PAGE檢察院檔案制度創(chuàng)新一、總則（一）目的為了加強檢察院檔案管理，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，適應檢察工作發(fā)展的需要，依據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合檢察院工作實際，制定本創(chuàng)新檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于檢察院機關各部門及全體檢察人員在工作中形成的各類檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檢察院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案應如實反映檢察工作的全過程，保證檔案內容的真實性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為檢察工作提供便捷的服務。4.安全保密原則加強檔案安全保密措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護國家和檢察機關的安全與利益。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責全院檔案的集中管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案，并做好檔案移交過程中的相關工作。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)。7.開展檔案業(yè)務培訓和指導，提高全院檢察人員的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開展相關檔案管理活動。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，及時反饋本部門檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本院工作相關的文件、指示、規(guī)定等。2.本院形成的各類法律文書、工作文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、案件材料、人事檔案、財務檔案等。3.本院在履行法律監(jiān)督職能過程中形成的各類證據材料、調查筆錄、鑒定意見等。4.本院與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門工作中形成的文件材料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.對于重要文件和緊急文件，應優(yōu)先收集并及時移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案分類方案對收集的檔案進行分類整理。分類應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于管理和利用。2.對紙質檔案進行編號、編目、裝訂等處理，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。3.對于電子檔案，應按照電子文件管理要求進行分類存儲，建立電子文件數據庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，如安裝火災自動報警系統(tǒng)、滅火設備、除濕機、防蟲藥品、防盜門窗、遮光窗簾、空氣凈化設備等。3.庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案存儲1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如使用專門的檔案盒、封裝袋等進行保護。3.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數量準確、存放位置正確。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常管理和安全檢查。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，嚴禁無關人員進入檔案庫房。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案庫房設施設備進行維護和檢查，確保其正常運行。4.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本院檢察人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、其他司法機關及有關單位因工作需要查閱、借閱本院檔案。3.律師及當事人因案件需要查閱、復制相關檔案材料。（二）利用手續(xù)1.本院檢察人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級機關、其他司法機關及有關單位查閱、借閱本院檔案，應出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經本院分管領導批準后，由檔案管理部門提供查閱、借閱服務。3.律師及當事人查閱、復制相關檔案材料，應按照法律規(guī)定提交相關證明材料，并填寫《檔案查閱申請表》，經本院案件管理部門審核，分管領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、復制手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.檔案借閱一般不得超過規(guī)定期限，確因工作需要延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.檔案管理部門應根據利用需求，為查閱人員提供必要的檔案復印件或電子副本，但應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標準1.根據檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行鑒定。檔案保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.對于失去保存價值的檔案，應予以銷毀。失去保存價值的檔案主要包括：已過保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案；內容重復、無查考利用價值的檔案；與現行政策法規(guī)相抵觸、已明令廢止的檔案等。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據鑒定標準提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經檔案鑒定小組組長審核簽字，報本院分管領導批準后，方可進行銷毀。（五）銷毀方法1.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。監(jiān)銷人員應確保銷毀過程符合規(guī)定要求，防止檔案丟失或泄露。3.銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應作為檔案資料永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檢察院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量，為檢察工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）數字化加工1.對庫存檔案進行全面數字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.按照電子文件管理標準，對數字化檔案進行分類、著錄、標引等處理，建立電子檔案數據庫。3.加強對數字化加工過程的質量控制，定期對數字化成果進行抽檢，確保數字化檔案的質量符合要求。（三）系統(tǒng)建設1.選用功能強大、安全可靠的檔案信息化管理軟件，構建檔案信息化管理平臺。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實現檔案管理工作的自動化和信息化。3.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案數據的安全。（四）信息安全1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止非法訪問和數據泄露。2.采用數據加密、身份認證、防火墻等技術手段，保障檔案信息的安全傳輸和存儲。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現和處理安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立健全檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。檔案管理部門應定期對各部門檔案管理情況進行檢查，及時發(fā)現問題并督促整改。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理工作的質量，如檔案分類是否準確、編目是否規(guī)范、裝訂是否整齊等。3.檔案安全管理情況，包括檔案庫房設施設備的運行狀況、安全防范措施的落實情況等。4.檔案信息化管理情況，如電子檔案數據庫的建設與維護、檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況等。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結合。檔案管理部門應每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，并根據工作需要進行不定期抽查。2.自查與互查相結合。各部門應定期開展檔案管理工作自查，同時檔案管理部門可組織各部門之間進行互查，相互學習借鑒，共同提高檔案管理水平。（四）問題整改