PAGE資料合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料、合同檔案的管理，確保資料、合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的資料、合同檔案的管理。（三）定義1.資料檔案：指公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.合同檔案：指公司與外部單位或個(gè)人簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司資料、合同檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照資料、合同的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立健全檔案查閱、借閱制度，為公司各部門和員工提供方便快捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司資料、合同檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司資料、合同檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)公司資料、合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。4.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。6.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。7.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)工作。三、資料檔案管理（一）資料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.資料收集范圍包括但不限于：上級(jí)文件、公司內(nèi)部文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止因意外事件導(dǎo)致資料丟失。（二）資料整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照資料的類別、年度、保管期限等進(jìn)行編號(hào)和編目。2.資料整理應(yīng)遵循以下原則：真實(shí)性原則：確保資料內(nèi)容真實(shí)可靠。完整性原則：保證資料的齊全完整，不遺漏重要信息。準(zhǔn)確性原則：資料的表述準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。系統(tǒng)性原則：對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)分類，便于查找和利用。（三）資料歸檔1.整理好的資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫(kù)房。2.歸檔資料應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔資料進(jìn)行核對(duì)，確保歸檔資料的準(zhǔn)確性和完整性。（四）資料保管1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房、檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子資料應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（五）資料統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司決策提供依據(jù)。（六）資料鑒定銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)填寫銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。四、合同檔案管理（一）合同簽訂1.公司各部門在簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等，確保合同的合法性和有效性。2.合同文本應(yīng)采用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)格式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。3.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的授權(quán)審批制度進(jìn)行審批，確保合同簽訂符合公司利益。（二）合同審核1.合同簽訂前，應(yīng)由公司法律事務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性和風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。2.審核人員應(yīng)出具審核意見，并簽字確認(rèn)。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門溝通協(xié)商，提出修改建議。（三）合同蓋章1.合同經(jīng)審核通過后，由合同承辦部門按照公司印章管理制度的規(guī)定，辦理合同蓋章手續(xù)。2.蓋章時(shí)應(yīng)確保合同文本與審核通過的文本一致，并在合同指定位置加蓋公司公章或合同專用章。（四）合同歸檔1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件、審批文件等資料整理齊全，移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門對(duì)合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、年度、編號(hào)等進(jìn)行編目和存儲(chǔ)。3.合同歸檔應(yīng)建立詳細(xì)的合同檔案目錄，注明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、履行期限、保管期限等信息。（五）合同履行1.合同承辦部門應(yīng)按照合同約定履行合同義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，采取有效措施解決問題。2.合同履行過程中形成的相關(guān)文件、資料，如往來函件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，應(yīng)及時(shí)收集整理，移交檔案管理部門歸檔。（六）合同變更與解除1.合同履行過程中如需變更或解除合同，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。2.變更或解除協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將相關(guān)資料整理齊全，移交檔案管理部門歸檔，同時(shí)對(duì)原合同檔案進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注和說明。（七）合同終止1.合同履行完畢或提前終止后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行過程中的各項(xiàng)資料，將合同原件及相關(guān)附件、結(jié)算憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料整理齊全，移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門對(duì)合同終止后的檔案進(jìn)行整理、編目和存儲(chǔ)，按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，借閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（四）借閱程序1.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、編號(hào)、借閱人姓名、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在借閱登記表上簽字注銷。六、檔案信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等功能，能夠滿足公司檔案管理的實(shí)際需求。（二）檔案數(shù)字化錄入1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.數(shù)字化錄入的檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。（三）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因人為因素導(dǎo)致檔案信息安全事故的發(fā)生。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)各部門的資料、合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況等。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱檔案資料、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等方面，考核結(jié)果