PAGE煙臺(tái)學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煙臺(tái)學(xué)校檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煙臺(tái)學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)以及全體教職員工和學(xué)生。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，便于檔案的查閱、借閱和利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供及時(shí)、高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)管理工作。3.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)全校各部門(mén)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。8.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）各部門(mén)檔案工作小組學(xué)校各部門(mén)成立檔案工作小組，由部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)組織本部門(mén)各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查閱、借閱等利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案支持。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，熟練運(yùn)用檔案管理信息化系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。4.積極主動(dòng)地為學(xué)校各部門(mén)和教職員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，熱情接待檔案利用者，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和安全。7.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案編研工作，參與編寫(xiě)檔案參考資料，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)。8.完成學(xué)校檔案管理部門(mén)交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、教師業(yè)務(wù)、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備、外事、聲像、實(shí)物等十二大類(lèi)。具體分類(lèi)如下：1.黨群類(lèi)：主要包括學(xué)校黨組織的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、組織關(guān)系介紹信、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、思想?yún)R報(bào)等。2.行政類(lèi)：涵蓋學(xué)校行政工作的各類(lèi)文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.教學(xué)類(lèi)：包含教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)質(zhì)量分析報(bào)告、教學(xué)改革方案、教學(xué)評(píng)估材料等。4.科研類(lèi)：涉及學(xué)校科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、論文發(fā)表、科研成果鑒定證書(shū)、專利證書(shū)等科研活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料。5.學(xué)生類(lèi)：包括學(xué)生學(xué)籍檔案（如入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等）、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)記錄、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等。6.教師業(yè)務(wù)類(lèi)：主要有教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案（如學(xué)歷證書(shū)、教師資格證書(shū)、職稱評(píng)審材料、教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)、教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)材料等）、教師培訓(xùn)記錄、教師考核材料等。7.財(cái)會(huì)類(lèi)：包含學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、收費(fèi)票據(jù)存根等財(cái)務(wù)工作中形成的各類(lèi)文件材料。8.基建類(lèi)：涉及學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工許可證、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料。9.設(shè)備類(lèi)：包括學(xué)校教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等固定資產(chǎn)的購(gòu)置計(jì)劃、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)記錄等。10.外事類(lèi)：涵蓋學(xué)校對(duì)外交流合作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，如外事協(xié)議、邀請(qǐng)函、出訪報(bào)告、接待記錄等。11.聲像類(lèi)：主要有學(xué)校各類(lèi)活動(dòng)的照片、錄像、錄音帶、光盤(pán)等聲像資料。12.實(shí)物類(lèi)：包括學(xué)校獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗等實(shí)物檔案。（二）檔案編號(hào)及標(biāo)識(shí)1.檔案編號(hào)采用“年度類(lèi)別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如，“2023行政001”表示2023年度行政類(lèi)的第1份檔案。2.為便于檔案的識(shí)別和管理，在檔案盒封面和脊背顯著位置標(biāo)注檔案編號(hào)、類(lèi)別、年度、保管期限等信息。同時(shí)，在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立電子標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和定位。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)以及全體教職員工和學(xué)生在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，均屬收集范圍。具體包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與學(xué)校工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.學(xué)校制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.教學(xué)過(guò)程中形成的教案、課件、試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。4.科研項(xiàng)目申報(bào)、研究、結(jié)題過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料。5.學(xué)生的學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料、獎(jiǎng)懲記錄等。6.教師的業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)成果、科研成果等相關(guān)材料。7.學(xué)校財(cái)務(wù)工作中的預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。8.學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件材料。9.學(xué)校設(shè)備購(gòu)置、維護(hù)、報(bào)廢等相關(guān)文件材料。10.學(xué)校對(duì)外交流合作活動(dòng)中形成的外事文件、協(xié)議、邀請(qǐng)函等。11.學(xué)校各類(lèi)活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料。12.學(xué)校獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)檔案工作小組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，可收集復(fù)印件，并注明原件存放處。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的文件材料移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，確保分類(lèi)準(zhǔn)確、合理。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄，建立檔案檢索體系，便于快速查找和利用。4.對(duì)破損或褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。5.按照檔案裝訂要求，對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。同一類(lèi)別的文件材料應(yīng)集中在一起，不同類(lèi)別的文件材料應(yīng)分開(kāi)存放。2.編號(hào)：對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)一致。編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和管理。3.編目：填寫(xiě)檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，作為檔案檢索工具。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得壓字、掉頁(yè)。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列。在檔案盒封面和脊背顯著位置標(biāo)注檔案編號(hào)、類(lèi)別、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行處理。4.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括學(xué)校的重要規(guī)章制度、重大決策、重要會(huì)議記錄、重要人事任免、重大科研成果、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為30年。主要包括學(xué)校的一般性規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為10年。主要包括學(xué)校的臨時(shí)性文件、一般性通知、短期教學(xué)活動(dòng)記錄、臨時(shí)性科研項(xiàng)目檔案等。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案信息化水平，為檔案利用者提供方便快捷的服務(wù)，滿足其合理利用需求。3.保密安全原則在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可根據(jù)需要，到學(xué)校檔案管理部門(mén)查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并與檔案利用者簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用者的申請(qǐng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)制，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋學(xué)校檔案管理部門(mén)印章，以保證其真實(shí)性和有效性。（三）利用審批1.校內(nèi)查閱、借閱檔案，由檔案利用者所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.校外單位查閱、借閱檔案，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，利用時(shí)須經(jīng)學(xué)校保密工作部門(mén)審批，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案工作負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。具體鑒定內(nèi)容包括：1.檔案是否反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，是否對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值。2.檔案是否記錄學(xué)校一般性工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作是否有查考利用價(jià)值。3.檔案是否反映學(xué)校短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作是否有查考利用價(jià)值。4.檔案是否已失去保存價(jià)值，如文件內(nèi)容已過(guò)時(shí)、重復(fù)、無(wú)參考價(jià)值等。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和分類(lèi)，提供檔案的基本情況和相關(guān)信息。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對(duì)