PAGE檔案局17項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，更好地服務(wù)于公司/組織的各項(xiàng)工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員以及公司/組織內(nèi)涉及檔案管理與利用的各部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.科學(xué)分類原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。5.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。4.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行整理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通解決。（三）收集程序1.各部門在工作過程中形成的檔案材料，由部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，定期移交檔案局。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)單位及外部單位發(fā)送至公司/組織的文件、資料等，由辦公室統(tǒng)一簽收后，及時(shí)轉(zhuǎn)交給檔案局。3.檔案局對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行審核登記，對(duì)不符合要求的檔案材料，退回原部門補(bǔ)充完善。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和技術(shù)要求。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按其形成年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)分類法：結(jié)合公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照檔案反映的問題進(jìn)行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，保持文件的整齊牢固。2.分類：按照確定的分類方法，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類。3.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。4.編目：填寫檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。四、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值大小。3.重點(diǎn)鑒定反映公司/組織主要職能活動(dòng)、重大事件、重要決策等方面的檔案。（三）鑒定程序1.檔案局定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)初步鑒定意見進(jìn)行審核，召開鑒定會(huì)議，集體討論確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀方式和日期。五、檔案保管制度（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、檔案盒等，并保持清潔整齊。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案安全。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。（三）出入庫管理1.檔案出入庫應(yīng)進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、出入庫時(shí)間、經(jīng)手人等信息。2.檔案借閱人員出入庫房時(shí)，應(yīng)接受庫房管理人員的檢查，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆、易污染等物品進(jìn)入庫房。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。六、檔案借閱制度（一）借閱范圍1.因工作需要，公司/組織內(nèi)部人員可以借閱檔案。2.外單位因特殊情況需要查閱檔案的，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案局審批。3.檔案局根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》。4.借閱人員憑《檔案借閱證》到庫房借閱檔案，不得擅自更改借閱內(nèi)容和延長借閱時(shí)間。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案局同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤后，方可帶走。3.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，庫房管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和整潔性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究責(zé)任。七、檔案利用制度（一）利用方式1.提供檔案原件供查閱利用。2.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)印件或摘錄。（二）利用流程1.利用者填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，說明利用目的、內(nèi)容和要求。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案局。3.檔案局根據(jù)利用者的申請(qǐng)，查找相關(guān)檔案，確定利用方式和范圍。4.如需提供檔案原件，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱；如需提供復(fù)印件或摘錄，檔案局應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行辦理，并加蓋檔案利用專用章。5.利用者利用檔案后，應(yīng)填寫《檔案利用效果反饋表》，對(duì)檔案利用的效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.檔案局定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括利用者的數(shù)量、利用檔案的種類和數(shù)量、利用目的等。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.對(duì)檔案利用效果較好的案例進(jìn)行總結(jié)推廣，提高檔案的利用價(jià)值。八、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要信息的檔案。2.國家機(jī)密文件、資料以及按規(guī)定需要保密的其他檔案。（二）保密措施1.對(duì)保密檔案實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制接觸范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案利用過程中，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱人數(shù)、設(shè)置查閱地點(diǎn)等。4.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳播保密檔案的內(nèi)容。5.對(duì)電子保密檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，防止信息泄露。（三）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.規(guī)劃應(yīng)與公司/組織的信息化建設(shè)總體目標(biāo)相適應(yīng)，充分考慮檔案管理的實(shí)際需求。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索和管理。3.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、防病毒等技術(shù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保信息安全。3.制定檔案信息化應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件。十、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）檔案局負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案局的工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.協(xié)調(diào)與公司/組織內(nèi)外部各部門的關(guān)系，做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行保管，定期檢查檔案的狀況，做好庫房的溫濕度調(diào)節(jié)和安全防護(hù)工作。3.辦理檔案的借閱、利用手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)，并做好記錄。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)和管理。5.參與檔案的鑒定工作，提出初步鑒定意見。（三）兼職檔案員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和保管工作。2.定期將本部門的檔案材料移交檔案局，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案局做好檔案的查閱利用工作，提供相關(guān)檔案信息。十一、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量。2.檔案的整理、鑒定、銷毀情況。3.檔案的借閱、利用情況。4.檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，為檔案管理決策提供依據(jù)。十二、檔案移交制度（一）移交范圍1.公司/組織撤銷、合并、分立時(shí)，檔案應(yīng)進(jìn)行移交。2.檔案保管期限已滿，需要向有關(guān)部門或單位移交的檔案。3.其他需要移交的檔案。（二）移交程序1.由檔案局提出檔案移交方案，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.按照移交方案，對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行整理、編目、造冊(cè)。3.與接收單位辦理檔案移交手續(xù)，簽訂檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。4.接收單位對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交單位溝通解決。十三、檔案檢索制度（一）檢索工具1.編制檔案目錄、索引、指南等檢索工具，方便檔案的查找利用。2.建立電子檢索系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的檢索。（二）檢索方法1.根據(jù)檔案的分類、編號(hào)等信息，利用檢索工具進(jìn)行手工檢索。2.在電子檢索系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞、檔號(hào)等信息，進(jìn)行快速檢索。（三）檢索要求1.檢索工具應(yīng)定期更新和維護(hù)，確保其準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檢索方法，提高檢索效率，滿足利用者的需求。十四、檔案編研制度（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)公司/組織的工作需要和檔案資源，開展檔案編研工作。2.編研內(nèi)容包括檔案匯編、專題資料、大事記、組織沿革等。（二）編研程序1.確定編研選題，制定編研計(jì)劃。2.收集、篩選相關(guān)檔案資料，進(jìn)行整理和加工。3.編寫編研材料，經(jīng)審核后進(jìn)行編輯出版。（三）編研要求1.編研材料應(yīng)觀點(diǎn)正確、內(nèi)容真實(shí)、資料可靠。2.編研成果應(yīng)具有一定的參考價(jià)值和利用價(jià)值，能夠?yàn)楣?組織的決策和發(fā)展提供支持。十五、檔案庫房管理制度（一）庫房環(huán)境管理1.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.控制庫房的溫濕度，根據(jù)季節(jié)變化及時(shí)調(diào)整。3.做好庫房的通風(fēng)換氣工作，保持空氣清新。（二）檔案裝具管理1.定期檢查檔案架、檔案柜等裝具的狀況，如有損壞及時(shí)維修或更換。2.檔案裝具應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找檔案。（三）庫房安全管理1.嚴(yán)格遵守庫房安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火。2.定期檢查消防設(shè)備的性能，確保其完好有效。3.加強(qiáng)庫房的防盜措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止檔案被盜。十六、檔案設(shè)備管理制度（一）設(shè)備配備1.根據(jù)檔案管理工作的需要，配備必要的檔案設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備