PAGE文物檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文物檔案管理，確保文物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于文物的保護、研究、利用和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所擁有的各類文物檔案的管理，包括文物的征集、收藏、保管、展覽、研究等過程中形成的各種文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：文物檔案應(yīng)如實反映文物的來源、歷史背景、現(xiàn)狀等信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與文物相關(guān)的各類資料，保證檔案的完整性，涵蓋文物的各個方面信息。3.系統(tǒng)性原則：對文物檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性，便于查詢和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保文物檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、文物檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善文物檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司的文物檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類、編號、整理、存儲和保管。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好文物檔案的收集、整理和歸檔工作。4.負責(zé)文物檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)工作，并做好登記記錄。5.定期對文物檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。6.組織開展文物檔案的數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平。（二）文物保管部門職責(zé)1.負責(zé)本部門所保管文物檔案的日常收集、整理和初步歸檔工作。2.及時將文物的相關(guān)信息，如入庫時間、存放位置、保養(yǎng)情況等準確記錄并反饋給檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好文物檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的資料和信息。4.負責(zé)文物檔案的安全保管，防止檔案在保管過程中出現(xiàn)損壞、丟失等情況。（三）文物征集部門職責(zé)1.在文物征集過程中，負責(zé)收集與文物相關(guān)的各類原始資料，如征集記錄、鑒定報告、交易合同等。2.對征集到的文物進行初步整理，填寫相關(guān)信息表格，及時移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好文物征集檔案的整理和完善工作，提供必要的補充信息。（四）文物研究部門職責(zé)1.負責(zé)在文物研究過程中形成的各類研究報告、論文、學(xué)術(shù)交流資料等檔案的收集和整理。2.將研究成果及相關(guān)資料及時歸檔，并與檔案管理部門共享研究信息，以便完善文物檔案內(nèi)容。3.依據(jù)文物檔案提供的信息，開展深入研究工作，為文物的保護、利用等提供專業(yè)支持。（五）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門涉及文物工作相關(guān)檔案的收集、整理，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門統(tǒng)一管理。在文物相關(guān)活動中，應(yīng)積極配合檔案管理部門做好檔案資料的收集工作。三、文物檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文物征集過程中的各類文件，包括征集申請、征集計劃、征集方案、征集記錄、鑒定報告、交易合同、捐贈協(xié)議等。2.文物入庫時的相關(guān)資料，如入庫清單（包括文物名稱、數(shù)量、尺寸、材質(zhì)、來源、年代等詳細信息）、入庫照片、入庫時間、存放位置等。3.文物保管過程中的記錄，如保養(yǎng)記錄、修復(fù)記錄、盤點記錄、環(huán)境監(jiān)測記錄等。4.文物展覽相關(guān)資料，包括展覽策劃方案、展品清單、展覽布置圖、展覽宣傳資料、觀眾反饋等。5.文物研究過程中產(chǎn)生的各類資料，如研究報告、論文、學(xué)術(shù)交流記錄、專家評審意見等。6.與文物相關(guān)的法律法規(guī)文件、政策文件、行業(yè)標(biāo)準等。7.其他與文物管理工作有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文物檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、準確收集。對于重要文物或重大文物事件，應(yīng)及時收集相關(guān)資料，并進行詳細記錄。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或丟失。如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行妥善修復(fù)和處理。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。同時，應(yīng)注明電子文件的形成時間、來源、作者等信息。（三）整理方法1.分類：按照文物的類別、形成時間、來源等因素進行分類。文物類別可分為青銅器、陶瓷器、書畫、玉器、古籍善本等；形成時間可分為年度、季度、月度等；來源可分為征集、捐贈、發(fā)掘等。2.編號：為每一份文物檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“W2023001”，其中“W”代表文物檔案，“2023”代表年份，“001”代表該年份內(nèi)的檔案序號。3.編目：對整理好的文物檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、文物名稱、類別、年代、來源、入庫時間、存放位置、保管情況、相關(guān)資料清單等內(nèi)容。編目應(yīng)準確、清晰，便于查閱。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行規(guī)范裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持文件的順序和完整性，避免文件散落或損壞。裝訂材料應(yīng)選用質(zhì)量較好的紙張或裝訂夾，確保檔案的牢固和整齊。四、文物檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的文物檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等功能。庫房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置、消防器材等。2.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別用于存放不同類型的文物檔案，如紙質(zhì)檔案區(qū)、電子檔案區(qū)、珍貴文物檔案特藏區(qū)等。各區(qū)域應(yīng)做好標(biāo)識，便于查找和管理。3.檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。溫度一般應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架、保險柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。檔案柜、貨架等應(yīng)選用質(zhì)量較好、符合檔案保管要求的產(chǎn)品，確保檔案的安全存放。2.對于珍貴文物檔案，應(yīng)配備專門的保險柜進行存放，并采取多重安全防護措施，如密碼鎖、指紋鎖、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的絕對安全。3.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在故障或損壞，應(yīng)及時進行維修或更換，以保證文物檔案的保管環(huán)境安全可靠。（三）保管措施1.建立文物檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫時間、存放位置（保管設(shè)備編號及具體位置）、保管期限、查閱借閱情況等信息。保管臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保賬物相符。2.對文物檔案進行定期盤點，每年至少進行一次全面盤點。盤點時應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并進行處理。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批程序，并由檔案管理人員陪同。進入庫房人員應(yīng)遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、飲食、使用明火等。4.做好文物檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。定期檢查庫房的安全設(shè)施，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時采取措施進行整改。5.對電子文物檔案應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。同時，應(yīng)定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。五、文物檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文物檔案的，應(yīng)填寫《文物檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行審核。對于符合查閱規(guī)定的申請，應(yīng)安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)，并在指定的查閱場所進行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱文物檔案時，應(yīng)嚴格遵守查閱紀律，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、拆散等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《文物檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱文物檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、借閱期限、歸還方式等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。申請經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱文物檔案時，借閱人員應(yīng)與檔案管理部門簽訂《文物檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還時間、保管責(zé)任、違約責(zé)任等條款。3.檔案管理部門應(yīng)按照借閱協(xié)議的要求，為借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出賣或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可延期。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還所借閱的檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照借閱協(xié)議的規(guī)定追究借閱人員的責(zé)任。六、文物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對文物檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實用途等因素，確定檔案的保管期限和鑒定等級。鑒定工作應(yīng)由公司組織相關(guān)專家和檔案管理人員共同進行。2.對于保管期限已滿或已失去保存價值的文物檔案，應(yīng)進行鑒定評估。鑒定評估應(yīng)形成書面報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的文物檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀前應(yīng)進行登記造冊，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等信息，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）銷毀1.文物檔案的銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息的徹底消除。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。2.銷毀文物檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數(shù)量、銷毀人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。3.銷毀工作完成后，應(yīng)將銷毀情況及時報告公司檔案管理部門備案。檔案管理部門應(yīng)對銷毀工作進行檢查和監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。七、文物檔案的信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)1.制定文物檔案數(shù)字化工作計劃，逐步推進文物檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化工作應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.對文物檔案進行數(shù)字化掃描時，應(yīng)根據(jù)檔案的類型、紙張狀況等因素選擇合適的掃描設(shè)備和掃描參數(shù)，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。掃描圖像應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，存儲格式應(yīng)選用通用、穩(wěn)定、安全的格式，如TIFF、PDF等。3.建立文物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類、編號、索引等管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備完善的檢索功能，便于快速查詢和利用檔案信息。同時，應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫的安全防護工作，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。（二）信息利用1.充分利用文物檔案信息化管理系統(tǒng)，為公司的文物保護、研究、展覽、利用等工作提供支持。通過信息化手段，實現(xiàn)文物檔案信息的快速共享和高效利用，提高工作效率和管理水平。2.定期對文物檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。及時錄入新的文物檔案信息，對已有的檔案信息進行補充和完善，保證檔案信息的準確性和時效性。3.加強對文物檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴格控制用戶對系統(tǒng)的訪問和操作。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立文物檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的文物檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查人員應(yīng)認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.檔案管理部門應(yīng)定期對自身的文物檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案管理制度和工作流程。（二）考核評價1.制定文物檔案管理工作考核評價標(biāo)準，對各部門的文物檔案管理工作進行量化考核?？己嗽u價內(nèi)容包括檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、