PAGE日常檔案材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司日常檔案材料的管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案材料應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則檔案材料應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的全過程，保證檔案的完整性和連續(xù)性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。二、檔案材料的分類與編號（一）分類公司日常檔案材料分為以下幾類：1.行政管理類包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)處理記錄等。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、采購管理、銷售管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的相關(guān)文件、合同、報表、統(tǒng)計資料等。3.技術(shù)研發(fā)類涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進(jìn)等方面的技術(shù)文件、圖紙、實驗報告、專利資料等。4.項目管理類針對公司各類項目的立項、實施、驗收等過程中形成的項目文檔，如項目申請書、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)等。5.客戶關(guān)系管理類包括客戶信息、客戶溝通記錄、客戶投訴處理記錄、市場調(diào)研資料等。6.其他類不屬于上述分類的其他檔案材料，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等。（二）編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式，具體如下：1.行政管理類：XZ+年份+流水號2.業(yè)務(wù)管理類：YW+年份+流水號3.技術(shù)研發(fā)類：JS+年份+流水號4.項目管理類：XM+年份+流水號5.客戶關(guān)系管理類：KH+年份+流水號6.其他類：QT+年份+流水號例如，行政管理類檔案中2023年的第10份文件編號為XZ2023010。三、檔案材料的收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類，及時收集本部門在日常工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.以公司名義對外發(fā)出的各種文件、函件、通知、報告等。2.公司內(nèi)部的各類會議文件、會議記錄、會議紀(jì)要等。3.工作計劃、總結(jié)、報表、統(tǒng)計資料等。4.人事檔案材料，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)資料。5.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票等。6.技術(shù)文件、圖紙、實驗報告、專利申請文件等。7.項目文檔，如項目立項文件、項目計劃、項目進(jìn)度報告、項目驗收報告等。8.客戶信息、客戶溝通記錄、客戶投訴處理記錄等。9.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確收集。2.檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。如有特殊情況需要對檔案材料進(jìn)行修改或補(bǔ)充，應(yīng)在修改處加蓋修改章，并注明修改日期和修改人。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，確保檔案內(nèi)容的真實性和有效性。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）收集時間1.對于日常工作中形成的檔案材料，應(yīng)在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交至公司綜合管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案材料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)完成收集整理，并及時移交。3.對于年度終了形成的各類檔案材料，應(yīng)在次年[X]月[X]日前完成收集整理，并移交至公司綜合管理部門。四、檔案材料的整理（一）整理原則檔案材料的整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件形成規(guī)律按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等要素，對檔案材料進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。3.保持文件的原貌在整理過程中，應(yīng)盡量保持文件的原始面貌，不得隨意改變文件的內(nèi)容和形式。（二）整理方法1.分類按照本制度規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.編號對每一份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編制。3.裝訂對于紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持文件的整齊、牢固，不得影響文件的閱讀和使用。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨(dú)成冊保存。5.裝盒將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案材料的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案材料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。對于不同保管期限、不同密級的檔案，應(yīng)分別存放。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，確保電子檔案的安全性和完整性。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司成立以來的重要文件、重大項目檔案、公司發(fā)展規(guī)劃等。2.長期保管凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限一般為[X]年。如公司年度工作計劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)合同、人事檔案等。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為[X]年。如一般性的文件、臨時性的報表等。（四）密級劃分檔案的密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。具體劃分如下：1.絕密涉及公司核心商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，一旦泄露會使公司的權(quán)益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案，應(yīng)列為絕密級檔案。2.機(jī)密涉及公司重要商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，一旦泄露會使公司的權(quán)益遭受嚴(yán)重?fù)p害的檔案，應(yīng)列為機(jī)密級檔案。3.秘密涉及公司一般商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，一旦泄露會使公司的權(quán)益遭受一定損害的檔案，應(yīng)列為秘密級檔案。六檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級是否需要調(diào)整。鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，判斷檔案的價值和保管期限。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)形成鑒定報告，記錄鑒定的過程和結(jié)果。鑒定報告應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。（二）銷毀1.對于經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)一式兩份，一份隨檔案一同銷毀，另一份由公司綜合管理部門保存。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.對于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的軟件工具進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。七、檔案材料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱絕密級檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；查閱機(jī)密級檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱秘密級檔案，須經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.審批通過后，查閱人持《檔案查閱申請表》到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案材料，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案材料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記簿》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的