PAGE工程實驗室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工程實驗室檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在實驗室建設(shè)、科研、教學及管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程實驗室全體工作人員，涵蓋實驗室建設(shè)、運行、科研項目開展、教學實踐等過程中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是工程實驗室在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實驗室檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映實驗室各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理實驗室在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責工程實驗室檔案的統(tǒng)籌管理工作。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案管理工作。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行處理。6.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高實驗室工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。7.提供檔案查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對利用檔案的情況進行登記和跟蹤。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。其職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、核對等工作，及時反饋本部門檔案管理中存在的問題。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務工作，為本部門人員利用檔案提供便利。（三）實驗室負責人實驗室負責人對檔案管理工作負總責，其職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，將檔案管理工作納入實驗室整體工作計劃。2.指導和監(jiān)督檔案管理部門及各部門兼職檔案員的工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.審核檔案管理部門制定的檔案管理制度和工作計劃，確保檔案管理工作符合實驗室實際需求。4.對重要檔案的保管、利用等情況進行檢查，保障檔案的安全和有效利用。三、檔案分類及編號（一）檔案分類工程實驗室檔案分為以下幾大類：1.行政管理類上級文件：包括國家、地方政府及主管部門下發(fā)的與實驗室相關(guān)的各類文件。實驗室文件：實驗室制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、通知等文件。人事檔案：實驗室工作人員的個人檔案，包括入職材料、考核記錄、培訓記錄、獎懲情況等。財務檔案：實驗室的財務收支憑證、報表、審計報告等財務文件。設(shè)備檔案：實驗室設(shè)備的購置合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等文件。安全檔案：實驗室安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告等文件。2.科研項目類項目申報材料：包括項目申請書、可行性研究報告、項目預算書等。項目研究過程文件：項目研究過程中形成的實驗記錄、數(shù)據(jù)采集表、研究報告、論文發(fā)表情況等。項目驗收材料：項目驗收申請書、驗收報告、成果鑒定證書等。3.教學實踐類教學計劃：實驗室承擔的教學課程教學大綱、教學進度表等。教學資料：實驗指導書、學生實驗報告、實習報告、教學課件等。教學成果：教學獲獎證書、教學改革項目材料等。4.實驗室建設(shè)類實驗室規(guī)劃：實驗室建設(shè)規(guī)劃書、可行性研究報告等。實驗室設(shè)計圖紙：實驗室平面布局圖、裝修設(shè)計圖、水電線路圖等。實驗室建設(shè)合同：實驗室建設(shè)工程合同、設(shè)備采購合同等。實驗室驗收文件：實驗室竣工驗收報告、設(shè)備驗收清單等。5.聲像檔案類照片檔案：實驗室建設(shè)、科研、教學等活動中拍攝的具有保存價值的照片。錄像檔案：實驗室相關(guān)活動的錄像資料。錄音檔案：重要會議、講座等的錄音資料。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行編號。編號采用分類號+年度號+流水號的形式，具體規(guī)則如下：1.分類號：按照檔案分類類別，分別用大寫字母表示，如行政管理類用“XZ”表示，科研項目類用“KY”表示，教學實踐類用“JX”表示，實驗室建設(shè)類用“JS”表示，聲像檔案類用“SX”表示。2.年度號：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯數(shù)字依次編號，如“0001”“0002”等。例如，一份2023年形成的行政管理類實驗室規(guī)章制度文件，其編號為“XZ2023XXXX”，其中“XXXX”為流水號。四、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門兼職檔案員應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的完整性。收集范圍包括但不限于：1.上級部門下發(fā)的與實驗室工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.實驗室制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等文件。3.科研項目申報、研究、驗收過程中形成的所有文件材料。4.教學實踐活動中產(chǎn)生的教學計劃、教學資料、教學成果等文件。5.實驗室建設(shè)過程中的規(guī)劃、設(shè)計、合同、驗收等文件。6.實驗室日常工作中形成的設(shè)備檔案、安全檔案以及聲像檔案等。（二）收集要求1.及時性：各部門兼職檔案員應在文件材料形成后及時收集，確保檔案的時效性。2.完整性：收集的文件材料應齊全完整，包括文件的正本、副本及相關(guān)附件等。3.準確性：對收集的文件材料進行認真核對，確保內(nèi)容準確無誤。（三）整理原則檔案整理應遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.行政管理類檔案按照文件的類別進行分類，如上級文件、實驗室文件等。同一類文件按照時間順序排列，編號裝訂成冊，并編制目錄。2.科研項目類檔案按照項目申報、研究、驗收等階段進行分類整理。每個階段的文件按照重要程度和時間順序排列，編制項目檔案清單，并在每份文件上加蓋項目章。3.教學實踐類檔案按照教學計劃類別進行分類，如理論教學、實踐教學等。同一類教學資料按照課程或項目進行整理，編制教學檔案目錄。4.實驗室建設(shè)類檔案按照實驗室建設(shè)的不同階段進行分類，如規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等。每個階段的文件按照文件性質(zhì)和時間順序排列，編制實驗室建設(shè)檔案目錄。5.聲像檔案類按照照片、錄像、錄音等類別進行分類。對聲像檔案進行編號，并注明拍攝時間（或錄制時間）、地點、內(nèi)容等信息，編制聲像檔案目錄。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，移交時間為每年[具體時間]。2.檔案管理部門在接收檔案時，應對檔案的完整性、準確性進行檢查，對不符合要求的檔案，應退回原部門重新整理。3.檔案管理部門對接收的檔案進行分類、編號、編目等處理后，按照檔案保管要求進行上架保管。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及實驗室重大決策、重要科研成果、長期保存的教學資料等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案。2.長期保管的檔案：實驗室建設(shè)、科研項目、教學實踐等工作中形成的在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：實驗室日常工作中形成的在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限一般為[具體年限]年。（三）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，并定期進行檢查和維護。3.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.實驗室工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或者抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊需要借閱實驗室檔案，應提前向?qū)嶒炇姨岢錾暾?，?jīng)實驗室負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和實驗室負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應對借閱申請表進行審核，對不符合借閱條件的申請予以拒絕。借閱檔案時，應向借閱人員明確告知檔案的保密規(guī)定和借閱期限，并要求借閱人員在借閱期間妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應對檔案的完整性和安全性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題和充分協(xié)商的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成，并指定專人負責具體鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實、完整，是否反映了實驗室工作的實際情況。2.檔案的保存價值，是否具有查考利用價值，是否符合保管期限的規(guī)定。3.檔案的密級，是否仍需保密，是否符合保密規(guī)定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標準，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息。4.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長審