PAGE衛(wèi)生院院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。衛(wèi)生院成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)全院檔案管理工作；各科室指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交，接受院檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案內(nèi)容的真實、完整，分類科學(xué)、編號規(guī)范，妥善保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則。建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成由衛(wèi)生院院長擔(dān)任組長，各分管副院長擔(dān)任副組長，各職能科室負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度。審定檔案工作計劃和總結(jié)，研究解決檔案工作中的重大問題。監(jiān)督檢查檔案管理工作，對在檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的科室和個人進(jìn)行表彰獎勵，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理部門1.設(shè)立衛(wèi)生院設(shè)立獨立的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員。2.職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度和操作流程，并組織實施。集中統(tǒng)一管理全院各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架、保管等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便檔案的查詢和利用。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高全院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（三）各科室兼職檔案員1.設(shè)立各科室指定一名工作人員為兼職檔案員。2.職責(zé)負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本科室檔案的齊全完整。按照檔案管理部門的要求，定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供本科室相關(guān)檔案信息。宣傳檔案管理知識，提高本科室人員對檔案工作的認(rèn)識和重視程度。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。衛(wèi)生院制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、大事記等。衛(wèi)生院內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、職工獎懲等文件材料。衛(wèi)生院與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件材料。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案門診病歷、住院病歷、診斷證明、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表等。醫(yī)療技術(shù)操作規(guī)程、醫(yī)療質(zhì)量控制文件、醫(yī)療糾紛處理記錄等。醫(yī)學(xué)科研項目申報書、研究報告、論文發(fā)表等材料。預(yù)防保健工作計劃、總結(jié)、疫情報告、疫苗接種記錄等。3.教學(xué)培訓(xùn)類檔案教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生實習(xí)記錄等。培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績等。4.財務(wù)審計類檔案財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿、財務(wù)審計報告等。固定資產(chǎn)臺賬、物資采購清單、收費票據(jù)存根等。5.人事檔案職工個人履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱資格證書、勞動合同、工資變動記錄等。職工考核、晉升、獎懲等材料。6.設(shè)備物資類檔案設(shè)備采購合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄、報廢處置文件等。物資采購清單、出入庫記錄、庫存盤點表等。7.聲像檔案衛(wèi)生院組織的重大活動、會議、培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等的照片、錄像、錄音等資料。反映衛(wèi)生院發(fā)展歷程、醫(yī)療設(shè)施、醫(yī)療技術(shù)等方面的聲像資料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本科室在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和計算機(jī)管理。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)培訓(xùn)類、財務(wù)審計類、人事檔案、設(shè)備物資類、聲像檔案等一級類目。在一級類目下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點，設(shè)置二級類目和三級類目。例如，醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案可分為門診病歷、住院病歷、醫(yī)療統(tǒng)計等二級類目，門診病歷二級類目下可再分為普通門診病歷、專家門診病歷等三級類目。2.編號采用阿拉伯?dāng)?shù)字對檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：一級類目代碼：用一位大寫英文字母表示，如行政管理類用“A”表示，醫(yī)療業(yè)務(wù)類用“B”表示等。二級類目代碼：用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如行政管理類中的規(guī)章制度用“A01”表示。三級類目代碼：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如醫(yī)療業(yè)務(wù)類中門診病歷的普通門診病歷用“B01001”表示。案卷編號：以年度為單位，按檔案整理順序依次編號，如“B010012023001”表示2023年整理的第一卷普通門診病歷。3.編目編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具。案卷目錄應(yīng)包括案卷編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目；卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件。2.庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)生院實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面的觀點、歷史的觀點和發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合衛(wèi)生院的發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的題名、年度、保管期限、編號等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.已銷毀的檔案應(yīng)在檔案檢索工具中注明，并永久保存《檔案銷毀清冊》。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密制度，確保檔案的安全和保密。2.方便利用原則，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，滿足衛(wèi)生院各項工作對檔案的需求。（二）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)衛(wèi)生院批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、年度、保管期限、編號等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，為查閱人員提供必要的查閱場所，并按照規(guī)定的查閱范圍提供檔案。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過[X]個工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照、抄錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、范圍等信息，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或辦案依據(jù)，經(jīng)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并做好登記記錄。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、所在科室、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對具有保存價值的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除黑邊、歪斜、模糊等問題，確保圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案目錄信息和全文信息的錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按題名、年度、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：對檔案的借閱申請、審批、登記、歸還等流程進(jìn)行信息化管理，實現(xiàn)借閱信息的實時跟蹤和統(tǒng)計分析。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。6.統(tǒng)計分析功能：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）信息化安全管理