PAGE誰會編寫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則。檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則。檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作歷程，保證檔案的完整性。4.保密性原則。對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立檔案管理中心，負責全面的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司/組織檔案管理制度。2.負責制定檔案管理工作的年度計劃和長遠規(guī)劃，并組織實施。3.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。4.負責檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全與完整，定期對檔案進行檢查、清點和統(tǒng)計。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時提供利用，并做好記錄。7.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。8.負責對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。9.負責收集、整理和保管與公司/組織有關的各種資料，如榮譽證書、合同協(xié)議、宣傳資料等。10.完成公司/組織領導交辦的其他有關檔案管理的工作任務。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.財務檔案類：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告、稅務資料等財務方面的檔案。3.業(yè)務檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術研發(fā)檔案、客戶服務檔案等。4.工程檔案類：針對工程項目，包括項目立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收文件等。5.合同檔案類：各類合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術合同等。6.資質(zhì)檔案類：公司/組織的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證等相關資質(zhì)文件。7.榮譽檔案類：公司/組織獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等。8.其他檔案類：不屬于上述分類的其他檔案，如照片檔案、音像檔案、實物檔案等。（二）檔案編號檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的方式。分類號按照上述檔案分類確定，年度為檔案形成的年份，流水號為該年度內(nèi)同類檔案的順序號例如，行政檔案類2023年的第5份檔案編號為XZ2023005。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案形成部門應在工作活動結束后，按照檔案管理要求，及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.對于外出參加會議、培訓、考察等活動帶回的文件材料，應在活動結束后一周內(nèi)交檔案管理部門歸檔。4.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查，督促各部門及時歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行整理。2.整理檔案時，應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對紙質(zhì)檔案，應進行分類、排序、編目、裝訂等工作；對電子檔案，應進行分類存儲、命名規(guī)范、建立索引等操作。4.檔案整理過程中，應剔除重復、無效的文件材料，對破損、褪色的文件進行修復或復制。5.整理后的檔案應編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應采用檔案密集架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。3.照片檔案、音像檔案、實物檔案等應根據(jù)其特點，分別采用相應的保管方式，如相冊存放、光盤存儲、專柜保管等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案應增加檢查次數(shù)。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應及時采取措施進行處理。3.檢查結果應記錄在案，并向公司/組織領導報告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊應經(jīng)公司/組織領導審批后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案信息徹底銷毀。3.檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.檔案銷毀清冊應作為檔案資料長期保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。4.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人員當面清點檔案數(shù)量，并辦理交接手續(xù)。4.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于[具體分辨率]，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)字化后的檔案應進行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點等，提高圖像質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人員、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權限管理功能：設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。