PAGE檔案管理制度缺位一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在建立健全公司/組織的檔案管理體系，確保檔案的完整性、準確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門、各崗位涉及的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司/組織的各項活動，保證檔案內容的真實性和完整性。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足公司/組織對檔案信息的需求。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。4.組織開展檔案信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。5.對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.明確專人負責檔案管理工作，嚴格執(zhí)行檔案管理制度。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對和利用工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備相應的專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和借閱等。3.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密。4.積極參與檔案信息化建設，提高檔案管理效率。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的文件、會議記錄、工作計劃、工作總結等。2.人事檔案：包括員工的個人信息、勞動合同、培訓記錄、績效考核等。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務特點，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質量管理檔案等。5.技術檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件等。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。2.編號方法：采用“年度+類別+流水號”的方式進行編號。例如，2023年行政檔案的編號為“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政檔案類別，“001”表示流水號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織有關的文件、通知等。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.員工個人提交的與工作相關的報告、總結、論文等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門產(chǎn)生的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）整理方法1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類。2.對同一類檔案材料進行排序，一般按照時間順序或重要程度進行排列。3.對每份檔案材料進行編號，并編制目錄。4.對檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的檔案材料整理歸檔完畢。2.對于重要的、緊急的檔案材料，應及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案材料進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關部門進行整改。3.審核通過后，檔案管理部門將檔案材料進行歸檔，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、財務報表等。3.長期保管的檔案期限為[具體年限]，主要包括一般性的文件、資料等。4.短期保管的檔案期限為[具體年限]，主要包括臨時性的文件、資料等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱檔案，應按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等。2.所在部門負責人簽字同意。3.檔案管理部門負責人審核批準。4.借閱人憑有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領取檔案。（三）利用要求1.借閱人應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉借檔案。2.借閱人應在規(guī)定的時間內歸還檔案，如需延期，應辦理延期手續(xù)。3.檔案管理人員應做好檔案借閱登記工作，記錄借閱人的姓名、部門、借閱時間、歸還時間等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)。2.從公司/組織的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出銷毀意見。2.檔案鑒定小組對銷毀意見進行審核，確定銷毀檔案的清單。3.經(jīng)公司/組織領導批準后，對擬銷毀的檔案進行銷毀。（四）銷毀要求1.銷毀檔案應采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案信息錄入：將紙質檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案檢索查詢：在檔案管理信息系統(tǒng)中建立完善的檢索查詢功能，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理：通過檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批和登記等功能。4.檔案統(tǒng)計分析：利用檔案管理信息系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供支持。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對檔案管理人員進行信息化安全培訓，提高其安全意識和操作技能。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織的內部審計部門或其他指定部門負責對檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質量。3.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（四）問題整