PAGE報(bào)銷檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司報(bào)銷檔案的管理，確保報(bào)銷檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在執(zhí)行公務(wù)過(guò)程中所產(chǎn)生的各類報(bào)銷檔案。（三）定義1.報(bào)銷檔案：指公司員工因公務(wù)活動(dòng)發(fā)生的費(fèi)用支出，按照規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)銷所形成的各類憑證、文件和資料。2.歸檔：將報(bào)銷相關(guān)的材料按照一定的規(guī)則和方法進(jìn)行分類、整理、裝訂，并移交檔案管理部門(mén)保存的過(guò)程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司報(bào)銷檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：報(bào)銷檔案應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，憑證、票據(jù)等必須真實(shí)、合法、有效。3.安全保密原則：保障報(bào)銷檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，嚴(yán)格控制查閱和使用范圍。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率。二、報(bào)銷檔案的內(nèi)容及分類（一）費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單員工填寫(xiě)的用于申請(qǐng)報(bào)銷費(fèi)用的表單，包括姓名、部門(mén)、報(bào)銷日期、費(fèi)用明細(xì)、金額、報(bào)銷事由等信息。（二）原始憑證1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、普通發(fā)票等，是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的主要憑證。2.收據(jù)：由收款方出具的收款證明，如行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)等。3.車票、機(jī)票、船票：?jiǎn)T工因公務(wù)出行產(chǎn)生的交通票據(jù)。4.住宿發(fā)票：因公出差期間的住宿費(fèi)用發(fā)票。5.餐飲發(fā)票：符合規(guī)定的公務(wù)接待或出差期間的餐飲發(fā)票。6.其他憑證：如業(yè)務(wù)招待費(fèi)的消費(fèi)清單、辦公用品的購(gòu)買清單等。（三）審批文件1.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)：對(duì)員工報(bào)銷申請(qǐng)的初步審核意見(jiàn)。2.財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷憑證的合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核的意見(jiàn)。3.領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)：公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)的最終審批意見(jiàn)。（四）報(bào)銷相關(guān)的合同、協(xié)議等如涉及采購(gòu)、租賃等業(yè)務(wù)的報(bào)銷，需附上相關(guān)的合同、協(xié)議副本。（五）其他相關(guān)資料如出差審批單、會(huì)議通知等與報(bào)銷業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。報(bào)銷檔案按照費(fèi)用類型可進(jìn)一步細(xì)分為差旅費(fèi)報(bào)銷檔案、辦公用品采購(gòu)報(bào)銷檔案、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷檔案等。三、報(bào)銷檔案的收集與整理（一）收集要求1.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)整理報(bào)銷憑證，并按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程提交報(bào)銷申請(qǐng)。2.報(bào)銷憑證應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得涂改、挖補(bǔ)，如有錯(cuò)誤應(yīng)重新開(kāi)具或更正，并加蓋出具單位的印章。3.對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)要求員工補(bǔ)充或更換。（二）整理方法1.按照?qǐng)?bào)銷申請(qǐng)單、原始憑證、審批文件等順序進(jìn)行排列。2.原始憑證應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序粘貼在報(bào)銷憑證粘貼單上，確保粘貼牢固、整齊，便于查閱。3.對(duì)于紙張較大的原始憑證，可進(jìn)行折疊，但應(yīng)保持內(nèi)容完整、清晰，不得影響憑證的真實(shí)性和完整性。4.同一費(fèi)用類型的報(bào)銷檔案應(yīng)集中整理，形成獨(dú)立的案卷。四、報(bào)銷檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間報(bào)銷業(yè)務(wù)完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的報(bào)銷檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理部門(mén)接收財(cái)務(wù)部門(mén)移交的報(bào)銷檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與移交清單一致。2.按照檔案分類方案，對(duì)報(bào)銷檔案進(jìn)行分類編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.將歸檔后的報(bào)銷檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.填寫(xiě)檔案目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)案卷的編號(hào)、名稱、起止日期、保管期限等內(nèi)容，并將檔案目錄放置在檔案盒內(nèi)首頁(yè)。五、報(bào)銷檔案的保管（一）保管期限1.一般費(fèi)用報(bào)銷檔案的保管期限為[X]年。2.涉及稅務(wù)、審計(jì)等重要事項(xiàng)的報(bào)銷檔案，保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年或更長(zhǎng)時(shí)間。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.報(bào)銷檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊有序，便于查找和調(diào)閱。3.定期對(duì)報(bào)銷檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。4.電子報(bào)銷檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管。備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、報(bào)銷檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱報(bào)銷檔案，需填寫(xiě)《報(bào)銷檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.財(cái)務(wù)部門(mén)因?qū)徲?jì)、核對(duì)賬目等工作需要查閱報(bào)銷檔案，可直接查閱，但應(yīng)做好查閱記錄。3.公司外部人員查閱報(bào)銷檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱報(bào)銷檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《報(bào)銷檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱報(bào)銷檔案，需填寫(xiě)《報(bào)銷檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.公司外部人員原則上不得借閱報(bào)銷檔案，如有特殊情況需要借閱，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員憑審批后的《報(bào)銷檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，核對(duì)借閱人員身份，并交付檔案。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的報(bào)銷檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺頁(yè)等情況，應(yīng)要求借閱人員說(shuō)明原因，并根據(jù)情節(jié)輕重追究相應(yīng)責(zé)任。七、報(bào)銷檔案的銷毀（一）銷毀條件報(bào)銷檔案保管期滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的報(bào)銷檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并編制《報(bào)銷檔案銷毀清單》。2.《報(bào)銷檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀報(bào)銷檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與《報(bào)銷檔案銷毀清單》一致，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中產(chǎn)生的廢棄物應(yīng)妥善處理，防止造成環(huán)境污染。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人，并將《報(bào)銷檔案銷毀清單》存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)報(bào)銷檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)報(bào)銷憑證的審核，確保報(bào)銷業(yè)務(wù)的合規(guī)性，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好報(bào)銷檔案的整理和歸檔工作。（二）外部檢查接受稅務(wù)、審計(jì)等部門(mén)的檢查時(shí)，應(yīng)