PAGE風(fēng)控部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司風(fēng)控部門檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司風(fēng)險管理決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司風(fēng)控部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于風(fēng)險評估報告、合規(guī)審查文件、監(jiān)控數(shù)據(jù)記錄、客戶信用檔案、內(nèi)部審計資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：風(fēng)控部門檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和分類，提高檔案檢索效率，方便業(yè)務(wù)人員和管理人員查閱利用。二、檔案管理職責(zé)（一）風(fēng)控部門負(fù)責(zé)人1.全面負(fù)責(zé)風(fēng)控部門檔案管理工作，確保制度的有效執(zhí)行。2.審核檔案管理工作計劃和預(yù)算，提供必要的資源支持。3.對重要檔案的保管和利用進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀等具體工作。2.建立健全檔案管理臺賬，記錄檔案的出入庫情況。3.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保檔案的安全完整。4.協(xié)助業(yè)務(wù)人員和管理人員查閱檔案，提供必要的技術(shù)支持。（三）業(yè)務(wù)人員1.在業(yè)務(wù)活動中及時形成和整理相關(guān)檔案，并按照規(guī)定移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和保管工作，提供必要的信息和資料。3.按照規(guī)定的程序和要求查閱利用檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.風(fēng)險評估項(xiàng)目相關(guān)資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、風(fēng)險評估方案、調(diào)查資料、分析報告、專家意見等。2.合規(guī)審查工作中形成的文件，如法律法規(guī)依據(jù)、審查意見、整改通知等。3.日常監(jiān)控工作記錄，如風(fēng)險指標(biāo)數(shù)據(jù)、異常情況報告、監(jiān)控報表等。4.客戶信用檔案，包括客戶基本信息、信用評級資料、信用交易記錄等。5.內(nèi)部審計工作底稿、審計報告、整改建議等。6.與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合作機(jī)構(gòu)往來的文件資料。7.其他與風(fēng)控業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、類別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，并在每卷首頁附上卷內(nèi)目錄。4.電子檔案應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范，便于檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案按照分類編號順序進(jìn)行裝訂、裝盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。3.填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案的歸檔日期、名稱、數(shù)量等內(nèi)容。4.將歸檔后的檔案存放在專門的檔案庫房或存儲設(shè)備中。（二）保管期限1.風(fēng)控部門檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括涉及公司重大風(fēng)險事件、重要合規(guī)問題、核心客戶信用檔案等。長期保管的檔案期限一般為[X]年，包括一般性風(fēng)險評估報告、合規(guī)審查文件等。短期保管的檔案期限一般為[X]年，如日常監(jiān)控記錄、臨時性業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，同時結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。五、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密或重要敏感信息的檔案，需經(jīng)風(fēng)控部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)提交正式申請函，說明查閱目的和用途，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。2.重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，原則上不得超過[X]個工作日，并嚴(yán)格控制借閱范圍和使用方式。（三）借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及編號等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題及時向借閱人核實(shí)并報告。（四）利用方式1.借閱人可在檔案管理人員指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.利用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，不得用于與工作無關(guān)的目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存，并提出鑒定意見。3.對于涉及公司重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動等具有長期保存價值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上鑒定小組的鑒定意見。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)風(fēng)控部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱及數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理臺賬中進(jìn)行注銷登記。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的風(fēng)控部門檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱和利用。2.通過信息化手段提高檔案管理效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。3.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，保障檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。2.定期對電子檔案進(jìn)行整理和維護(hù)，更新檔案目錄和索引信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時性和有效性。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案信息的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.風(fēng)控部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理歸檔質(zhì)量、保管利用情況等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。3.鼓勵部門內(nèi)部人員對檔案管理工作提出意見和建議，不斷完善檔案管理工作流程和方法。（二）外部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對風(fēng)控部門