PAGE編辦檔案工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強編辦檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機構(gòu)編制管理中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于編辦機關(guān)各科室及所屬事業(yè)單位在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：編辦檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映機構(gòu)編制工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護和保密措施，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責（一）檔案管理機構(gòu)成立編辦檔案管理領(lǐng)導小組，由編辦主任擔任組長，分管副主任擔任副組長，各科室負責人為成員。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案工作，研究解決檔案管理中的重大問題。設(shè)立檔案管理科，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）人員職責1.檔案管理領(lǐng)導小組職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。審定檔案工作計劃和規(guī)章制度。監(jiān)督檢查檔案工作的開展情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的問題。組織檔案工作的考核與表彰。2.檔案管理科職責制定檔案工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。定期對檔案進行鑒定，做好檔案的銷毀工作。指導各科室及所屬事業(yè)單位的檔案工作。3.各科室及所屬事業(yè)單位職責負責本科室及本單位文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交檔案管理科。配合檔案管理科做好檔案的鑒定、銷毀等工作。遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。4.檔案管理人員職責熱愛檔案工作，遵守職業(yè)道德，保守檔案機密。認真履行崗位職責，做好檔案的日常管理工作。參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)水平。對檔案的完整性、準確性和安全性負責。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料形成要求1.各科室及所屬事業(yè)單位在工作中應(yīng)形成真實、準確、完整的文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，字跡工整、清晰，簽署完備。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標準進行制作和存儲，確保其可讀性和完整性。（二）文件材料收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與機構(gòu)編制工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.編辦形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、統(tǒng)計報表等。3.所屬事業(yè)單位上報的文件材料、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。4.機構(gòu)編制管理工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件材料，如機構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷文件，人員編制核定文件等。5.編辦組織開展的各類專項工作形成的文件材料。6.編辦與其他部門聯(lián)合開展工作形成的文件材料。（三）文件材料收集時間1.各科室及所屬事業(yè)單位應(yīng)在文件材料形成后及時收集整理，并在次年上半年將上一年度的文件材料移交檔案管理科。2.對于重大活動、專項工作等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或工作完成后一個月內(nèi)移交檔案管理科。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。2.業(yè)務(wù)檔案：按照機構(gòu)編制業(yè)務(wù)類別進行分類，如機構(gòu)設(shè)置、人員編制、領(lǐng)導職數(shù)等。3.會計檔案：按照會計檔案管理辦法進行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進行分類。（三）整理方法1.文書檔案整理區(qū)分全宗，將編辦形成的文件材料作為一個全宗進行整理。按年度將文件材料分開，在每個年度內(nèi)按保管期限分類。在保管期限內(nèi)按機構(gòu)（問題）進行排列，同一機構(gòu)（問題）的文件材料按時間順序排列。對每份文件材料進行編號、編目、裝訂，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。按照分類方案和排列順序，將裝訂好的案卷裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背項目。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)類別制定分類方案，對業(yè)務(wù)文件材料進行分類。按照業(yè)務(wù)流程和時間順序?qū)ξ募牧线M行排列。對每份文件材料進行編號、編目，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。3.會計檔案整理將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等按照會計檔案管理辦法的規(guī)定進行分類整理。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，填寫封面和封底。會計賬簿應(yīng)按年度整理，填寫賬簿啟用表和目錄。財務(wù)報告應(yīng)按年度裝訂，填寫封面和目錄。4.聲像檔案整理對照片、錄音、錄像等聲像材料進行分類，按照形成時間順序排列。為每份聲像材料編寫標題、日期、拍攝者等信息，填寫聲像檔案目錄。將聲像材料存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，并進行備份。（四）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)編制歸檔文件目錄一式兩份，一份隨檔案裝入檔案盒，一份留存檔案管理科。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求，檔案盒應(yīng)填寫規(guī)范、整齊。3.檔案管理科應(yīng)對歸檔的檔案進行檢查驗收，對不符合要求的檔案應(yīng)及時退回整改。五、檔案的保管（一）保管場所設(shè)施1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于移動和管理。（三）檔案保管要求1.按照檔案分類方案和編號順序，將檔案排列上架，便于查找和利用。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。5.嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。六、檔案的利用（一）利用范圍1.編辦機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱編辦檔案，須經(jīng)編辦分管領(lǐng)導批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱編辦檔案，須持有效證件和相關(guān)法律文書，經(jīng)編辦主要領(lǐng)導批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)科室負責人和檔案管理科負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，按時歸還檔案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、查閱內(nèi)容、借閱期限等。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保守機密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負責人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)科室人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映機構(gòu)編制工作的歷史真實面貌，是否具有保存價值。2.檔案的完整性和準確性。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，確定其保存價值和保管期限。2.綜合分析：結(jié)合機構(gòu)編制工作的發(fā)展變化、檔案的利用情況等因素，對檔案進行綜合分析評估。（五）保管期限劃分1.永久保管：反映機構(gòu)編制工作重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)成果、長期保存的文件材料等。2.定期保管：分為30年和10年，對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料確定相應(yīng)的保管期限。（六）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)編辦分管領(lǐng)導審核，主要領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。4.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標建立編辦檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求，確保圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲備份：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器上，并定期進行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理：實現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.利用服務(wù)：提供檔案在線查閱、下載等服務(wù)，方便利用者使用。4.系統(tǒng)維護：對檔案管理信息系統(tǒng)進行日常維護，確保系統(tǒng)的正常運行。（四）安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對信息系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。2.定期對信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對檔案管理人員進行信息化安全培訓，提高安全意識和操作技能。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.檔案管理科定期對各科室及所屬事業(yè)單位的檔案工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.編辦檔案管理領(lǐng)導小組不定期對檔案工作進行抽查，對檔案工作成績突出的科室和個人進行表彰，對存在問題的科室提出批評，并責令限期整改。（二）檢查內(nèi)容1.文件材料的收集、整理、歸檔情況。2.檔案的保管情況，包括庫房設(shè)施、裝具、溫濕度等。3.檔案的利用