PAGE公司技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、科研、技術(shù)交流等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及技術(shù)檔案管理的部門(mén)、項(xiàng)目組及相關(guān)人員。（三）定義1.技術(shù)檔案：指公司在生產(chǎn)、科研、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的技術(shù)文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案部門(mén)保存的過(guò)程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司技術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋公司技術(shù)活動(dòng)全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的技術(shù)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成部門(mén)與職責(zé)1.研發(fā)部門(mén)在新產(chǎn)品研發(fā)、新技術(shù)研究過(guò)程中，負(fù)責(zé)產(chǎn)生各類(lèi)技術(shù)文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄等，并確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。及時(shí)將研發(fā)過(guò)程中的階段性成果及最終成果文件整理歸檔，提交給檔案管理部門(mén)。2.生產(chǎn)部門(mén)在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中，形成工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等技術(shù)檔案材料。負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)技術(shù)文件進(jìn)行分類(lèi)整理，定期移交檔案管理部門(mén)。3.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)等與質(zhì)量相關(guān)的技術(shù)檔案。確保質(zhì)量檔案的真實(shí)性和可靠性，并及時(shí)歸檔。4.設(shè)備管理部門(mén)對(duì)公司設(shè)備的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維修、改造等全過(guò)程形成的文件材料進(jìn)行收集和整理，包括設(shè)備說(shuō)明書(shū)、維修記錄、技術(shù)改造方案等。將設(shè)備技術(shù)檔案按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門(mén)。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)制定的歸檔范圍和要求，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的技術(shù)文件材料。2.對(duì)于重要的技術(shù)文件材料，應(yīng)實(shí)行“隨時(shí)產(chǎn)生、隨時(shí)收集”的原則，確保文件不丟失、不遺漏。3.在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將全部技術(shù)文件材料整理齊全，移交檔案管理部門(mén)。（三）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：由公司各部門(mén)在日常工作中直接形成的技術(shù)文件材料。2.外部引進(jìn)：通過(guò)技術(shù)合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、設(shè)備采購(gòu)等途徑從外部獲取的技術(shù)文件材料，如合作協(xié)議、技術(shù)資料、設(shè)備隨機(jī)文件等。三、技術(shù)檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類(lèi)方法1.項(xiàng)目分類(lèi)法：按照公司的各類(lèi)技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)項(xiàng)目下再按文件材料的性質(zhì)分為立項(xiàng)文件、研究開(kāi)發(fā)文件、測(cè)試文件、驗(yàn)收文件等。2.專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法：根據(jù)公司的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，如機(jī)械、電子、化工等，將技術(shù)檔案分為不同的專(zhuān)業(yè)類(lèi)別，每個(gè)專(zhuān)業(yè)類(lèi)別下再細(xì)分具體的檔案類(lèi)目。（三）編號(hào)規(guī)則1.技術(shù)檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)由檔案類(lèi)別代碼、項(xiàng)目代碼、年份代碼、順序號(hào)等部分組成。例如：JD012023001，其中“JD”表示機(jī)械專(zhuān)業(yè)類(lèi)別代碼，“01”表示項(xiàng)目代碼，“2023”表示年份，“001”表示該項(xiàng)目下的順序號(hào)。（四）裝訂與編目1.對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊或復(fù)制，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊美觀。2.按照分類(lèi)和編號(hào)順序，對(duì)整理好的技術(shù)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件牢固、整齊。3.編制技術(shù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、技術(shù)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.對(duì)于一般的技術(shù)文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或重要技術(shù)文件，應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門(mén)兼職檔案員將整理好的技術(shù)檔案移交本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案移交至公司檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的技術(shù)檔案進(jìn)行再次審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。（三）歸檔要求1.歸檔的技術(shù)檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，圖樣準(zhǔn)確，簽署完備。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進(jìn)行裝具，并在盒、袋上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名等信息。五、技術(shù)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，是公司在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。2.具體保管期限的劃分，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況確定。（三）保管措施1.定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量與目錄一致，檔案無(wú)損壞、丟失等情況。2.對(duì)電子技術(shù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)超過(guò)保管期限的技術(shù)檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案信息安全。六、技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)在開(kāi)展生產(chǎn)、科研、技術(shù)改造、技術(shù)交流等工作時(shí)，可查閱、借閱相關(guān)技術(shù)檔案。2.因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位可查閱、借閱公司的技術(shù)檔案，但必須遵守公司的保密規(guī)定。（二）利用流程1.內(nèi)部利用查閱、借閱技術(shù)檔案的部門(mén)或個(gè)人，填寫(xiě)《技術(shù)檔案查閱借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱(chēng)、編號(hào)、用途等信息。將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱、借閱登記。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部利用外部單位查閱、借閱公司技術(shù)檔案，需提前向公司提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。公司檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，與外部單位簽訂保密協(xié)議。按照保密協(xié)議的要求，為外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。（三）利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)技術(shù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆散、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)制。2.如需復(fù)制技術(shù)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。3.查閱、借閱人員在利用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、技術(shù)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的技術(shù)檔案，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管制度，嚴(yán)格限制接觸范圍。2.在檔案庫(kù)房、查閱場(chǎng)所等設(shè)置保密標(biāo)識(shí)，提醒工作人員注意保密。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。4.與接觸技術(shù)檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保庫(kù)房安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因操作不當(dāng)引發(fā)安全事故。4.制定突發(fā)安全事件應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等，確保在事件發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)采取措施，減少損失。八、技術(shù)檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立技術(shù)檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、利用效果