PAGE財(cái)政單位檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)財(cái)政單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在財(cái)政工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本財(cái)政單位各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映財(cái)政工作的全過程和各項(xiàng)活動，保證檔案信息的真實(shí)性。3.完整性原則。全面收集、整理和保存財(cái)政工作中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、征集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。5.開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.組織開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，開發(fā)利用檔案信息資源，為財(cái)政工作提供服務(wù)。7.負(fù)責(zé)向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。8.指導(dǎo)、監(jiān)督各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的檔案工作，對兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職責(zé)各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的檔案的收集、整理和初步保管，并指定一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，及時將本部門的檔案移交檔案管理部門。兼職檔案人員的職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各種文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的檔案進(jìn)行初步分類、裝訂，并定期移交檔案管理部門。3.在日常工作中，注意保護(hù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類公文，包括請示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知、通報(bào)、會議紀(jì)要等。3.本單位召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。4.本單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算等。5.本單位的業(yè)務(wù)工作文件，如財(cái)政資金分配方案、項(xiàng)目申報(bào)材料、審計(jì)報(bào)告等。6.本單位的人事檔案，包括干部任免文件、工資變動表、考核材料等。7.本單位的基建檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。8.本單位的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等。9.本單位的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，反映本單位重要活動、工作場景等。10.其他與本單位工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制檔號。2.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊，編制項(xiàng)目檔案號。3.會計(jì)檔案按照會計(jì)年度、類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案號。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個人檔案卷冊，編制人事檔案號。5.聲像檔案按照形成時間、內(nèi)容進(jìn)行分類整理，編制目錄，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案保管期限表執(zhí)行。（四）檔案清點(diǎn)與核對定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等與檔案賬目一致。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，采取措施進(jìn)行處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全檢查，定期檢查防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防有害生物等工作，對檔案進(jìn)行定期消毒和維護(hù)。5.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等進(jìn)行應(yīng)急處置，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案保管期限表，對檔案的價值進(jìn)行鑒定。鑒定檔案價值應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案是否具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、卷號、保管期限、數(shù)量等信息。4.將銷毀清冊報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方式。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由檔案管理部門和監(jiān)銷人員共同簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（三）統(tǒng)計(jì)分析定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。分析結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，提交單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。七、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、全宗介紹等，為單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供查閱和參考。2.整理專題檔案，如財(cái)政改革專題檔案、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案等，深入挖掘檔案信息資源，為財(cái)政工作提供支持。3.開展檔案信息開發(fā)利用，編輯出版檔案資料匯編、研究報(bào)告等，為社會提供服務(wù)。（二）編研要求編研工作應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性原則，確保編研成果的質(zhì)量。編研成果應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，具有一定的參考價值和利用價值。（三）編研程序1.確定編研選題，制定編研計(jì)劃。2.收集、整理相關(guān)檔案資料，進(jìn)行分析研究。3.編寫編研初稿，征求意見，進(jìn)行修改完善。4.審核編研成果，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。5.將編研成果進(jìn)行印刷、裝訂，正式出版發(fā)行或存檔。八、檔案的利用（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要可以查閱、借閱本單位的檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）利用方式1.查閱。工作人員可以到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。2.借閱。因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）時間、查閱（借閱）人員、檔案名稱、卷號、查閱（借閱）目