PAGE幸福院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幸福院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幸福院管理、服務(wù)及歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幸福院各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指幸福院在各項(xiàng)工作活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幸福院檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映幸福院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況和歷史過程。3.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及個人隱私、敏感信息等檔案嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案的整理、分類應(yīng)便于查找和使用，并提供必要的利用條件。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全幸福院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理幸福院各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為幸福院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制必要的檢索工具和參考資料。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。7.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，對各部門檔案的收集、整理、保管等情況進(jìn)行檢查和考核。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。5.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括幸福院的各項(xiàng)規(guī)章制度文件、工作計劃與總結(jié)、會議記錄、大事記、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.服務(wù)管理類：入住老人檔案、服務(wù)記錄、健康檔案、護(hù)理記錄、康復(fù)記錄、膳食管理檔案等。3.設(shè)施設(shè)備類：幸福院的建筑圖紙、設(shè)施設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備檔案等。4.文化活動類：幸福院組織的各類文化活動方案、活動照片、視頻、獲獎證書等。5.對外交流類：與上級部門、社會組織、其他幸福院等的往來文件、合作協(xié)議、交流活動記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或散失。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，如2023年永久辦公室文件、2023年長期財務(wù)報表等。2.服務(wù)管理類檔案：以入住老人為單位，按照健康檔案、護(hù)理記錄、康復(fù)記錄等類別分別整理，建立個人檔案袋。3.設(shè)施設(shè)備類檔案：按照設(shè)備名稱、型號進(jìn)行分類，將設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等相關(guān)文件集中整理。4.文化活動類檔案：按照活動主題、時間進(jìn)行分類，將活動方案、照片、視頻等資料整理成冊。5.對外交流類檔案：按照往來單位、文件類型進(jìn)行分類，如與[社會組織名稱]往來文件、與上級部門合作協(xié)議等。（五）編號與編目1.檔案編號：采用分類編號法，為每一類檔案編制唯一的編號。例如，行政管理類檔案編號為XZ年份流水號，服務(wù)管理類檔案編號為FW老人編號類別編號等。2.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、來源等信息，以便快速查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案排列整齊、有序，便于查找和管理。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時更換或修復(fù)。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、編號順序等進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和利用。2.對于珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：反映幸福院主要職能活動和歷史面貌的，對幸福院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出檔案保管期限的初步意見，報綜合檔案室審核確定。（五）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并報告上級主管部門。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和幸福院檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)至上原則：以滿足幸福院各項(xiàng)工作需要和入住老人及家屬需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用范圍1.幸福院內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.入住老人及家屬因合法權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案的，經(jīng)幸福院相關(guān)部門批準(zhǔn)后，可在綜合檔案室查閱。3.外單位因工作需要查閱幸福院檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)幸福院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。2.查閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。4.查閱檔案完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，并辦理歸還手續(xù)，由檔案管理人員核對檔案數(shù)量和完整性。（四）利用反饋1.綜合檔案室應(yīng)定期收集利用檔案人員的反饋意見，了解檔案利用效果，不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。2.對于利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、查閱手續(xù)繁瑣等，應(yīng)及時進(jìn)行整改，提高檔案利用效率和質(zhì)量。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合幸福院的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時，應(yīng)審查檔案的內(nèi)容是否反映幸福院的主要職能活動，是否具有歷史查考價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和憑證價值。3.對于保管期限已滿但仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。2.《檔案鑒定意見書》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期來源、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。3.經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報幸福院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀手續(xù)1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》一式兩份，一份留存綜合檔案室，一份報幸福院主管領(lǐng)導(dǎo)備案。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。七、電子檔案管理（一）電子檔案定義電子檔案是指幸福院在工作活動中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧稀＃ǘ╇娮訖n案收集與整理1.各部門應(yīng)及時將工作中形成的電子文件收集齊全，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保內(nèi)容一致。電子文件的整理應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案的整理原則和方法，建立相應(yīng)的電子檔案目錄。（三）電子檔案存儲1.采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.對電子檔案的存儲載體應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，注明檔案名稱、存儲日期、保管期限等信息。3.定期檢查電子檔案的存儲情況，確保存儲載體的可讀性和數(shù)據(jù)的完整性。（四）電子檔案利用1.建立電子檔案查閱系統(tǒng)，方便幸福院內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱利用電子檔案。2.查閱電子檔案時，應(yīng)遵守與紙質(zhì)檔案相同的利用手續(xù)和保密規(guī)定。3.對電子檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、