PAGE龍湖服務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)龍湖服務(wù)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于龍湖服務(wù)公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門及員工在工作中形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進(jìn)行安全保管，確保檔案不受損壞、丟失和泄露。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案利用服務(wù)：為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案資料。6.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，定期分析檔案管理工作的成效和存在的問題，為公司決策提供依據(jù)。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用；加強(qiáng)對電子檔案的管理，確保電子檔案的安全和有效利用。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等會議文件，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，行政公文、通知、通報等文件，以及公司證照、印章管理等方面的文件。2.人力資源類：涵蓋員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利、勞動合同、離職等方面的文件，員工檔案、人事檔案等資料。3.財務(wù)審計類：包含財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、會計憑證、賬簿等財務(wù)文件，審計報告、審計工作底稿等審計文件。4.市場營銷類：涉及市場調(diào)研、市場策劃、廣告宣傳、銷售合同、客戶資料等方面的文件。5.運(yùn)營管理類：包括項目規(guī)劃、項目進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、安全管理、設(shè)備管理、物資管理等方面的文件。6.客戶服務(wù)類：主要有客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料、服務(wù)合同等文件。7.工程建設(shè)類：涵蓋工程立項、設(shè)計、施工、驗收等環(huán)節(jié)的文件，工程圖紙、技術(shù)資料、竣工報告等資料。8.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)處理文件、合同審查文件、合規(guī)檢查報告等。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號：暫定為“LH”，代表龍湖服務(wù)公司。2.分類號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如“XZ”代表行政管理類（具體分類號可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)化）。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示該檔案形成于2023年。4.保管期限：分為“永久”“長期”“短期”，分別用阿拉伯?dāng)?shù)字“0”“1”“2”表示。5.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。例如，一份行政管理類檔案，形成于2023年，保管期限為長期，其編號為：LHXZ202310001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)：公司各部門負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理中心。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集范圍：包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式的文件材料。具體收集范圍按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)確定。3.收集時間：各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢并移交至檔案管理中心。對于重要緊急的檔案，應(yīng)及時收集并移交。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理中心按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.裝訂編目：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。同時，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄，包括檔案題名、編號、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。3.數(shù)字化處理：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行規(guī)范的命名和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等區(qū)域。2.庫房設(shè)施：配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案安全保管。3.庫房環(huán)境管理：定期檢查庫房的溫濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境指標(biāo)，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲：采用檔案密集架存放紙質(zhì)檔案，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案存儲：建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列存儲電子檔案數(shù)據(jù)，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和檢索。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、股東會決議、董事會決議、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.長期保管：對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為15年50年。如公司年度工作計劃、工作總結(jié)、員工晉升記錄、重要項目資料等。3.短期保管：對公司在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為5年15年。如一般性的通知、通報、會議記錄等。（四）檔案安全管理1.防火安全：檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。2.防潮安全：做好庫房的防潮工作，定期檢查檔案的受潮情況，對于受潮的檔案應(yīng)及時進(jìn)行干燥處理。3.防蟲安全：采取防蟲措施，如放置防蟲藥品、定期檢查檔案等，防止檔案被蟲蛀。4.防盜安全：加強(qiáng)檔案庫房的防盜措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。5.保密安全：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行專人專管，限制查閱范圍，防止信息泄露。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定依據(jù)：根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，結(jié)合公司實際情況和國家有關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.鑒定方法：鑒定小組通過查閱檔案、聽取相關(guān)部門意見等方式，對檔案進(jìn)行全面審查，綜合判斷檔案的價值和保管期限。（二）檔案銷毀1.銷毀程序：對已過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀記錄：檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。通過嚴(yán)格的檔案鑒定與銷毀程序，確保公司檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，避免檔案資源的浪費(fèi)。七、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用過程合法合規(guī)。2.服務(wù)工作原則：檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞公司各項工作開展，為公司決策、業(yè)務(wù)辦理、內(nèi)部管理等提供有力支持。3.嚴(yán)格審批原則：檔案查閱、借閱等利用行為應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理中心查閱。檔案管理中心應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。到期應(yīng)及時歸還檔案管理中心。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理中心按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理中心印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用監(jiān)督檔案管理中心應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計檔案利用數(shù)據(jù)，分析檔案利用趨勢，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用過程中存在的問題。對于違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，包括檔案題名、編號、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按檔案題名、編號、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱模塊：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記查詢等功能，對檔案借閱過程進(jìn)行全程管理。4.檔案統(tǒng)計分析模塊：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理模塊：負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶管理、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等系統(tǒng)維護(hù)工作。（三）電子檔案管理1.電子文件歸檔：各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類，定期移交至檔案管理中心進(jìn)行歸檔。電子文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全。2.電子檔案存儲：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置