PAGE人防工程維管檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人防工程維護(hù)管理檔案工作，確保人防工程維護(hù)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，有效記錄和反映人防工程維護(hù)管理情況，為工程的安全運(yùn)行、戰(zhàn)備功能保障以及后續(xù)管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負(fù)責(zé)的各類人防工程維護(hù)管理檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用及銷毀等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映人防工程維護(hù)管理的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。2.完整性原則：涵蓋人防工程維護(hù)管理全過程的各類文件、資料，保證檔案體系的完整性。3.規(guī)范性原則：遵循國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司/組織的檔案管理規(guī)定，規(guī)范檔案管理流程。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人防工程維管檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃人防工程維管檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案管理工作的有序開展。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案查閱和利用效率。4.定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.對各部門提交的檔案進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。（二）工程維護(hù)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門所承擔(dān)的人防工程維護(hù)管理工作中各類文件、資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、積累，確保資料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、查閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理制度的要求，認(rèn)真做好人防工程維管檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)做好檔案歸還和注銷工作。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極參與檔案管理信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，提高檔案管理工作效率。三、檔案收集（一）收集范圍1.人防工程建設(shè)前期文件，包括立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖審查意見等。2.工程施工過程中的各類文件，如施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、消防驗(yàn)收意見書、人防專項(xiàng)驗(yàn)收文件等。4.工程維護(hù)管理文件，如維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修方案、安全檢查記錄、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行記錄、維護(hù)費(fèi)用支出記錄等。5.工程改造、加固、拆除等相關(guān)文件，包括改造加固方案、拆除審批文件、施工過程記錄等。6.與工程相關(guān)的其他文件，如上級主管部門的指示、通知、會議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。4.收集的檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）收集時(shí)間1.工程建設(shè)前期文件應(yīng)在項(xiàng)目啟動后及時(shí)收集，隨項(xiàng)目進(jìn)展同步整理。2.工程施工過程中的文件應(yīng)在每個(gè)環(huán)節(jié)完成后及時(shí)收集，如隱蔽工程驗(yàn)收后、分項(xiàng)分部工程完工后等。3.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)收集齊全并移交。4.工程維護(hù)管理文件應(yīng)按年度、季度、月度及時(shí)收集整理。5.工程改造、加固、拆除等相關(guān)文件應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過程中同步收集。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.工程建設(shè)類：按照工程建設(shè)階段分為立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.維護(hù)管理類：按照維護(hù)管理內(nèi)容分為維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、安全檢查記錄、設(shè)備設(shè)施管理記錄等。3.其他類：包括上級主管部門文件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議等。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案資料進(jìn)行分類，同一類別的資料集中在一起。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對應(yīng)。4.對檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。對于紙張規(guī)格不一致的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理。5.對于電子文件，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)的設(shè)置，并建立相應(yīng)的電子目錄，確保電子文件與紙質(zhì)文件的對應(yīng)關(guān)系清晰。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的檔案資料后，首先進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進(jìn)行分類，確定每份資料的歸屬類別。3.對檔案資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單。4.按照裝訂要求對檔案資料進(jìn)行裝訂，形成檔案實(shí)體。5.將整理好的檔案資料及電子目錄移交檔案庫房進(jìn)行保管，并在檔案管理信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。五、檔案歸檔（一）歸檔原則1.遵循檔案整理的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，確保檔案歸檔的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.按照檔案形成的時(shí)間順序和重要程度進(jìn)行歸檔，便于查找和利用。3.歸檔的檔案應(yīng)經(jīng)過整理、編目等環(huán)節(jié)，確保檔案質(zhì)量符合要求。（二）歸檔方法1.按照檔案類別建立檔案盒，每個(gè)檔案盒應(yīng)標(biāo)明類別名稱、起止日期等信息。2.將整理好的檔案資料按照編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒內(nèi)放置檔案目錄清單。3.在檔案庫房內(nèi)設(shè)置檔案架，按照檔案類別和年度順序排列檔案盒，便于檔案的存放和查找。4.對于電子檔案，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子文件夾的命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系清晰，并建立電子檔案索引。（三）歸檔流程1.檔案管理人員在完成檔案整理后，填寫檔案歸檔清單，注明檔案類別、數(shù)量、起止日期等信息。2.將檔案資料及歸檔清單移交檔案庫房管理人員，檔案庫房管理人員按照歸檔方法進(jìn)行檔案的上架存放。3.在檔案管理信息系統(tǒng)中對歸檔的檔案進(jìn)行登記，記錄檔案的存放位置、歸檔時(shí)間等信息，便于后續(xù)的查閱和管理。六、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房內(nèi)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒和檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完好無損。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采用異地備份存儲的方式，提高數(shù)據(jù)的安全性。（三）保管期限1.人防工程建設(shè)前期文件、竣工驗(yàn)收文件等應(yīng)永久保管。2.工程施工過程中的文件、維護(hù)管理文件等應(yīng)根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般為10年至30年不等。3.其他類文件的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和本公司/組織的檔案管理要求執(zhí)行。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。2.對損壞、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在保管過程中出現(xiàn)丟失、泄密等情況。4.檔案庫房管理人員應(yīng)做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房環(huán)境整潔、設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱與本部門職責(zé)相關(guān)的人防工程維管檔案。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、審計(jì)等需要查閱人防工程維管檔案。3.因工程建設(shè)、維護(hù)管理等需要，經(jīng)批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人查閱相關(guān)檔案。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并簽字蓋章。2.將《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，檔案管理部門開具《檔案查閱介紹信》。3.查閱人持《檔案查閱介紹信》到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀等。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并注銷《檔案查閱介紹信》。（三）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.重要檔案資料的查閱應(yīng)嚴(yán)格控制范圍和審批程序，確保檔案信息安全。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，防止查閱人違規(guī)操作。八、檔案借閱（一）借閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要借閱與本部門職責(zé)相關(guān)的人防工程維管檔案。2.因特殊原因需要借閱檔案的外部單位或個(gè)人，經(jīng)嚴(yán)格審批后可以借閱。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并簽字蓋章。2.將《檔案借閱申請表》提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理部門開具《檔案借閱證》。3.借閱人持《檔案借閱證》到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照借閱要求提供檔案，并與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人借閱檔案后應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還檔案庫房，檔案管理人員核對無誤后，收回《檔案借閱證》，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還情況。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案資料的借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況從嚴(yán)控制，原則上不得超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。2.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期對借閱檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。九、檔案利用（一）利用方式1.為工程建設(shè)、維護(hù)管理、改造加固等工作提供技術(shù)支持和參考依據(jù)，通過查閱檔案資料獲取相關(guān)信息。2.為上級主管部門、相關(guān)政府部門的工作檢查、審計(jì)等提供檔案資料，作為工作依據(jù)。3.根據(jù)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持，如分析工程維護(hù)費(fèi)用支出情況、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行狀況等。4.利用檔案資料開展歷史研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等工作，促進(jìn)人防工程維護(hù)管理水平的提高。（二）利用流程1.根據(jù)利用需求確定查閱檔案的范圍和內(nèi)容，填寫《檔案利用申請表》，說明利用目的、利用方式、利用時(shí)間等信息，并簽字蓋章。2.將《檔案利用申請表》提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，按照檔案查閱或借閱流程辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)利用需求提供檔案資料，并協(xié)助利用人進(jìn)行資料的整理、分析等工作。4.利用人完成檔案利用工作后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并提交利用成果報(bào)告，如工作總結(jié)、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等。（三）利用要求1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的正確使用。2.利用人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行總結(jié)和分析，評估檔案利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。十、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)無法修復(fù)且無利用價(jià)值的檔案。3.按照國家相關(guān)規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息。2.將《檔案銷毀申請表》提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對需要銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。（