PAGE企業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案留存制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司統(tǒng)計(jì)檔案管理，確保統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)檔案在公司決策、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在統(tǒng)計(jì)工作中形成的各類統(tǒng)計(jì)檔案的管理。（三）定義統(tǒng)計(jì)檔案是指公司在統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、電子文檔等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司統(tǒng)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保統(tǒng)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得篡改、偽造統(tǒng)計(jì)檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止統(tǒng)計(jì)檔案的丟失、損壞和泄露。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的統(tǒng)計(jì)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則在確保統(tǒng)計(jì)檔案安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮公司各部門對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案利用的需求，提供便捷的查閱和利用服務(wù)，提高統(tǒng)計(jì)檔案的使用效率。二、統(tǒng)計(jì)檔案的歸檔范圍（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括月度、季度、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.公司內(nèi)部各部門根據(jù)工作需要定期編制的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料1.公司組織開展的各類專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查所形成的原始記錄、調(diào)查問(wèn)卷、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬等資料。2.委托外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查所取得的調(diào)查資料及相關(guān)合同、協(xié)議等文件。（三）統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告1.公司統(tǒng)計(jì)人員撰寫的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，包括對(duì)公司經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)趨勢(shì)等方面的分析報(bào)告。2.針對(duì)特定問(wèn)題或項(xiàng)目開展的統(tǒng)計(jì)專題分析報(bào)告。（四）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)文件1.公司統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的各類數(shù)據(jù)文件，包括歷史數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)更新記錄等。2.用于統(tǒng)計(jì)分析的電子數(shù)據(jù)文件，如統(tǒng)計(jì)軟件生成的數(shù)據(jù)集、數(shù)據(jù)處理過(guò)程中產(chǎn)生的中間文件等。（五）統(tǒng)計(jì)工作相關(guān)文件1.公司制定的統(tǒng)計(jì)工作制度、規(guī)定、辦法等文件。2.統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件。3.統(tǒng)計(jì)人員的培訓(xùn)資料、考核記錄等文件。三、統(tǒng)計(jì)檔案的歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)確保文件材料齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映公司統(tǒng)計(jì)工作的全過(guò)程。對(duì)于統(tǒng)計(jì)報(bào)表，應(yīng)包括報(bào)表封面、報(bào)表主體、審核說(shuō)明等相關(guān)內(nèi)容；對(duì)于統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料，應(yīng)包括調(diào)查方案、調(diào)查問(wèn)卷、調(diào)查數(shù)據(jù)匯總表、調(diào)查分析報(bào)告等；對(duì)于統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，應(yīng)包括報(bào)告正文、相關(guān)數(shù)據(jù)圖表、分析方法說(shuō)明等。（二）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤統(tǒng)計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。在歸檔前，應(yīng)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。對(duì)于存在疑問(wèn)的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和更正。（三）格式規(guī)范統(tǒng)一歸檔的統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，便于整理、保管和查閱。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和填報(bào)要求進(jìn)行填寫，統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)使用規(guī)范的文字表述和圖表格式，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)文件應(yīng)采用通用的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行存儲(chǔ)。（四）及時(shí)歸檔各部門應(yīng)在統(tǒng)計(jì)工作完成后，及時(shí)將統(tǒng)計(jì)檔案整理歸檔，確保統(tǒng)計(jì)檔案的時(shí)效性。對(duì)于定期報(bào)送的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，應(yīng)在報(bào)表報(bào)送截止日期后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；對(duì)于統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，應(yīng)在工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（五）注明相關(guān)信息歸檔的統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)注明形成時(shí)間、來(lái)源部門、統(tǒng)計(jì)人員姓名等相關(guān)信息，以便于查找和利用。對(duì)于涉及多個(gè)部門的統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)明確各部門的職責(zé)和貢獻(xiàn)。四、統(tǒng)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)檔案按照以下分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理：1.按照統(tǒng)計(jì)工作的流程分類，可分為統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、統(tǒng)計(jì)調(diào)查類、統(tǒng)計(jì)分析類、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)類和統(tǒng)計(jì)工作相關(guān)類。2.按照時(shí)間順序分類，可分為年度統(tǒng)計(jì)檔案、季度統(tǒng)計(jì)檔案、月度統(tǒng)計(jì)檔案等。3.按照部門分類，可分為銷售部門統(tǒng)計(jì)檔案、生產(chǎn)部門統(tǒng)計(jì)檔案、財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)檔案等（根據(jù)公司實(shí)際部門設(shè)置進(jìn)行分類）。（二）編號(hào)規(guī)則為便于統(tǒng)計(jì)檔案的管理和查找，對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)管理。編號(hào)規(guī)則如下：1.采用[編號(hào)方式，如“年份+部門代碼+檔案類別代碼+流水號(hào)”]的編號(hào)方式。例如，“20230101001”表示2023年公司綜合管理部門統(tǒng)計(jì)報(bào)表類檔案的第1份檔案。2.年份：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示。3.部門代碼：根據(jù)公司各部門的代碼進(jìn)行編制，如綜合管理部門代碼為“01”，銷售部門代碼為“02”等。4.檔案類別代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用不同的代碼表示各類統(tǒng)計(jì)檔案，如統(tǒng)計(jì)報(bào)表類代碼為“01”，統(tǒng)計(jì)調(diào)查類代碼為“02”等。5.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。（三）裝訂要求1.對(duì)于紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)確保文件材料整齊、牢固，不得有掉頁(yè)、缺頁(yè)現(xiàn)象。2.裝訂順序應(yīng)按照文件材料的重要性和邏輯順序進(jìn)行排列，一般為封面、目錄、正文、附件等。3.裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一的裝訂材料，如線裝、膠裝等，不得使用金屬物裝訂，以免影響檔案保存。（四）編制目錄1.為每?jī)?cè)統(tǒng)計(jì)檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、形成時(shí)間、來(lái)源部門、統(tǒng)計(jì)人員姓名、頁(yè)數(shù)等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫在專用的目錄紙上，置于檔案封面之后，便于查閱。五、統(tǒng)計(jì)檔案的保管（一）保管期限統(tǒng)計(jì)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的統(tǒng)計(jì)檔案涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)審計(jì)、法律糾紛等方面的統(tǒng)計(jì)檔案，以及對(duì)公司發(fā)展具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的統(tǒng)計(jì)檔案主要包括公司年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等，保管期限為[X]年。3.短期保管的統(tǒng)計(jì)檔案一般為公司季度、月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料等，保管期限為[X]年。（二）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房，用于存放統(tǒng)計(jì)檔案。庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保統(tǒng)計(jì)檔案的安全保存。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度一般控制在[X]%[X]%之間。（三）保管方式1.紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，記錄借閱時(shí)間、借閱人姓名、借閱內(nèi)容等信息。2.電子統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。3.對(duì)于重要的統(tǒng)計(jì)檔案，可采用異地備份的方式進(jìn)行保管，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（四）定期盤點(diǎn)1.公司應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。盤點(diǎn)周期為每年[X]次，一般在年末進(jìn)行。2.盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)填寫統(tǒng)計(jì)檔案盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄處理情況。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)撰寫統(tǒng)計(jì)檔案盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)工作的情況，對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施和建議。六、統(tǒng)計(jì)檔案的利用（一）利用范圍公司各部門因工作需要，可查閱、借閱統(tǒng)計(jì)檔案。查閱、借閱統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定，確保檔案的安全和完整。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)查閱統(tǒng)計(jì)檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫統(tǒng)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批綜合管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意查閱”章，并注明查閱期限；對(duì)于不符合查閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知查閱人，并說(shuō)明理由。3.查閱查閱人憑加蓋“同意查閱”章的申請(qǐng)表到統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制統(tǒng)計(jì)檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.借閱申請(qǐng)借閱統(tǒng)計(jì)檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫統(tǒng)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。5.審批綜合管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于涉及公司重要機(jī)密或敏感信息的統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意借閱”章，并注明借閱期限和歸還時(shí)間。6.借閱借閱人憑加蓋“同意借閱”章的申請(qǐng)表到統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的統(tǒng)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將統(tǒng)計(jì)檔案歸還至統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人查詢并處理。（三）利用登記綜合管理部門應(yīng)建立統(tǒng)計(jì)檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱情況，包括查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱人姓名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。利用登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為統(tǒng)計(jì)檔案管理工作的重要資料保存。七、統(tǒng)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件統(tǒng)計(jì)檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（二）鑒定程序1.由綜合管理部門組織成立統(tǒng)計(jì)檔案鑒定小組，成員包括統(tǒng)計(jì)人員、檔案管理人員、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員。2.鑒定小組對(duì)保管期滿的統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的重要性、使用價(jià)值、歷史意義等因素，確定是否需要銷毀。3.對(duì)于擬銷毀的統(tǒng)計(jì)檔案，鑒定小組應(yīng)填寫統(tǒng)計(jì)檔案銷毀鑒定表，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限、銷毀理由等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（三）銷毀審批統(tǒng)計(jì)檔案銷毀鑒定表經(jīng)鑒定小組審核通過(guò)后，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.電子統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由