PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委檔案制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委及其所屬各部門在工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集和整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委設(shè)立專門的檔案管理辦公室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價值。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級關(guān)工委及相關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、指示、會議紀要等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、工作方案等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委組織開展的各類活動的文件、資料、照片、視頻等，如主題教育活動、關(guān)愛幫扶活動、調(diào)研活動等。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委與其他單位、部門的往來文件、函件、協(xié)議等。5.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委工作人員的人事檔案、考核材料、培訓記錄等。6.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委工作中形成的統(tǒng)計報表、財務(wù)憑證、審計報告等。7.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委工作成果和社會影響的榮譽證書、獎狀、媒體報道等。8.其他具有保存價值的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、準確、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，符合檔案管理的要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集和保存，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔程序1.各部門在完成某項工作或活動后，應(yīng)及時將形成的檔案材料進行整理，按照檔案分類方案進行分類。2.將分類后的檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，確保目錄清晰、準確。4.將整理好的檔案材料連同檔案目錄一并移交檔案管理部門，檔案管理部門進行審核和接收，辦理交接手續(xù)。四、檔案的分類與編號（一）分類方法鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委檔案采用年度機構(gòu)問題分類法進行分類。1.年度分類按照檔案形成年度進行分類，每年形成的檔案單獨設(shè)立一個類別，如2023年檔案、2024年檔案等。2.機構(gòu)分類按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置進行分類，如辦公室檔案、關(guān)愛工作部檔案、宣傳教育部檔案等。3.問題分類在年度和機構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，按照檔案反映的問題進行進一步分類，如工作計劃、工作總結(jié)、活動記錄、人事檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+機構(gòu)代碼+問題代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度代碼采用四位數(shù)字表示，如2023。3.機構(gòu)代碼根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置進行編制，用兩位數(shù)字表示，如01表示辦公室，02表示關(guān)愛工作部等。4.問題代碼根據(jù)檔案分類情況進行編制，用兩位數(shù)字表示，如01表示工作計劃，02表示工作總結(jié)等。5.順序號按照檔案在該類別中的排列順序依次編制三位數(shù)字，如001、002等。例如，2023年辦公室形成的第5份工作計劃檔案編號為：20230101005。五、檔案的整理與編目（一）整理要求1.對接收的檔案材料進行進一步的整理，去除不必要的附件、重復文件等，確保檔案材料的簡潔明了。2.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，保證檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案裝訂要求，將檔案材料進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。（二）編目內(nèi)容1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.對重要檔案或成套檔案編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、題名、日期、頁號、備注等信息，便于查閱檔案內(nèi)容。3.編寫檔案備考表，備考表應(yīng)記錄檔案的整理情況、變動情況、鑒定情況等信息，以備日后查考。（三）編目格式1.檔案目錄采用A4紙打印，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨保存。2.卷內(nèi)目錄和備考表應(yīng)與檔案材料統(tǒng)一規(guī)格，裝訂在檔案材料的首頁和末頁。3.編目信息應(yīng)填寫準確、清晰，字體統(tǒng)一，符合檔案管理的規(guī)范要求。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，按照檔案分類順序進行排列，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委制定的重要規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等具有長遠歷史價值和查考利用價值的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性的工作計劃、總結(jié)、活動記錄等文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時性的文件材料、一般性的報表等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、完好無損。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，對已到保管期限的檔案應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環(huán)境整潔、通風良好。4.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮等工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、防蟲藥品等。5.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行利用審批，確保檔案信息不泄露。2.遵循方便利用原則，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委工作提供及時、有效的服務(wù)。3.遵循依法利用原則，嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，規(guī)范檔案利用行為，保障檔案利用的合法性。（二）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級關(guān)工委及相關(guān)部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.其他單位、部門因工作聯(lián)系需要查閱檔案，但需經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委領(lǐng)導批準。（三）利用手續(xù)1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級關(guān)工委及相關(guān)部門查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。3.其他單位、部門查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委領(lǐng)導批準后，到檔案管理部門查閱，并按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。（四）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.對于需要借閱檔案的利用者，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并督促利用者按時歸還。3.利用者在查閱或借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已到保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否涉及重要歷史事件、重要人物、重要決策等，是否具有查考利用價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定小組進行鑒定。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)簽署銷毀意見，并報鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委領(lǐng)導審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工委領(lǐng)導批準后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和合法性。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行記錄，如拍照、錄像等，并存檔備查。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。九、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出數(shù)量、整理情況、利用情況等進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)定期向上級關(guān)工委及鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導報告。（二）移交工作1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)工