整，圖像處理應符合