PAGE集體經(jīng)濟(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集體經(jīng)濟(jì)組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集體經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本集體經(jīng)濟(jì)組織及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映集體經(jīng)濟(jì)組織的各項活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，確保檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及集體經(jīng)濟(jì)組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為集體經(jīng)濟(jì)組織的決策、管理和發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本集體經(jīng)濟(jì)組織的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備具備檔案管理專業(yè)知識和技能的人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本集體經(jīng)濟(jì)組織的檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案工作的順利開展。3.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，對各類檔案進(jìn)行分類、編號、整理、編目、裝訂等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，根據(jù)集體經(jīng)濟(jì)組織的需求，提供檔案信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作、歷史研究等提供依據(jù)和參考。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。8.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時了解和掌握檔案管理工作的新政策、新要求，推動本集體經(jīng)濟(jì)組織檔案管理工作的不斷發(fā)展。（三）各部門、各分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)在各項活動中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)檔案工作的日常管理和督促檢查，確保檔案工作的正常開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映集體經(jīng)濟(jì)組織發(fā)展歷程、重大事件、重要決策等方面的文件材料。2.各類合同、協(xié)議、章程、制度等文件。3.財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等財務(wù)檔案。4.土地承包、資產(chǎn)處置、項目建設(shè)等業(yè)務(wù)檔案材料。5.人事檔案、勞動工資檔案等。6.科技檔案、設(shè)備檔案等。7.聲像檔案、電子檔案等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門、本分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案載體和書寫材料的要求。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，便于查找和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）”的分類方法，對每份文件進(jìn)行編號、編目，裝訂成冊。2.財務(wù)檔案：按照會計年度、類別進(jìn)行分類整理，將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，并編制財務(wù)檔案目錄。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，如土地承包檔案、資產(chǎn)處置檔案、項目建設(shè)檔案等，按照業(yè)務(wù)流程和時間順序進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，編寫卷內(nèi)目錄。4.人事檔案：按照檔案管理規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行分類整理，建立人事檔案卷宗，填寫檔案目錄和履歷表等。5.科技檔案：按照項目或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，對科研項目、技術(shù)改造、設(shè)備安裝等檔案進(jìn)行整理，建立科技檔案卷宗，編寫卷內(nèi)目錄和項目簡介。6.聲像檔案：按照形成時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，對照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行編號、編目，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。7.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子文件進(jìn)行編號、命名、存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，如安裝防火門煙感報警器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門窗、遮光窗簾、空氣凈化器等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案保管設(shè)備1.根據(jù)檔案的種類和數(shù)量，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、密集架、光盤柜、磁帶柜等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取專門的保護(hù)措施，如使用特制的檔案盒、卷皮、包裝材料等，進(jìn)行單獨(dú)存放和保管。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.按照檔案的保管期限和類別，對檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對不同保管期限的檔案，應(yīng)分別設(shè)置存放區(qū)域，并做好標(biāo)識。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（四）檔案保密措施1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及集體經(jīng)濟(jì)組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案管理工作中，如因工作需要接觸檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對檔案庫房、查閱場所等應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案的安全保密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集體經(jīng)濟(jì)組織的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免因個人主觀因素影響鑒定結(jié)果。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等，確定其是否具有保存價值。2.分析比較法：通過對同類檔案、不同時期檔案的分析比較，判斷檔案的保存價值。3.效益評估法：從檔案對集體經(jīng)濟(jì)組織的決策、管理、發(fā)展等方面的效益出發(fā)，評估檔案的保存價值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要文件、重大事件、重要決策等檔案，應(yīng)永久保存。2.反映集體經(jīng)濟(jì)組織發(fā)展歷程、基本情況、業(yè)務(wù)活動等方面的檔案，保存期限為[X]年。3.一般性文件、臨時性文件等檔案，保存期限為[X]年。4.已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后予以銷毀。（五）銷毀程序1.檔案管理部門對已鑒定為失去保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報集體經(jīng)濟(jì)組織負(fù)責(zé)人審批同意。審批同意后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。（六）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。2.對電子檔案，采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)對電子檔案進(jìn)行備份，并在備份數(shù)據(jù)上注明銷毀情況。銷毀后應(yīng)對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理損壞，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。3.對聲像檔案，采用銷毀磁帶、光盤等存儲介質(zhì)的方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本集體經(jīng)濟(jì)組織的檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)集體經(jīng)濟(jì)組織的發(fā)展為宗旨，積極為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作、歷史研究等提供檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用價值。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本集體經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱檔案。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位或個人因特殊需要查閱、借閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本集體經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批情況，為查閱、借閱人員提供檔案，并做好登記記錄。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容和用途，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位或個人查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報集體經(jīng)濟(jì)組織負(fù)責(zé)人審批。審批同意后，辦理查閱借閱手續(xù)。（四）利用方式及要求1.查閱檔案：查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱檔案：借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，不得逾期不還。借閱期間，應(yīng)妥善保管檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、涂改、丟失等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案信息開發(fā)利用：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)集體經(jīng)濟(jì)組織的需求，對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，如編寫檔案資料匯編、大事記、組織沿革等，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作、歷史研究等提供參考依據(jù)。同時，應(yīng)積極開展檔案信息咨詢服務(wù)，為有關(guān)單位和個人提供檔案信息查詢和利用服務(wù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為集體經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)信息資源的有效利用。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本集體經(jīng)濟(jì)組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)具有良好的兼容性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行功能需求分析和設(shè)計，包括檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需要。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，并對各類檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。同時，要對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和可靠性。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案