PAGE團(tuán)委工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)團(tuán)委工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于團(tuán)委工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、會(huì)議記錄、活動(dòng)策劃與總結(jié)、團(tuán)員信息、表彰獎(jiǎng)勵(lì)記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則團(tuán)委工作檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映團(tuán)委工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及黨和國家機(jī)密、團(tuán)組織機(jī)密以及個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）團(tuán)委書記職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)團(tuán)委工作檔案管理工作，確保檔案管理工作與團(tuán)委整體工作協(xié)調(diào)一致。2.制定和修訂檔案管理制度，審批檔案管理工作計(jì)劃和總結(jié)。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為團(tuán)委各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.做好檔案管理的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定及時(shí)歸還檔案。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)團(tuán)組織下發(fā)的文件、通知、指示等。2.團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議等。3.團(tuán)委組織的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要。4.團(tuán)委開展的各項(xiàng)活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻等。5.團(tuán)員信息登記表、團(tuán)員證、入團(tuán)申請(qǐng)書、入團(tuán)志愿書等。6.團(tuán)委表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件及受表彰人員名單、事跡材料等。7.團(tuán)委與其他單位、組織的往來信函、協(xié)議、合同等。8.其他與團(tuán)委工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、涂抹、損壞。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、團(tuán)務(wù)工作類、活動(dòng)類、團(tuán)員管理類、表彰獎(jiǎng)勵(lì)類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于一些重大活動(dòng)、重要文件等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或文件辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的編號(hào)、目錄等信息，確保歸檔工作的準(zhǔn)確性。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案保存，一份由檔案管理人員留存。（三）保管期限1.永久保管凡是反映團(tuán)委主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)團(tuán)委工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)團(tuán)委需要查考利用的檔案，列為30年保管。凡是在較短時(shí)期內(nèi)團(tuán)委需要查考利用的檔案，列為10年保管。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（五）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.團(tuán)委內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)團(tuán)組織及有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.其他單位、組織因工作需要查閱檔案，須經(jīng)團(tuán)委書記批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的和查閱范圍等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并確定檔案的存放位置。4.查閱人員在檔案管理人員的陪同下，到檔案庫房查閱檔案。查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意。5.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.團(tuán)委內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.其他單位、組織因工作需要借閱檔案，須經(jīng)團(tuán)委書記批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見附件[X]），注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限和借閱用途等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)借閱人員的申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并確定檔案的存放位置。4.借閱人員在檔案管理人員的陪同下，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)向檔案管理人員出具本人有效身份證件，并繳納一定數(shù)額的押金。5.檔案管理人員將借閱檔案交付借閱人員，并在《檔案借閱登記表》上詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、日期、借閱期限、借閱人員姓名、部門等信息。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，須提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。7.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案管理人員在確認(rèn)檔案完好無損后，退還借閱人員押金，并在《檔案借閱登記表》上注明檔案歸還日期。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。3.每年年底，檔案管理人員應(yīng)將檔案統(tǒng)計(jì)情況報(bào)團(tuán)委書記審核，并向上級(jí)團(tuán)組織報(bào)告。（二）鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作由團(tuán)委書記牽頭，檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)團(tuán)委書記批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀，并在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密。2.對(duì)涉及黨和國家機(jī)密、團(tuán)組織機(jī)密以及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取專門的保密措施，如單獨(dú)存放、限制查閱范圍等。3.檔案管理人員不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得在私人通信、公開場(chǎng)合談?wù)摍n案機(jī)密事項(xiàng)。4.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，確保檔案