PAGE托幼機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強托幼機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在托幼機(jī)構(gòu)管理、教育教學(xué)、家園共育等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本托幼機(jī)構(gòu)各部門及全體教職工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指托幼機(jī)構(gòu)在各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：托幼機(jī)構(gòu)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實完整原則：檔案的形成應(yīng)真實反映托幼機(jī)構(gòu)各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的管理、查詢和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本托幼機(jī)構(gòu)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本托幼機(jī)構(gòu)的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案工作統(tǒng)計報表。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案資料的及時歸檔。2.按照檔案管理制度的要求，對本部門檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，便于查找和利用。3.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。5.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）教職工個人職責(zé)1.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理并移交本部門檔案管理員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括托幼機(jī)構(gòu)的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、請示、報告、會議記錄、大事記等。2.教育教學(xué)類：教學(xué)計劃、教案、教材、教學(xué)活動記錄、幼兒學(xué)習(xí)成果等。3.師資隊伍建設(shè)類：教師個人檔案、培訓(xùn)記錄、考核評價等。4.幼兒管理類：幼兒入園登記表、健康檔案、考勤記錄、成長記錄等。5.家園共育類：家長委員會記錄、家長會資料、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等。6.后勤管理類：設(shè)施設(shè)備采購合同、維修記錄、食品安全檔案、衛(wèi)生保健檔案等。7.財務(wù)檔案類：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、報表等。8.其他類：各類榮譽證書、宣傳資料、照片、音像資料等具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交本部門檔案管理員。3.對于重要活動、重大事件等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)完成收集工作。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如行政管理類、教育教學(xué)類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具及排列1.檔案應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。檔案柜應(yīng)編號，每個檔案柜內(nèi)的檔案盒應(yīng)按照編號順序排列。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管檔案：凡是反映托幼機(jī)構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對本托幼機(jī)構(gòu)、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管檔案：主要是反映托幼機(jī)構(gòu)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本托幼機(jī)構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。4.短期保管檔案：主要是反映托幼機(jī)構(gòu)短期工作活動，在較短時間內(nèi)對本托幼機(jī)構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，則保管期限為[X]年。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，每季度進(jìn)行[X]次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。（五）檔案的修復(fù)與保護(hù)1.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.采用先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案進(jìn)行保護(hù)，如數(shù)字化存儲、電子備份等，確保檔案信息的安全。3.對磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢測和維護(hù)，防止信息丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本托幼機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.家長因了解幼兒在園情況查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱者可直接到綜合檔案室查閱檔案原件。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案時，借閱人應(yīng)出具本人有效身份證件，并在檔案借閱登記簿上詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。3.復(fù)制檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核后，到指定地點進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制完成后，利用者應(yīng)在檔案復(fù)制登記簿上簽字確認(rèn)。（四）利用監(jiān)督1.綜合檔案室工作人員應(yīng)監(jiān)督利用者在檔案利用過程中的行為，確保檔案的安全和完整。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合托幼機(jī)構(gòu)的實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報托幼機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督。2.檔案銷毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的托幼機(jī)構(gòu)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為托幼機(jī)構(gòu)的各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)檢索。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際