PAGE學生檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強學生檔案管理，確保學生檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據國家有關法律法規(guī)及教育行業(yè)相關標準，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本校學生檔案室的所有工作人員以及涉及學生檔案查閱、借閱、保管等相關活動的校內各部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：學生檔案應如實反映學生在校期間的學習、生活、獎懲等情況，確保檔案信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集學生各類檔案材料，保證檔案內容完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)有序進行。二、檔案管理職責分工（一）檔案室工作人員職責1.負責學生檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全學生檔案管理臺賬，及時更新檔案信息。3.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好相關登記和手續(xù)辦理。4.對檔案庫房進行日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。5.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（二）各系（院）輔導員職責1.負責組織本系（院）學生檔案材料的收集、審核和移交工作。2.指導學生正確填寫各類檔案表格，確保檔案材料內容規(guī)范、準確。3.及時了解學生在校期間的表現(xiàn)情況，補充完善相關檔案材料。4.根據工作需要，按照規(guī)定辦理學生檔案查閱、借閱手續(xù)。（三）學校相關職能部門職責1.教務處負責提供學生學籍信息、成績等相關檔案材料。2.學生處負責提供學生獎懲、綜合測評等檔案材料。3.招生就業(yè)處負責提供學生招生錄取、就業(yè)等檔案材料。4.其他相關部門按照各自職責，做好涉及學生檔案的相關工作，并及時將有關材料移交檔案室。三、檔案收集與整理（一）檔案材料收集范圍1.學生入學登記表、學籍卡片、成績單、獎懲材料、體檢表、畢業(yè)生登記表等。2.學生黨團組織關系材料、社會實踐活動材料、各類證書復印件等。3.其他與學生在校學習、生活相關的具有保存價值的材料。（二）檔案材料收集要求1.各系（院）輔導員應按照檔案材料收集范圍，定期組織收集本系（院）學生的檔案材料，并進行初步審核。2.檔案材料應真實、完整、字跡清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆書寫，如有修改應加蓋公章或相關人員簽字確認。3.對于不符合要求的檔案材料，應及時退回相關部門或人員進行補充、更正。（三）檔案整理1.檔案室工作人員按照檔案管理的有關規(guī)定，對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應遵循便于保管和利用的原則，按照學生類別、年級、專業(yè)等進行分類，每類檔案應編制目錄，標明檔案材料的序號、名稱、日期等信息。3.建立電子檔案數(shù)據庫，將學生檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，便于查詢和統(tǒng)計。四、檔案保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存放安全。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備，并定期進行檢查和維護。（二）檔案存放方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行有序存放，便于查找和管理。2.采用密集架存放檔案的，應合理安排架位，確保檔案存放整齊、穩(wěn)固。3.對特殊載體檔案（如光盤、磁帶等），應采取專門的保管措施，確保其安全和有效。（三）檔案保管期限1.學生檔案的保管期限分為短期、中期和長期。短期檔案保管期限為5年，中期檔案保管期限為10年，長期檔案保管期限為永久。2.具體保管期限按照國家有關規(guī)定和學校實際情況確定，對于保管期限已滿的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（四）檔案清查核對1.檔案室工作人員應定期對檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案賬實相符。2.清查核對內容包括檔案數(shù)量、檔案材料完整性、檔案存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應及時記錄并采取措施進行處理。3.對清查核對結果應進行詳細記錄，形成清查報告，歸檔保存。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.本校教職工因工作需要查閱學生檔案的，應填寫《學生檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱學生檔案的，須持有單位介紹信，經學校分管領導批準后，方可查閱。3.學生本人一般不得查閱本人檔案，如有特殊情況需要查閱的，須經系（院）輔導員同意，并報檔案室備案。（二）查閱程序1.查閱人員應提前向檔案室預約查閱時間，并如實填寫《學生檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.檔案室工作人員對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排查閱地點，并提供必要的查閱設備。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案室，由檔案室工作人員進行核對和清點。（三）借閱權限1.本校教職工因工作需要借閱學生檔案的，應填寫《學生檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意，并經檔案室負責人批準后，方可借閱。2.外單位借閱學生檔案的，須持有單位正式函件，說明借閱目的、范圍和期限等，經學校分管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.學生檔案原則上不外借，如因特殊情況確需借閱的，須經系（院）輔導員同意，并報檔案室備案，借閱期限一般不超過7個工作日。（四）借閱程序1.借閱人員應按照要求填寫《學生檔案借閱申請表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.檔案室工作人員對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金，并向借閱人員發(fā)放檔案。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，并到檔案室辦理歸還手續(xù)，檔案室工作人員檢查檔案無損壞、丟失等情況后，退還借閱押金。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（二）檔案鑒定標準1.根據檔案保管期限的規(guī)定，結合學校實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經鑒定工作小組審核后，予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但內容重復、資料不全的檔案，可進行適當精簡和整理。（三）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對和登記，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經檔案鑒定工作小組組長簽字確認后，報學校分管領導審批。3.經批準銷毀的檔案，應在指定地點進行集中銷毀，銷毀過程應有專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的學生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務質量，為學校教學、科研、管理等工作提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案材料的電子化錄入，包括學生基本信息、成績、獎懲等內容。2.檔案查詢功能：提供多種查詢方式，如按學生姓名、學號、年級、專業(yè)等進行快速查詢。3.檔案統(tǒng)計功能：對檔案信息進行分類統(tǒng)計，生成各類報表，為學校決策提供數(shù)據支持。4.權限管理功能：設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息安全。5.數(shù)據備份功能：定期對檔案數(shù)據進行備份，防止數(shù)據丟失。（三）信息化管理系統(tǒng)使用與維護1.檔案室工作人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作方法，確保系統(tǒng)正常運行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據進行更新和維護，保證檔案信息的準確性和完整性。3.加強對系統(tǒng)安全的管理，設置防火墻、密碼保護等措施，防止數(shù)據泄露和非法入侵。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.學校設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對學生檔案室的工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應重點檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質量、檔案信息安全等方面的內容。3.對發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核標準，對檔案室工