PAGE印簽檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印簽檔案的管理，確保印簽使用的規(guī)范性、安全性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位涉及的各類印簽檔案管理。（三）基本原則1.合法性原則：印簽的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印簽存放安全，使用過程可追溯、可監(jiān)控。3.規(guī)范性原則：明確印簽的使用流程、審批權(quán)限，保證使用規(guī)范有序。二、印簽的種類及范圍（一）公司公章用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。（二）法定代表人章用于特定文件或業(yè)務(wù)需要法定代表人簽署的情況。（三）財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)票據(jù)、報(bào)表、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)。（四）合同專用章專門用于公司各類合同的簽訂。（五）部門章各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的印章，用于本部門相關(guān)業(yè)務(wù)文件的處理。三、印簽的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印簽的部門或單位，應(yīng)填寫《印簽刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印簽名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制流程1.經(jīng)審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。2.刻章單位應(yīng)嚴(yán)格按照公安部門的規(guī)定和公司要求進(jìn)行刻制，確保印簽質(zhì)量和安全性。（三）啟用手續(xù)1.新刻制的印簽由行政部門負(fù)責(zé)接收，并進(jìn)行登記備案。2.印簽啟用前，行政部門應(yīng)將印簽樣本留存一份，并通知相關(guān)部門和人員。同時(shí)，填寫《印簽啟用登記表》，注明啟用日期、使用范圍等信息。四、印簽的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.部門章由各部門指定專人保管，并報(bào)行政部門備案。（二）保管要求1.印簽保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印簽保管規(guī)定，確保印簽安全。2.印簽應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，印簽保管人員不得擅自將印簽帶出公司或交予他人使用。（三）交接手續(xù)1.印簽保管人員因工作變動(dòng)等原因需要交接印簽時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)填寫《印簽交接登記表》，詳細(xì)記錄印簽名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人、接收人等信息，并簽字確認(rèn)。3.交接手續(xù)完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行監(jiān)交，并留存交接記錄。五、印簽的使用（一）使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印簽的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印簽使用申請(qǐng)表》，注明用印事由、文件名稱、用印數(shù)量、用印時(shí)間等信息。2.審批簽字：申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。3.用印登記：印簽保管人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表進(jìn)行用印登記，填寫《印簽使用登記表》，記錄用印時(shí)間、用印人、用印事由、文件名稱等信息。4.用印操作：印簽保管人員在用印時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用印文件內(nèi)容，確保與申請(qǐng)表一致。用印后，應(yīng)在文件上加蓋清晰、端正的印簽，并在《印簽使用登記表》上簽字確認(rèn)。（二）使用范圍1.公司公章：主要用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照副本等的簽署。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)需要法定代表人簽署的情況，如法定代表人身份證明書、董事會(huì)決議等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)票據(jù)、報(bào)表、資金收付憑證、稅務(wù)申報(bào)資料等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于公司各類合同的簽訂。5.部門章：用于本部門相關(guān)業(yè)務(wù)文件的處理，如部門內(nèi)部通知、報(bào)告、報(bào)表等。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)審批同意的文件或事項(xiàng)不得使用印簽。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印簽。3.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的文件或事項(xiàng)不得使用印簽。六、印簽的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印簽不再使用的。2.印簽損壞、遺失或被盜的。（二）停用手續(xù)1.印簽保管人員發(fā)現(xiàn)印簽需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印簽停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、印簽名稱等信息，并報(bào)行政部門審核。2.行政部門審核通過后，通知相關(guān)部門和人員停止使用該印簽，并收回已加蓋該印簽的空白文件。3.行政部門將停用的印簽進(jìn)行封存，并在《印簽管理臺(tái)賬》中注明停用日期。（三）銷毀程序1.對(duì)于需要銷毀的印簽，由行政部門填寫《印簽銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并指定專人監(jiān)銷。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《印簽銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄留存歸檔。七、印簽檔案的管理（一）檔案內(nèi)容印簽檔案應(yīng)包括印簽刻制申請(qǐng)表、印簽啟用登記表、印簽使用申請(qǐng)表、印簽使用登記表、印簽交接登記表、印簽停用申請(qǐng)表、印簽銷毀申請(qǐng)表、印簽銷毀登記表以及印簽樣本等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.行政部門應(yīng)定期對(duì)印簽檔案進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料完整、有序。2.檔案整理過程中，應(yīng)檢查檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）檔案保管1.印簽檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管規(guī)定，確保檔案安全。同時(shí)，應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱印簽檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印簽檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、查閱內(nèi)容范圍等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并報(bào)行政部門審批。3.行政部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改或帶走檔案資料。（五）檔案借閱1.原則上不允許借閱印簽檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫《印簽檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并報(bào)行政部門審批。3.行政部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，并確保檔案資料完好無損。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印簽檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印簽的保管情況，包括存放地點(diǎn)、保管人員職責(zé)履行等。2.印簽的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。（三）檢查頻率行政部門應(yīng)定期對(duì)印簽檔案管理情況進(jìn)行檢查，至少每半年進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。（四）問題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。對(duì)違反本制度的行