PAGE會計(jì)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，確保會計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。二、會計(jì)檔案的管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司會計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門會計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的集中統(tǒng)一保管，建立會計(jì)檔案保管清冊，定期對會計(jì)檔案進(jìn)行清查、核對，確保會計(jì)檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定的期限和程序，對到期會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供會計(jì)檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。6.負(fù)責(zé)會計(jì)檔案信息化管理工作，確保電子會計(jì)檔案的安全存儲、有效利用和數(shù)據(jù)備份。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門會計(jì)檔案的整理、裝訂和初步審核，確保會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告等會計(jì)資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的會計(jì)檔案移交檔案管理部門保管，并協(xié)助檔案管理部門做好會計(jì)檔案的清查、核對等工作。3.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提供會計(jì)檔案的相關(guān)信息，協(xié)助檔案管理部門開展會計(jì)檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。4.參與制定和完善公司會計(jì)檔案管理制度，提出改進(jìn)意見和建議。（三）其他部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的會計(jì)檔案的收集、整理和保管，并按照公司會計(jì)檔案管理制度的要求，及時移交檔案管理部門。2.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門會計(jì)檔案的查閱、借閱等工作，并嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。三、會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報告：包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告。4.其他會計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照會計(jì)核算的要求，及時收集、整理本部門形成的會計(jì)檔案，并確保會計(jì)資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序，連同所附的原始憑證一起裝訂成冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，及時整理立卷，裝訂成冊?；铐撡~簿應(yīng)抽出空白頁，撤掉賬夾，用結(jié)實(shí)的紙張統(tǒng)一編號，裝訂成冊，并加蓋有關(guān)人員的印章。4.財(cái)務(wù)會計(jì)報告應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)工作的負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）簽名并蓋章。5.其他會計(jì)資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保資料的完整和規(guī)范。（三）整理方法1.會計(jì)憑證的整理：按照憑證日期、編號順序，對原始憑證進(jìn)行分類、粘貼和編號，確保憑證的整齊和美觀。同時，在憑證封面上注明憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員等信息。2.會計(jì)賬簿的整理：對賬簿中的賬頁進(jìn)行核對，確保賬賬相符。然后，按照賬簿的種類和編號順序，將賬頁裝訂成冊，并在賬簿封面上注明賬簿名稱、年度、月份、起止日期、賬簿編號等信息。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報告的整理：按照報告的種類和時間順序，將財(cái)務(wù)會計(jì)報告進(jìn)行分類整理，并在報告封面上注明報告名稱、年度、月份、單位名稱、報告編號等信息。4.其他會計(jì)資料的整理：按照資料的性質(zhì)和時間順序，對其他會計(jì)資料進(jìn)行分類整理，并在資料封面上注明資料名稱、年度、月份、單位名稱、資料編號等信息。四、會計(jì)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在會計(jì)年度終了后，將整理好的會計(jì)檔案及時移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門在接收會計(jì)檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的要求進(jìn)行審核，確保會計(jì)檔案的質(zhì)量和完整性。審核內(nèi)容包括會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、整理質(zhì)量、裝訂情況等。3.對審核合格的會計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號，并建立會計(jì)檔案保管清冊。會計(jì)檔案保管清冊應(yīng)包括會計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量起止日期、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。（二）保管期限會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報告：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告保管期限為永久。4.其他會計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書保管期限為永久。（三）保管方式1.紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的地方，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.會計(jì)檔案應(yīng)實(shí)行專人保管，保管人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉會計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求。保管人員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。五、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計(jì)檔案時，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門在收到《會計(jì)檔案查閱申請表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將會計(jì)檔案帶出檔案管理部門。3.查閱會計(jì)檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)會計(jì)檔案，不得在會計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封、抽換等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將會計(jì)檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因工作需要借閱會計(jì)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門在收到《會計(jì)檔案借閱申請表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，并與借閱單位簽訂《會計(jì)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱單位應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和方式歸還會計(jì)檔案，并確保會計(jì)檔案的安全和完整。3.借閱會計(jì)檔案時，借閱單位應(yīng)派專人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱和復(fù)制。借閱人員不得擅自將會計(jì)檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。六、會計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門的人員共同進(jìn)行。2.會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司會計(jì)檔案管理制度的要求，對會計(jì)檔案的保管期限、保管狀況、利用價值等進(jìn)行全面審查和評估。鑒定人員應(yīng)根據(jù)審查評估結(jié)果，提出銷毀意見，并在會計(jì)檔案鑒定意見書上簽字。3.會計(jì)檔案鑒定意見書應(yīng)包括會計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期、保管期限、鑒定情況、銷毀意見等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，組織實(shí)施會計(jì)檔案銷毀工作。銷毀時，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門的人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀前，按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位負(fù)責(zé)人。3.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。七、會計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會計(jì)檔案的形成與收集1.公司應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定，使用會計(jì)核算軟件進(jìn)行會計(jì)核算，并確保電子會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期將電子會計(jì)檔案備份到磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理和歸檔。備份存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的地方，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.電子會計(jì)檔案的收集范圍應(yīng)與紙質(zhì)會計(jì)檔案一致，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告、其他會計(jì)資料等。（二）電子會計(jì)檔案的存儲與保管1.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求的存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號和存儲。存儲設(shè)備應(yīng)具備防磁、防火、防潮、防蟲等功能，確保電子會計(jì)檔案的安全存儲。2.檔案管理部門應(yīng)建立電子會計(jì)檔案保管清冊，記錄電子會計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、存儲位置、存儲時間、保管期限等信息。電子會計(jì)檔案保管清冊應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確和完整。3.電子會計(jì)檔案應(yīng)實(shí)行專人保管，保管人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉電子會計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求。保管人員應(yīng)定期對電子會計(jì)檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）電子會計(jì)檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱電子會計(jì)檔案時，應(yīng)填寫《電子會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門在收到《電子會計(jì)檔案查閱申請表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)使用專用設(shè)備進(jìn)行查閱，不得擅自將電子會計(jì)檔案復(fù)制或帶出檔案管理部門。3.公司外部單位因工作需要查閱電子會計(jì)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《電子會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。4.檔案管理部門在收到《電子會計(jì)檔案借閱申請表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，并與借閱