PAGE物業(yè)檔案動態(tài)管理制度一、總則（一）目的物業(yè)檔案動態(tài)管理制度旨在規(guī)范物業(yè)檔案的管理流程，確保檔案信息的完整性、準確性和安全性，為物業(yè)管理工作提供有力的支持和保障，提高物業(yè)管理服務水平，維護業(yè)主和物業(yè)企業(yè)的合法權益。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)企業(yè)所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等，涵蓋物業(yè)項目從接管驗收、日常運營到終止服務全過程中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映物業(yè)項目的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集物業(yè)項目各方面的檔案資料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)、文字等記錄清晰明確，避免模糊或歧義。4.動態(tài)性原則：隨著物業(yè)項目的發(fā)展和管理工作的推進，檔案內容應及時更新和補充，保持檔案與實際情況的一致性。5.保密性原則：對于涉及業(yè)主隱私、商業(yè)機密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責物業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責包括：1.制定和完善物業(yè)檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.對檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責1.項目經(jīng)理負責組織本物業(yè)項目檔案管理工作，確保檔案管理工作與物業(yè)管理工作同步進行。審核檔案管理部門提交的檔案管理制度和工作計劃，并監(jiān)督實施。協(xié)調各部門之間的檔案管理工作，保障檔案資料的及時收集和有效利用。2.各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務范圍內檔案資料的收集、整理和移交工作。按照檔案管理部門的要求，及時將工作中形成的各類文件、資料進行分類整理，定期移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理使用。對本部門保管的檔案資料的完整性、準確性負責，如有缺失或損壞，應及時查明原因并進行處理。三、檔案的分類與編號（一）分類標準物業(yè)檔案按照其來源、內容和形式等因素進行分類，主要分為以下幾類：1.綜合管理類：包括物業(yè)企業(yè)的規(guī)章制度、管理方案、工作計劃、工作總結、會議紀要、合同協(xié)議、資質證書、人員檔案等。2.物業(yè)接管驗收類：物業(yè)項目接管驗收過程中形成的各類文件，如接管驗收報告、房屋驗收記錄、設備設施清單、圖紙資料等。3.房屋及設施設備管理類：關于房屋本體、共用設施設備的管理檔案，包括房屋維修記錄、設備設施運行記錄、維護保養(yǎng)計劃及記錄、安全檢查記錄、更新改造資料等。4.環(huán)境衛(wèi)生管理類：物業(yè)區(qū)域內環(huán)境衛(wèi)生管理相關檔案，如清潔工作計劃、衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運記錄、消殺記錄等。5.綠化管理類：綠化養(yǎng)護工作形成的檔案，包括綠化規(guī)劃圖、養(yǎng)護記錄、植物病蟲害防治記錄等。6.安全管理類：安全保衛(wèi)工作檔案，如安全管理制度、巡邏記錄（包括巡邏路線、時間、情況記錄等）、監(jiān)控視頻資料、門禁系統(tǒng)記錄、消防設施設備檔案、安全事故處理記錄等。7.客戶服務類：與業(yè)主及使用人相關的檔案，如業(yè)主檔案（包括業(yè)主基本信息、房屋信息、繳費記錄、投訴建議等）、裝修管理檔案（裝修申請、審批記錄、裝修巡查記錄等）、社區(qū)文化活動記錄等。8.財務管理類：物業(yè)項目的財務收支檔案，包括財務報表、賬目明細、收費記錄、成本核算資料等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式，具體規(guī)則如下：1.類別代碼：根據(jù)上述分類標準，為每類檔案設定一個兩位數(shù)字代碼，如“01”代表綜合管理類，“02”代表物業(yè)接管驗收類等。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制一個流水號，從“001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的綜合管理類檔案中的第5份文件，其編號為“012023005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集應涵蓋物業(yè)項目從籌備到運營全過程中的各類文件、資料，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、錄像等多種形式。3.對于外來文件，如政府部門的通知、函件等，應及時登記并歸檔。4.在物業(yè)項目接管驗收過程中，相關部門應按照規(guī)定及時收集驗收過程中產生的各類資料，并移交檔案管理部門。（二）整理流程1.分類：檔案管理人員按照分類標準對收集到的檔案資料進行分類，確定其所屬類別。2.裝訂：對于紙質檔案，應去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和管理。4.數(shù)字化處理：對重要檔案資料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的電子化管理，方便遠程查詢和利用。掃描后的電子文件應與紙質檔案一一對應，確保信息的一致性。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案：設立專門的檔案庫房，按照檔案類別和年份進行分區(qū)存放。檔案架應排列整齊，標識清晰，便于查找。同時，要保持庫房的干燥、通風，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、索引和檢索，方便快速查詢和利用。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價值，確定檔案的保管期限，主要分為以下三類：1.永久保管：涉及物業(yè)項目產權、重大決策、重要合同協(xié)議、歷史沿革等具有長期保存價值的檔案。例如，物業(yè)項目的土地使用證、房屋產權證書、長期租賃合同等。2.定期保管：一般分為10年、30年等不同期限。如物業(yè)項目的年度財務報表保管期限為10年，房屋及設施設備的維修記錄、保養(yǎng)計劃等保管期限為30年。3.短期保管：保管期限為15年的檔案。如臨時性的通知、一般性的工作記錄等。（三）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如滅火器、監(jiān)控攝像頭、除濕機、防蟲藥品、鼠夾等，確保檔案存儲環(huán)境的安全。3.對電子檔案要采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。同時，定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本物業(yè)企業(yè)內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)申請表提供的信息，及時查找并提供相應檔案，同時對查閱情況進行登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及編號等內容。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行操作。4.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱本物業(yè)企業(yè)檔案的，應持有單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱及編號、借閱期限等信息，經(jīng)本物業(yè)企業(yè)項目經(jīng)理審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請并說明原因，經(jīng)批準后方可延期。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人員當面清點檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)，要求借閱人員簽字確認。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或用于其他非借閱目的。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應充分征求各業(yè)務部門的意見，確保鑒定結果的客觀、準確。對于涉及重要事項或存在爭議的檔案，應暫緩銷毀，進一步研究后再做決定。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊》應一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報物業(yè)企業(yè)負責人審批。2.物業(yè)企業(yè)負責人審批同意后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》