PAGE福彩中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)福彩中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在福彩事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福彩中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：福彩中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映福彩中心各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集福彩中心在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本制度規(guī)定的程序和方法進(jìn)行，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置福彩中心設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定福彩中心檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)福彩中心各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.開展檔案信息的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，為福彩中心各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。7.監(jiān)督檢查各部門檔案管理工作的執(zhí)行情況，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類福彩中心檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括福彩中心的行政公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋彩票銷售管理、市場營銷策劃、技術(shù)系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件資料。3.項(xiàng)目建設(shè)類檔案：主要是福彩中心各類項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收全過程中產(chǎn)生的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、招投標(biāo)文件、施工記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。4.宣傳推廣類檔案：包括福彩中心的宣傳資料、廣告策劃、媒體報(bào)道、公益活動(dòng)記錄等。5.其他類檔案：如審計(jì)檔案、法律事務(wù)檔案、外事檔案等特殊類型的檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類號(hào)加流水號(hào)的方式，具體如下：1.行政管理類檔案：編號(hào)為XZ[流水號(hào)]，其中XZ表示行政管理類檔案。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：編號(hào)為YW[流水號(hào)]，YW表示業(yè)務(wù)管理類檔案。3.項(xiàng)目建設(shè)類檔案：編號(hào)為XM[流水號(hào)]，XM表示項(xiàng)目建設(shè)類檔案，并根據(jù)項(xiàng)目階段進(jìn)一步細(xì)分編號(hào)，如立項(xiàng)階段為XMLX[流水號(hào)]，實(shí)施階段為XMSS[流水號(hào)]，竣工驗(yàn)收階段為XMJS[流水號(hào)]。4.宣傳推廣類檔案：編號(hào)為XC[流水號(hào)]，XC表示宣傳推廣類檔案。5.其他類檔案：根據(jù)檔案類型分別賦予特定編號(hào)，如審計(jì)檔案編號(hào)為SJ[流水號(hào)]，法律事務(wù)檔案編號(hào)為FL[流水號(hào)]，外事檔案編號(hào)為WS[流水號(hào)]。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.行政管理類檔案：包括上級(jí)文件、內(nèi)部發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事任免文件、勞動(dòng)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：彩票銷售數(shù)據(jù)、市場調(diào)研報(bào)告、營銷活動(dòng)方案、技術(shù)文檔、系統(tǒng)維護(hù)記錄、數(shù)據(jù)備份等。3.項(xiàng)目建設(shè)類檔案：項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。每一個(gè)項(xiàng)目從策劃開始就應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，確保項(xiàng)目檔案的完整性。4.宣傳推廣類檔案：宣傳海報(bào)、宣傳冊、廣告合同、媒體報(bào)道剪報(bào)、公益活動(dòng)照片、視頻等。5.其他類檔案：按照各類檔案的具體要求進(jìn)行收集。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等相關(guān)信息，并進(jìn)行妥善保管。（三）整理方法檔案管理部門收到各部門收集的檔案后，按照以下方法進(jìn)行整理：1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。3.編目：對每份檔案進(jìn)行編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照分類順序排列，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所福彩中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)施設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、符合檔案保管要求的檔案架，用于存放紙質(zhì)檔案。2.溫濕度控制設(shè)備：安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使檔案庫房的溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.防火設(shè)備：配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等防火設(shè)備，確保檔案庫房的消防安全。4.防蟲設(shè)備：放置防蟲藥品或采取其他防蟲措施，防止檔案被蟲蛀。5.防盜設(shè)備：安裝防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)等防盜設(shè)備，保障檔案庫房的安全。6.存儲(chǔ)設(shè)備：配備足夠的電子存儲(chǔ)設(shè)備，用于存儲(chǔ)電子檔案，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：反映福彩中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對福彩事業(yè)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的政策文件、重大項(xiàng)目檔案、人事檔案等。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對福彩中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對福彩中心工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。5.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合福彩中心的工作實(shí)際和發(fā)展需求，對檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的鑒定結(jié)論。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)福彩中心領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍福彩中心內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本中心的檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可直接到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制的檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案的，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱或借閱。4.利用檔案過程中形成的摘抄、復(fù)制件等材料應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或用于其他目的。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。（二）移交工作1.福彩中心因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有