PAGE生產(chǎn)企業(yè)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則應(yīng)全面收集公司在各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀公司各類檔案。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供檔案信息支持。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交公司綜合管理部門集中保管。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)反饋檔案利用效果。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序做好檔案銷毀的登記、監(jiān)銷等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程,股東會決議,董事會決議,總經(jīng)理辦公會紀(jì)要,公司各項(xiàng)規(guī)章制度,行政公文,會議記錄,工作計(jì)劃與總結(jié),人事檔案,勞動工資檔案,教育培訓(xùn)檔案,資質(zhì)證書檔案等。2.生產(chǎn)管理類：涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)設(shè)備、安全生產(chǎn)等方面的文件材料。3.質(zhì)量管理類：涉及質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證文件、質(zhì)量事故處理等檔案。4.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、科研項(xiàng)目計(jì)劃、科研項(xiàng)目總結(jié)、技術(shù)研發(fā)成果、專利申請文件、技術(shù)合同等資料。5.市場營銷類：包含市場調(diào)研分析報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶檔案、廣告宣傳資料等檔案。6.財(cái)務(wù)管理類：有財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。7.物資采購類：涉及物資采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商檔案、物資驗(yàn)收記錄、物資庫存管理等檔案。8.設(shè)備管理類：包括設(shè)備購置計(jì)劃、設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄、設(shè)備報(bào)廢處理等文件。9.基本建設(shè)類：涵蓋基本建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告等檔案。10.其他類：不屬于上述各類的其他檔案，如特殊時(shí)期文件、臨時(shí)交辦任務(wù)形成的文件等。（二）檔案編號檔案編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體編號規(guī)則如下：1.大類代碼：用兩位大寫字母表示檔案類別，如“XG”表示行政管理類，“SC”表示生產(chǎn)管理類等。2.流水號：按照檔案形成時(shí)間順序，從“0001”開始依次編號。例如，行政管理類的第一份檔案編號為“XG0001”，生產(chǎn)管理類的第100份檔案編號為“SC0100”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等不同載體的資料。（二）收集要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，日期準(zhǔn)確。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。3.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等要素。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)與檔案編號規(guī)則一致。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于查找和管理。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。五、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全無損。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。（三）檔案的借閱與歸還1.借閱申請因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交公司綜合管理部門審核。2.借閱審批綜合管理部門對《檔案借閱申請表》進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級和借閱用途，確定是否批準(zhǔn)借閱。對于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱登記經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，由檔案管理人員進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還檔案借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)印件應(yīng)加蓋公司檔案管理專用章。（五）檔案的保密1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自對外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自查閱、傳播檔案信息。3.在檔案利用過程中，如需向無關(guān)人員提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、公司設(shè)立及變更文件、重要會議記錄、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。2.長期保管的檔案凡是在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。如一般性會議記錄、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、生產(chǎn)經(jīng)營統(tǒng)計(jì)報(bào)表、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄等。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。如臨時(shí)性文件、一般性業(yè)務(wù)文件等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。如紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行粉碎處理，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除。3.銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和重要電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、文字準(zhǔn)確，與原件內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、