PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及各村（居）委會(huì)的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室集中管理，各部門、各單位負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和提供利用，并接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則檔案管理要保證檔案的齊全完整，準(zhǔn)確反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的真實(shí)面貌，同時(shí)確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立綜合檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各類檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查找利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。7.積極開展檔案利用工作，并根據(jù)利用情況及時(shí)調(diào)整檔案管理工作重點(diǎn)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。8.對(duì)各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門、各單位檔案管理職責(zé)1.各部門、各單位應(yīng)明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門、本單位的檔案工作，并指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、裝訂和移交工作。2.兼職兼職檔案員應(yīng)接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉檔案管理的基本知識(shí)和技能，按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全、整理規(guī)范，并按時(shí)移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。3.各部門、各單位應(yīng)積極配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室開展檔案管理工作，支持檔案人員履行職責(zé)，提供必要的工作條件。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括紙質(zhì)、電子、聲像等各種載體形式），如上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)（含年度、季度、月度計(jì)劃與總結(jié)）、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.各村（居）委會(huì)在組織建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)管理及其他各項(xiàng)工作中形成的文件材料，如村規(guī)民約、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)收支憑證、土地承包合同、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、村民代表大會(huì)決議等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)在重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)、突發(fā)事件處理等工作中形成的具有重要價(jià)值的文件材料，包括活動(dòng)方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、照片、錄像、錄音等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門、本單位的文件材料進(jìn)行清理核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找補(bǔ)充，防止文件材料的散失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“隨辦隨歸”制度，承辦人員在辦理完畢后應(yīng)及時(shí)將文件材料移交兼職檔案員進(jìn)行整理歸檔。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村、民生保障、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)等類別，再根據(jù)類別進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度+流水號(hào)的方式，如2023001。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于檢索。裝訂：將每份檔案按照一定順序排列整齊，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。2.電子檔案整理分類：電子檔案的分類應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，便于對(duì)應(yīng)查找。命名：電子檔案的命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映文件的主要內(nèi)容和形成時(shí)間，可采用“年度+主題+序號(hào)”的方式，如2023年鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作總結(jié)01。存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于查找和管理。3.聲像檔案整理分類：聲像檔案可按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，如會(huì)議錄像、活動(dòng)照片、工程建設(shè)影像等。編號(hào)：聲像檔案編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于關(guān)聯(lián)查詢。編目：編制聲像檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、拍攝者、內(nèi)容簡(jiǎn)介等項(xiàng)目。同時(shí)，應(yīng)對(duì)聲像檔案進(jìn)行文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。存儲(chǔ)：聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，存儲(chǔ)格式應(yīng)便于長(zhǎng)期保存和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所，與辦公室、閱覽室等分開設(shè)置。（二）保管設(shè)備1.檔案架（柜）：應(yīng)選用堅(jiān)固耐用且符合檔案保管要求的檔案架（柜），用于存放檔案。檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度控制設(shè)備：配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，將檔案庫(kù)房的溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.防火設(shè)備：安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等防火設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的消防安全。4.防蟲防鼠設(shè)備：放置防蟲藥品、鼠夾、鼠藥等防蟲防鼠設(shè)備，防止檔案受到蟲蛀和鼠害。5.防盜設(shè)備：安裝防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭等防盜設(shè)備，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范。（三）檔案保管要求1.檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)進(jìn)行整理或修復(fù)后再入庫(kù)。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。不同載體形式和保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。4.對(duì)電子檔案和聲像檔案，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對(duì)到期檔案進(jìn)行一次集中鑒定，由鑒定工作小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，逐卷逐件進(jìn)行審查，提出存毀意見。2.隨時(shí)鑒定：在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容已失去保存價(jià)值或保管期限已滿且無繼續(xù)保存必要的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由鑒定工作小組編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)、銷毀原因等項(xiàng)目。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)真核對(duì)檔案與銷毀清冊(cè)是否一致，確保銷毀工作的徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用工作應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守機(jī)密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：外單位人員因工作需要借閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。3.出具證明：根據(jù)工作需要，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室可為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保存要求，掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和質(zhì)量檢測(cè)，確保圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化后的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，方便檔案的檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理模塊：實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、上架、檢索、借閱、歸還等日常管理功能，提高檔案管理工作的規(guī)范化和信息化水平。2.利用服務(wù)模塊：為利用者提供檔案在線查閱、下載、打印等服務(wù)，同時(shí)記錄利用情況，方便統(tǒng)計(jì)分析。3.安全管理模塊：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、利用、庫(kù)存等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防