PAGE機(jī)關(guān)檔案各項(xiàng)規(guī)章制度總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。適用范圍本規(guī)章制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作中的行為規(guī)范。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集和整理機(jī)關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，提高檔案利用效率，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展提供有效服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)與人員管理機(jī)構(gòu)成立機(jī)關(guān)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問(wèn)題。設(shè)立機(jī)關(guān)檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。檔案管理部門在檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，履行檔案管理職責(zé)。人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等日常工作。制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門兼職檔案員開(kāi)展工作。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案查閱利用。做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案實(shí)體安全。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)。開(kāi)展檔案編研工作，為機(jī)關(guān)工作提供參考依據(jù)。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案材料的齊全完整。按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案查閱利用工作，提供相關(guān)檔案信息。接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。檔案的收集與整理收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像、實(shí)物等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件材料。3.本機(jī)關(guān)形成的重要會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.本機(jī)關(guān)簽訂的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。5.本機(jī)關(guān)干部職工的人事檔案、工資檔案等。6.反映本機(jī)關(guān)歷史沿革、重大活動(dòng)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等方面的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的門類和載體，進(jìn)行分類整理。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類，依次編號(hào)、編目。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和命名，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。5.照片檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、事由等進(jìn)行分類整理，編寫照片說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。6.錄音錄像檔案應(yīng)按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。7.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期等信息，并妥善保管。檔案的保管保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。保管要求1.按照檔案的保管期限和類別，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)檔案裝具進(jìn)行編號(hào)，建立檔案存放位置索引，確保檔案存放有序。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。5.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核后報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀方式與監(jiān)督1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。檔案的利用利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱的目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取檔案內(nèi)容，不得損壞檔案裝具。利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為機(jī)關(guān)工作提供便捷的檔案信息支持。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案、照片、錄音錄像等進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息安全。數(shù)據(jù)管理與維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，確保電子檔案數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)機(jī)關(guān)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.機(jī)關(guān)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中的重大問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督檢查和決策。檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件、檔案利用服務(wù)等方面。2.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等形式。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。獎(jiǎng)勵(lì)與處罰獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)金、晉