PAGE公司負(fù)責(zé)人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司負(fù)責(zé)人檔案管理，全面、真實(shí)、及時(shí)地反映公司負(fù)責(zé)人的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)、職業(yè)素養(yǎng)等情況，為公司的人才選拔、任用、考核、監(jiān)督等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有負(fù)責(zé)人，包括但不限于董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等高級管理人員。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映公司負(fù)責(zé)人的實(shí)際情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集公司負(fù)責(zé)人在工作中形成的各類文件、資料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及公司負(fù)責(zé)人隱私及商業(yè)機(jī)密的信息予以保密。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著公司負(fù)責(zé)人工作的進(jìn)展和情況的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.履歷信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校及專業(yè)、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等。2.聯(lián)系方式：辦公電話、手機(jī)號碼、電子郵箱等。（二）任職經(jīng)歷1.公司內(nèi)部任職情況：歷任公司職務(wù)、任職時(shí)間、工作職責(zé)及業(yè)績等。2.外部兼職情況：在其他企業(yè)、社會組織擔(dān)任的兼職職務(wù)及相關(guān)情況。（三）教育背景1.學(xué)歷教育：從小學(xué)到最高學(xué)歷階段的就讀學(xué)校、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加過的各類專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修課程，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容及取得的相關(guān)證書等。（四）職業(yè)資格證書及榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)1.職業(yè)資格證書：如注冊會計(jì)師、注冊律師、注冊建造師等各類專業(yè)資格證書。2.榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)：獲得的各級政府部門、行業(yè)協(xié)會頒發(fā)的榮譽(yù)稱號、獎(jiǎng)項(xiàng)，以及公司內(nèi)部的表彰獎(jiǎng)勵(lì)等，注明授予單位、授予時(shí)間及獎(jiǎng)勵(lì)名稱。（五）工作業(yè)績1.年度工作目標(biāo)完成情況：每年制定的工作目標(biāo)及實(shí)際完成情況，包括各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)、管理目標(biāo)等的完成數(shù)據(jù)及分析。2.重大項(xiàng)目成果：負(fù)責(zé)的重大項(xiàng)目情況，如項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目起止時(shí)間、項(xiàng)目成果及經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等。3.創(chuàng)新舉措及成效：提出并實(shí)施的創(chuàng)新工作方法、管理模式等，以及取得的實(shí)際效果。（六）考核評價(jià)1.年度考核結(jié)果：歷年公司負(fù)責(zé)人年度考核的等級及評語。2.專項(xiàng)考核情況：針對特定工作任務(wù)或項(xiàng)目進(jìn)行的專項(xiàng)考核結(jié)果。（七）薪酬待遇1.工資收入：歷年的工資總額、基本工資、績效工資、獎(jiǎng)金等構(gòu)成情況。2.福利待遇：享受的各類福利待遇，如社會保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、補(bǔ)充商業(yè)保險(xiǎn)等。（八）廉潔自律情況1.廉潔自律記錄：有無違反廉潔自律規(guī)定的情況，包括接受禮品禮金、不正當(dāng)利益等方面的記錄。2.廉政教育情況：參加廉政教育培訓(xùn)的情況及相關(guān)證明材料。（九）其他重要資料1.述職報(bào)告：公司負(fù)責(zé)人定期向上級領(lǐng)導(dǎo)和員工代表進(jìn)行述職的報(bào)告材料。2.工作調(diào)研報(bào)告：針對公司業(yè)務(wù)發(fā)展、管理問題等開展調(diào)研后形成的報(bào)告。3.重要會議發(fā)言材料：在公司重要會議、行業(yè)會議等場合的發(fā)言內(nèi)容。三、檔案建立與收集（一）建檔責(zé)任人人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)公司負(fù)責(zé)人檔案的建立與管理工作，并明確其職責(zé)和權(quán)限。（二）檔案建立流程1.信息收集：人力資源部門負(fù)責(zé)收集公司負(fù)責(zé)人的個(gè)人基本信息、任職經(jīng)歷、教育背景等初始資料，可通過負(fù)責(zé)人本人填寫申請表、提交相關(guān)證明材料等方式獲取。2.資料審核：對收集到的資料進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對于存在疑問的信息，及時(shí)與負(fù)責(zé)人溝通核實(shí)。3.檔案整理：按照檔案內(nèi)容分類，對審核通過的資料進(jìn)行整理、編號、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案。（三）日常收集渠道1.內(nèi)部工作匯報(bào)：公司負(fù)責(zé)人定期向人力資源部門提交工作匯報(bào)材料，包括年度工作總結(jié)、述職報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)部門反饋：各業(yè)務(wù)部門及時(shí)將涉及公司負(fù)責(zé)人工作業(yè)績、重大項(xiàng)目進(jìn)展等相關(guān)信息反饋給人力資源部門。3.考核評價(jià)部門提供：負(fù)責(zé)考核評價(jià)的部門在完成考核工作后，將考核結(jié)果及相關(guān)評價(jià)材料提交至人力資源部門。4.其他渠道：如公司內(nèi)部文件、會議紀(jì)要、新聞報(bào)道等涉及公司負(fù)責(zé)人的信息，由人力資源部門及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容的不同類別進(jìn)行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.編號規(guī)范：對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.目錄明確：編制詳細(xì)的檔案目錄，注明每份資料的名稱、編號、日期、來源等信息，方便查閱。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案歸檔：將整理好的紙質(zhì)資料按照檔案盒順序存放，每個(gè)檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、時(shí)間段等信息。2.電子檔案歸檔：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描錄入，按照電子目錄分類存儲。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）歸檔時(shí)間1.定期歸檔：每月末對當(dāng)月收集到的資料進(jìn)行整理歸檔。2.即時(shí)歸檔：對于重要緊急的資料，在獲取后應(yīng)立即進(jìn)行整理歸檔。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部查閱：公司人力資源部門、高層管理人員、審計(jì)部門等因工作需要可查閱公司負(fù)責(zé)人檔案。查閱前需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員陪同查閱。2.外部查閱：因法律法規(guī)要求或其他特殊原因，需向外部機(jī)構(gòu)提供公司負(fù)責(zé)人檔案信息的，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：檔案管理人員根據(jù)審批通過的申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.借閱范圍：原則上不允許借閱公司負(fù)責(zé)人檔案。如因特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案資料的安全和完整。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.每年更新：人力資源部門每年對公司負(fù)責(zé)人檔案進(jìn)行一次全面更新，確保檔案信息的時(shí)效性。更新內(nèi)容包括個(gè)人基本信息的變更、工作業(yè)績的新增、考核評價(jià)結(jié)果的更新等。2.動(dòng)態(tài)更新：在公司負(fù)責(zé)人工作發(fā)生重大變動(dòng)，如職務(wù)調(diào)整、重大項(xiàng)目完成等情況下，及時(shí)對檔案內(nèi)容進(jìn)行更新。（二）信息變更審核1.變更申請：公司負(fù)責(zé)人如需變更檔案中的個(gè)人信息，應(yīng)填寫信息變更申請表，注明變更事項(xiàng)及原因，并提供相關(guān)證明材料。2.審核流程：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門對變更信息進(jìn)行核實(shí)，確保變更信息真實(shí)、準(zhǔn)確后進(jìn)行更新操作。（三）檔案維護(hù)措施1.安全保管：檔案管理人員應(yīng)確保檔案存放環(huán)境安全，防火、防潮、防蟲、防盜，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.保密管理：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：檔案資料超過規(guī)定的保管期限，且已無保存價(jià)值的。2.失去使用價(jià)值：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，相關(guān)檔案資料已不再具有實(shí)際使用價(jià)值的。（二）銷毀流程1.鑒定申請：檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫檔案銷毀申請表。2.審批：申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)監(jiān)督人員共同實(shí)施銷毀操