PAGE中華律協(xié)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中華全國(guó)律師協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中華律協(xié)”）檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中華律協(xié)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中華律協(xié)機(jī)關(guān)各部門(mén)及直屬單位在工作中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則中華律協(xié)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中、統(tǒng)一、規(guī)范。2.真實(shí)性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的歷史原貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則應(yīng)全面收集、整理協(xié)會(huì)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、協(xié)會(huì)工作秘密及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止失泄密事件發(fā)生。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)中華律協(xié)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。4.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作，對(duì)已到保管期限的檔案提出鑒定意見(jiàn)。6.協(xié)助各部門(mén)做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括各類(lèi)指示、通知、決定、批復(fù)等。2.中華律協(xié)形成的文件材料，如章程、決議、決定、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.協(xié)會(huì)組織的各類(lèi)會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.協(xié)會(huì)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料及相關(guān)資料，如業(yè)務(wù)研討記錄、培訓(xùn)教材、案例選編、調(diào)研成果等。5.協(xié)會(huì)工作人員的人事檔案材料，包括履歷、考核表、獎(jiǎng)懲材料、任免文件等。6.協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.協(xié)會(huì)固定資產(chǎn)檔案，如設(shè)備購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、資產(chǎn)登記卡片等。8.協(xié)會(huì)對(duì)外交往中形成的文件材料，如合作協(xié)議、信函、會(huì)談紀(jì)要等。9.協(xié)會(huì)編印的刊物、書(shū)籍、資料等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度類(lèi)別順序號(hào)的方式編制。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，保證檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品和雜物。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括中華律協(xié)章程、重要決議、決定、法規(guī)性文件、財(cái)務(wù)決算等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性文件、業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（四）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，采取補(bǔ)救措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.中華律協(xié)工作人員因工作需要查閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦理案件、履行職責(zé)需要查閱與協(xié)會(huì)相關(guān)的檔案。3.律師、學(xué)者等因研究、學(xué)習(xí)需要查閱協(xié)會(huì)檔案。4.其他經(jīng)中華律協(xié)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部人員查閱檔案，應(yīng)提前向中華律協(xié)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱登記。3.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、檔案編號(hào)等。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)。（四）歸還與注銷(xiāo)1.利用者查閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。2.對(duì)已查閱的檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行注銷(xiāo)，注明利用結(jié)束時(shí)間和利用情況。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀；對(duì)仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿(mǎn)的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊(cè)，列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案鑒定清冊(cè)進(jìn)行審核，逐份審查檔案，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)報(bào)經(jīng)中華律協(xié)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除。（五）銷(xiāo)毀記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等，銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｆ?、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立中華律協(xié)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為協(xié)會(huì)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF格式。2.數(shù)據(jù)錄入對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.掛接與存儲(chǔ)將錄入的數(shù)據(jù)與掃描圖像進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)到檔案管理信息系統(tǒng)中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。2.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理效率。3.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，對(duì)不同用戶(hù)的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立