PAGE執(zhí)法局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)執(zhí)法局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在執(zhí)法工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于執(zhí)法局機(jī)關(guān)各科室、所屬各單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。執(zhí)法局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則。檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映執(zhí)法工作的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為執(zhí)法工作提供有力支持。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全保管，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局長(zhǎng)為組長(zhǎng)，副局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）辦公室作為檔案管理的具體承辦部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。5.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)對(duì)各科室、所屬各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.做好檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）各科室、所屬各單位負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照檔案管理要求及時(shí)移交局辦公室。指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)范性文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.執(zhí)法工作中形成的執(zhí)法文書(shū)、案件卷宗、調(diào)查取證材料、聽(tīng)證記錄、處罰決定等。4.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。5.人事管理方面的文件，如干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。6.財(cái)務(wù)管理方面的文件，如預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.固定資產(chǎn)管理方面的文件，如購(gòu)置、處置、清查等材料。8.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。9.各類聲像資料，如照片、錄音、錄像等，反映本局重要活動(dòng)、執(zhí)法現(xiàn)場(chǎng)等情況。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室、所屬各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性，不得擅自涂改、剪裁、銷毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)本局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類。2.執(zhí)法檔案按照案件類別進(jìn)行分類整理，一案一卷，卷內(nèi)材料按照案件辦理程序依次排列。3.聲像檔案按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，并編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.執(zhí)法檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或拍攝完成后及時(shí)整理歸檔。4.電子檔案應(yīng)隨紙質(zhì)檔案同步歸檔，并定期進(jìn)行備份。（二）歸檔程序1.各科室、所屬各單位將整理好的檔案移交局辦公室，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.局辦公室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核合格的檔案按照分類方案進(jìn)行編號(hào)、裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫(xiě)相關(guān)信息。4.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（三）保管期限劃分1.永久保管的檔案：本局制定的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)指導(dǎo)意義和歷史價(jià)值的規(guī)范性文件。重要的執(zhí)法案件卷宗，涉及重大違法違紀(jì)行為、社會(huì)影響較大的案件。本局機(jī)構(gòu)演變、人事任免等重要文件材料。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、年度決算等重要財(cái)務(wù)文件。與上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議。反映本局重大活動(dòng)、重要事件的聲像檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：一般性的執(zhí)法案件卷宗，保存期限為30年。本局年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。人事管理方面的一般性文件材料，如干部考核、培訓(xùn)記錄等。固定資產(chǎn)管理方面的文件材料，保存期限為30年。3.短期保管的檔案：臨時(shí)性的工作文件、資料，保存期限為10年。一般性的會(huì)議記錄、紀(jì)要等。一般性的聲像資料，保存期限為10年。（四）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和本局檔案管理制度，不得損害國(guó)家利益和社會(huì)公共利益。2.服務(wù)大局原則。檔案利用應(yīng)圍繞本局中心工作，為執(zhí)法決策、行政管理、社會(huì)服務(wù)等提供有力支持。3.方便快捷原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.安全保密原則。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本局相關(guān)檔案。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的查閱、借閱檔案的情形。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)局辦公室審批。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)局辦公室審核后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)局辦公室審核后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)局辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案材料。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記局辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理和利用提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.檔案的保存期限是否符合規(guī)定。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)等信息。4.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館備案。（五）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保電子檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案基本信息、文件內(nèi)容等的錄入和編輯。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名年份、保管期限等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)