PAGE公司檔案管理制度職責(zé)一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分級負責(zé)原則。公司檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)下，實行分級負責(zé)，各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.維護檔案的真實性、完整性和保密性原則。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，維護檔案的真實性、完整性和保密性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門的檔案管理工作。3.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作，建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)。4.負責(zé)公司檔案的安全保管，定期對檔案保管狀況進行檢查，確保檔案的安全。5.負責(zé)公司檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責(zé)組織開展公司檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，指定專人負責(zé)檔案管理工作，并將檔案管理人員名單報檔案管理部門備案。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交本部門的檔案。3.負責(zé)對本部門形成的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。4.負責(zé)本部門檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。5.積極配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項規(guī)定，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等具體工作，確保檔案工作的規(guī)范化、標準化。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。4.負責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息。5.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.協(xié)助做好檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理檔案銷毀手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議形成的文件材料。3.公司制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。4.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件材料，如產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、市場營銷等方面的文件。6.公司財務(wù)、審計、稅務(wù)等方面的文件材料。7.公司人事管理方面的文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件。8.公司行政事務(wù)管理方面的文件材料，如公文處理、印章管理、辦公用品管理等方面的文件。9.公司黨群工作方面的文件材料，如黨組織建設(shè)、工會工作、共青團工作等方面的文件。10.公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。11.公司與外部單位往來的文件材料，如信函、傳真、電子郵件等。12.其他對公司具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門形成的文件材料，并定期向檔案管理部門移交。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行“一事一卷”或“一事數(shù)卷”的原則進行整理。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學(xué)分類、編號和排列。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類。根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、科技檔案（包括產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案等）、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.編號。對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案可采用年度保管期限流水號的編號方法；科技檔案可采用項目編號分類號流水號的編號方法；會計檔案可按照會計年度類別順序號的編號方法；人事檔案可按照員工編號類別順序號的編號方法；業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)業(yè)務(wù)特點進行編號。3.排列。按照編號順序?qū)n案進行排列，同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。4.裝訂。對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。5.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，目錄應(yīng)清晰、準確，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。5.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（三）檔案的存放方式1.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限類別進行存放，同一保管期限的檔案應(yīng)集中存放。2.科技檔案應(yīng)按照項目編號分類號進行存放，同一項目的檔案應(yīng)集中存放。3.會計檔案應(yīng)按照會計年度類別進行存放，同一會計年度的檔案應(yīng)集中存放。4.人事檔案應(yīng)按照員工編號進行存放，一人一檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點進行存放，便于查找和利用。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則。檔案利用應(yīng)圍繞公司的中心工作，為公司的決策、生產(chǎn)經(jīng)營、管理等提供服務(wù)。3.方便快捷原則。檔案利用應(yīng)簡化手續(xù)，提高效率，方便用戶查找和利用檔案。4.保密安全原則。檔案利用應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案的安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部各部門查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司員工查閱本人檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和內(nèi)容等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則。對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素。2.價值評估原則。根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。3.定期鑒定原則。定期對檔案進行鑒定，確保檔案的鑒定工作及時、準確。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、各相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.綜合分析法。綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用等因素，對檔案進行綜合分析，確定其保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管。對公司具有重要歷史意義和長遠利用價值的檔案，如公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等，應(yīng)永久保管。2.定期保管。定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如年度工作計劃、總結(jié)、報告等，應(yīng)保管30年；對公司一般性文件材料，如一般性通知、便函等，應(yīng)保管10年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案定義本制度所稱電子檔案，是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括電子公文、電子報表、電子合同、電子圖紙、電子照片、電子錄音、電子錄像等。（二）電子檔案管理原則1.真實性原則。確保電子檔案的內(nèi)容真實、準確，與紙質(zhì)檔案保持一致。2.完整性原則。保證電子檔案的內(nèi)容完整，不缺頁、不遺漏。3.系統(tǒng)性原則。對電子檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性。4.安全性原則。采取有效的安全措施，確保電子檔案的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞。（三）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門形成的電子文件，并定期向檔案管理部門移交。2.電子文件的整理應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理方法進行，確保電子文件的分類、編號、排列等與紙質(zhì)檔案一致。3.對電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和加密處理，確保電子文件的可讀性和安全性。（四）電子檔案的保管1.公司應(yīng)建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、訪問控制等功能，確保電子檔案的安全。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制電子檔案存儲系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。（五）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.公司內(nèi)部各部門查閱電子檔案，應(yīng)通過公司電子檔案管理系統(tǒng)進行