PAGE部門單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本部門單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為部門單位各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門單位各內(nèi)設(shè)機構(gòu)及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映部門單位各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則。全面收集和保存部門單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本部門單位的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本部門單位檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定本部門單位的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利。4.負責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，積極主動地為部門單位各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.對所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。（二）各內(nèi)設(shè)機構(gòu)及所屬單位職責(zé)1.各內(nèi)設(shè)機構(gòu)及所屬單位應(yīng)指定專人負責(zé)本部門（單位）檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地集中到檔案管理部門。2.在日常工作中，應(yīng)注意對各類文件材料的形成、積累和保管，按照檔案管理要求進行分類整理，定期向檔案管理部門移交。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門單位形成的各類文件，包括工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、紀(jì)要、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表、財務(wù)賬目等。3.本部門單位在業(yè)務(wù)活動中形成的各種技術(shù)資料、科研成果、產(chǎn)品樣本、圖紙等。4.本部門單位組織的各類會議、活動的文件材料，如會議通知、議程、發(fā)言稿、照片、音像資料等。5.本部門單位工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如考核材料、培訓(xùn)記錄、獲獎證書等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各內(nèi)設(shè)機構(gòu)及所屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門（單位）在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件應(yīng)進行備份，確保其真實性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)合理，便于檢索和管理。（四）整理方法1.文書檔案按照年度機構(gòu)保管期限分類整理。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；機構(gòu)按照本部門單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)進行分類；保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案按照項目專業(yè)時間順序分類整理，建立項目檔案卷冊，對項目文件進行系統(tǒng)排列。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，按照年度保管期限分類存放。4.電子檔案按照其內(nèi)容和性質(zhì)進行分類，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.對不同載體的檔案應(yīng)采用相應(yīng)的裝具進行存放，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并做好標(biāo)識和備份。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映本部門單位主要職能活動和歷史面貌的，對本部門單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：定期保管期限分為30年、10年。反映本部門單位一般工作活動，在一定時期內(nèi)對本部門單位工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管；只在較短時期內(nèi)對本部門單位工作有查考利用價值的檔案，列為10年保管。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。清點工作每年至少進行一次，如有問題應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。2.對檔案的保管狀況進行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、裝具的完好性等。檢查工作每季度至少進行一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。（五）檔案的修復(fù)與復(fù)制1.對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)，確保檔案的原貌和可讀性。2.根據(jù)檔案利用的需要，對檔案進行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本部門單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本部門單位檔案。3.涉及檔案利用的其他合法需求。（二）利用手續(xù)1.本部門單位工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需提前向本部門單位提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息，經(jīng)本部門單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。利用登記應(yīng)長期保存，以備查考。（四）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照利用手續(xù)辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍，按時歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。（五）檔案的摘錄與復(fù)制1.查閱人員如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行。摘錄或復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期。2.檔案管理人員應(yīng)對摘錄或復(fù)制的內(nèi)容進行審核，確保其準(zhǔn)確性和合法性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無查考利用價值的文件等，予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但內(nèi)容不完整或已不適應(yīng)工作需要的檔案，可進行部分銷毀或進行整理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見。3.對鑒定小組提出的存毀意見進行審核審批，經(jīng)本部門單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。（四）銷毀手續(xù)1.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，與需銷毀的檔案一同送指定的銷毀場所銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，以備查考。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各內(nèi)設(shè)機構(gòu)及所屬單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門（單位）形成并具有保存價值的電子文件，確保電子文件的齊全完整。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，分類存放，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和管理。（二）電子檔案的存儲與備份1.使用專用的存儲設(shè)備存儲電子檔案，存儲設(shè)備應(yīng)具備良好的穩(wěn)定性和安全性，定期進行檢查和維護。2.對電子檔案進行定期備份，備份應(yīng)采用異地存儲等方式，確保備份數(shù)據(jù)的安全性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)進行一致性校驗，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）電子檔案的利用與安全管理1.建立電子檔案利用系統(tǒng)，對電子檔案的查閱、借閱等利用情況進行嚴(yán)格登記和管理