PAGE企業(yè)檔案管理制度清單一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司的各項活動，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的借閱、歸還登記，監(jiān)督檔案的使用情況，確保檔案的安全。6.組織開展檔案的編研工作，編寫檔案參考資料，為公司決策提供依據(jù)。7.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓和業(yè)務指導。（二）各部門1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案整理歸檔，并定期移交綜合管理部門。3.嚴格遵守檔案借閱制度，確保本部門檔案的安全和完整。4.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等。3.公司各項規(guī)章制度、工作流程、崗位職責等文件。4.公司與外部簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。6.公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、統(tǒng)計報表、業(yè)務數(shù)據(jù)等。7.公司的技術研發(fā)資料，包括項目立項報告、可行性研究報告、技術方案、圖紙等。8.公司的市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、客戶信息等。9.公司的行政公文、函件、通知、通報等。10.公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。11.公司的固定資產(chǎn)檔案，包括設備采購合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。12.公司的基本建設檔案，包括工程立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。13.公司的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。14.公司的照片、音像資料，包括公司活動照片、會議錄像、產(chǎn)品宣傳視頻等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門形成的檔案，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應實行雙套制或多套制保存，防止因意外情況導致檔案丟失。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等類別。2.對每一類檔案進行細分，例如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類等二級類目；科技檔案可分為科研項目類、產(chǎn)品研發(fā)類、工程建設類等二級類目。3.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。5.對檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.文書檔案黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作等方面的文件。行政管理類：包括公司行政事務、辦公管理、會議管理、信訪接待等方面的文件。經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營決策、市場營銷、財務管理、人力資源管理等方面的文件。生產(chǎn)管理類：包括公司生產(chǎn)計劃、質(zhì)量管理、設備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件。技術管理類：包括公司技術研發(fā)、技術創(chuàng)新、技術改造等方面的文件。其他類：不屬于上述類別的其他文書檔案。2.科技檔案科研項目類：包括科研項目立項、研究、驗收等過程中形成的文件。產(chǎn)品研發(fā)類：包括產(chǎn)品設計、開發(fā)、試制等過程中形成的文件。工程建設類：包括工程規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件。設備儀器類：包括設備采購、安裝、調(diào)試、使用、維護等過程中形成的文件。3.財務檔案會計憑證類：包括記賬憑證、原始憑證等。會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬等。財務報表類：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務審計類：包括審計報告、審計工作底稿等。其他財務類：不屬于上述類別的其他財務檔案。4.人事檔案員工基本信息類：包括員工入職登記表、身份證復印件、學歷證書復印件等。勞動合同類：包括員工勞動合同、續(xù)簽合同等。培訓記錄類：包括員工培訓計劃、培訓記錄、培訓證書等。績效考核類：包括員工績效考核方案、考核結(jié)果等。薪酬福利類：包括員工工資表、獎金發(fā)放記錄、福利政策等。其他人事類：不屬于上述類別的其他人事檔案。5.業(yè)務檔案市場營銷類：包括市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、客戶信息等。合同協(xié)議類：包括公司與外部簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。項目管理類：包括項目立項報告、項目進度報告、項目驗收報告等。其他業(yè)務類：不屬于上述類別的其他業(yè)務檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度類別號順序號”的結(jié)構。2.全宗號：公司全宗號為[具體全宗號]。3.年度：采用公元紀年，如“2023”表示2023年度。4.類別號：根據(jù)檔案分類方案，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示文書檔案中的黨群工作類。5.順序號：按照檔案整理順序依次編號，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份2023年度黨群工作類的第5份文件，其編號為：[全宗號]2023010005。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等文件，公司章程，重要會議記錄，重大合同協(xié)議等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：主要是公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。如年度工作計劃、總結(jié)，中期財務報表，一般性合同協(xié)議等。保管期限為10年的檔案：是公司在較短時期內(nèi)需要查考利用的文件材料。如季度報表，一般性行政文件通知等。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可借閱檔案，外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領導批準。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息。2.所在部門負責人簽字審批，涉及重要檔案或機密檔案的，需經(jīng)公司分管領導或總經(jīng)理批準。3.將《檔案借閱申請表》交綜合管理部門檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容查找檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人憑有效證件到檔案庫房領取檔案，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數(shù)量，并告知借閱注意事項。5.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.借閱人應愛護檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案。2.未經(jīng)綜合管理部門同意，借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進行復印，復印件應與原件核對無誤后加蓋檔案管理專用章。4.利用檔案過程中形成的記錄、筆記等資料，不得擅自留存，如需留存，應經(jīng)檔案管理人員同意。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員為成員。（二）鑒定方法1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，鑒定小組應逐份進行審查，提出銷毀意見。3.對于涉及公司機密或重要業(yè)務的檔案，應進行專門鑒定，確保銷毀工作的安全性和保密性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領導或總經(jīng)理批準后，由綜合管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀現(xiàn)場拍照或錄像，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設：選用適合公司檔案管理需求的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等