PAGE檔案使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的使用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案使用過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)保持其形成時的原始狀態(tài)，確保檔案的齊全、完整，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全與保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀(jì)要等文件。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中簽訂的合同、協(xié)議、訂單等文件。4.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。5.公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等文件。6.公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等方面的文件。7.公司市場營銷、客戶服務(wù)等方面的文件。8.公司行政辦公、后勤保障等方面的文件。9.公司對外宣傳、公關(guān)活動等方面的文件。10.其他具有保存價值的文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確、完整地收集到公司綜合管理部門。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集各類文件，不得遺漏重要文件。3.對收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保文件的齊全、完整，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。3.對文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制檔案分類目錄。4.對科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，編制檔案分類目錄。5.對人事檔案應(yīng)按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類，編制檔案分類目錄。6.對財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度、檔案類別等進(jìn)行分類，編制檔案分類目錄。7.對聲像檔案應(yīng)按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編制檔案分類目錄。三、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于區(qū)分和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保電子檔案的安全保管。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。5.對檔案庫房的溫濕度應(yīng)進(jìn)行定期監(jiān)測和控制，確保檔案庫房的溫濕度符合檔案保管要求。一般情況下，檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。四、檔案的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、行政許可、司法程序等需要查閱、借閱檔案的。3.公司員工因個人原因需要查閱、借閱本人人事檔案的。（二）使用流程1.內(nèi)部查閱、借閱流程查閱、借閱人應(yīng)填寫《檔案查閱、借閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱期限等信息，并簽字確認(rèn)?！稒n案查閱、借閱申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司綜合管理部門審批。公司綜合管理部門對《檔案查閱、借閱申請表》進(jìn)行審批，同意查閱、借閱的，應(yīng)在申請表上簽字蓋章，并注明查閱、借閱期限。查閱、借閱人憑《檔案查閱、借閱申請表》到檔案庫房查閱、借閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照申請表上注明的檔案名稱、內(nèi)容等信息，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱、借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長查閱、借閱期限的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部查閱、借閱流程外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、行政許可、司法程序等需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)向公司綜合管理部門提交書面申請，注明查閱、借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱期限等信息，并加蓋單位公章。公司綜合管理部門對外部單位提交的書面申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，公司綜合管理部門應(yīng)與外部單位簽訂《檔案查閱、借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。外部單位查閱、借閱檔案時，應(yīng)按照《檔案查閱、借閱協(xié)議》的約定，由公司綜合管理部門指定專人陪同查閱、借閱，并做好查閱、借閱登記工作。外部單位查閱、借閱檔案后，應(yīng)在規(guī)定的查閱、借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延長查閱、借閱期限的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。3.員工查閱、借閱本人人事檔案流程員工因個人原因需要查閱、借閱本人人事檔案的，應(yīng)填寫《員工人事檔案查閱、借閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的內(nèi)容、用途、查閱期限等信息，并簽字確認(rèn)?！秵T工人事檔案查閱、借閱申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司綜合管理部門審批。公司綜合管理部門對《員工人事檔案查閱、借閱申請表》進(jìn)行審批，同意查閱、借閱的，應(yīng)在申請表上簽字蓋章，并注明查閱、借閱期限。員工憑《員工人事檔案查閱、借閱申請表》到檔案庫房查閱、借閱本人人事檔案。檔案管理人員應(yīng)按照申請表上注明的檔案內(nèi)容等信息，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱登記工作。員工查閱、借閱本人人事檔案后，應(yīng)在規(guī)定的查閱、借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延長查閱、借閱期限的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用要求1.查閱、借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱人如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱、借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自延長查閱、借閱期限。如需延長查閱、借閱期限的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱人在查閱、借閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告公司綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。檔案鑒定工作小組由公司綜合管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的保存價值。2.對已到保管期限的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行重點審查，如檔案仍具有保存價值的，應(yīng)重新確定保管期限；如檔案已不具有保存價值的，應(yīng)提出銷毀意見。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)嚴(yán)格審查，確保檔案的銷毀符合法律法規(guī)和公司保密制度的要求。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對已不具有保存價值的檔案提出銷毀意見后，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)對《檔案銷毀申請表》進(jìn)行審批，同意銷毀的，應(yīng)在申請表上簽字蓋章。3.公司綜合管理部門按照公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。檔案銷毀過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。4.檔案銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀地點、監(jiān)銷人等信息，并簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀登記表》應(yīng)與《檔案銷毀申請表》一并歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計臺賬應(yīng)定期更新，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）信息化管理1.公司應(yīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，對不同用戶的檔案查閱、借閱權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，確保檔案信息的安全與保密。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對公司各部門檔案使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.檔案使用過程中是否存在違反本制度規(guī)定的行為。3.檔案統(tǒng)計工作是否準(zhǔn)確、及時。4.檔案信息化管理系統(tǒng)是否正常運行。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司綜合管理部門定期對公司各部門檔案使用管理情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報各部門。2.不定期抽查：公司綜合管理部門不定期對公司各部門檔案使用管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.專項檢查：公司綜合管理部門根據(jù)工作需要，對公司某一時期或某一專項工作的檔案使用管理情況進(jìn)行專項檢查，確保檔案工作的規(guī)范開展。（四）違規(guī)處理1.對違反本制度規(guī)定的部門和個人，公司