PAGE村委會檔案室制度一、總則（一）目的為加強村委會檔案室的規(guī)范化管理，有效保護和利用檔案資源，更好地為村委會各項工作及村民服務，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村委會檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、查閱和利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村委會檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映村委會工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，最大限度地為利用者提供便利，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案室管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。4.負責檔案信息的數(shù)字化錄入和維護，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理信息化水平。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）村委會各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，確保檔案管理工作符合要求。（三）村委會領導職責1.加強對檔案室工作的領導，將檔案管理工作納入村委會整體工作計劃，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費、設備等。2.監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調解決檔案管理工作中存在的問題。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級黨委、政府及有關部門下發(fā)的與村委會工作相關的文件、通知、指示等。2.村委會形成的各類會議記錄、決議、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。3.村民代表大會、村民會議等會議材料。4.涉及村委會重大事項的決策過程記錄、合同協(xié)議、項目資料等。5.各類人事檔案，包括村委會工作人員的任免、考核、獎懲等材料。6.反映本村歷史文化、經(jīng)濟社會發(fā)展、民生狀況等方面的資料。7.其他具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.各部門應在文件材料形成后及時整理，定期移交檔案室。一般應在次年一季度前完成上一年度文件材料的移交。2.移交的文件材料應齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對于重要文件和資料，應同時移交電子文檔。四、檔案整理（一）分類標準1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、宣傳教育、紀檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：包括村委會工作制度、工作計劃、總結、會議記錄、人事管理、財務管理、印章管理等方面的文件材料。3.經(jīng)濟發(fā)展類：包括農村經(jīng)濟政策、產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃、項目建設、招商引資、財務審計等方面的文件材料。4.社會事務類：包括民政、社保、教育、衛(wèi)生、文化、環(huán)保、綜治等方面的文件材料。5.農業(yè)農村類：包括農業(yè)生產(chǎn)、農村基礎設施建設、土地管理、水利設施等方面的文件材料。6.其他類：不屬于上述分類的其他文件材料。（二）整理方法1.按照分類標準，對收集到的檔案進行分類。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。4.對檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。5.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案室應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括：上級黨委、政府及有關部門下發(fā)的具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的文件；村委會形成的涉及重大決策、重要人事任免、重大項目建設等方面的文件；反映本村歷史文化、經(jīng)濟社會發(fā)展等方面的重要資料等。3.長期保管的檔案主要包括：上級黨委、政府及有關部門下發(fā)的一般性文件；村委會形成的較為重要的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等；涉及村民切身利益的重要文件等。保管期限一般為15年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：上級黨委、政府及有關部門下發(fā)的臨時性文件；村委會形成的一般性文件、資料等。保管期限一般為5年至15年。（三）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準確。2.每年至少進行一次檔案保管狀況檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、保管條件等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.利用者需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等。2.申請表經(jīng)村委會相關負責人審批后，交檔案室管理人員。3.檔案室管理人員根據(jù)審批意見，提供檔案查閱服務，并做好查閱登記。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)村委會相關負責人審批后，交檔案室管理人員。3.檔案室管理人員對借閱申請進行審核，符合條件的，辦理借閱手續(xù)，并收取一定的押金。4.借閱人應在規(guī)定的期限內歸還檔案，歸還時檔案室管理人員應進行核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（三）查閱與借閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和借閱。2.重要檔案的查閱和借閱，應經(jīng)村委會主要領導批準。3.檔案查閱和借閱一般應在檔案室進行，如需帶出檔案室，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并辦理相關手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合村委會檔案管理實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面綜合考慮，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村委會領導、檔案室管理人員及相關部門負責人組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的價值確定保管期限。2.分析比較法：通過對不同時期、不同類型檔案的分析比較，判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村委會相關負責人審批后，報上級檔案管理部門備案。3.按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀，銷毀時應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀后的檔案應在檔案目錄中注明，并永久保存銷毀清冊。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平和工作效率。3.實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查詢和利用，為利用者提供更加便捷的服務。（二）數(shù)字化錄入1.對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化錄入，錄入內容應與紙質檔案一致。2.數(shù)字化錄入應保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性，錄入后應進行嚴格的審核和校對。（三）信息系統(tǒng)建設1.選擇適合村委會檔案管理工作的信息系統(tǒng)，功能應包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.信息系統(tǒng)應具備權限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護等功能，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建