PAGE人事檔案管理制度職責(zé)一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工的各類相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、職務(wù)晉升、獎懲等情況，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、人事檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)人事檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.制定和完善人事檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對人事檔案進(jìn)行定期檢查和清理，確保檔案質(zhì)量。4.為公司內(nèi)部各部門提供人事檔案信息查詢服務(wù)。5.根據(jù)公司發(fā)展和員工變動情況，及時(shí)調(diào)整人事檔案內(nèi)容。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料齊全、完整、規(guī)范。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）員工所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)向人力資源部門提供員工的各類人事資料，如入職登記表、勞動合同、績效考核表、培訓(xùn)記錄、獎懲決定等。2.協(xié)助人力資源部門做好員工人事檔案的整理和更新工作。3.督促員工按照公司要求及時(shí)辦理相關(guān)人事手續(xù)，確保個人檔案資料完整。三、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：清晰反映員工身份證號碼、姓名、照片等信息。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷及各階段學(xué)歷證書，如畢業(yè)證、學(xué)位證等。4.學(xué)位證書復(fù)印件：如有。5.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如職稱證書、職業(yè)資格證書等。6.職業(yè)技能等級證書復(fù)印件：如有。7.入職登記表：詳細(xì)記錄員工入職時(shí)的基本情況、工作經(jīng)歷、教育背景等。（二）勞動合同1.員工與公司簽訂的勞動合同文本，包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動報(bào)酬、社會保險(xiǎn)、福利待遇、勞動保護(hù)、勞動條件、職業(yè)危害防護(hù)等條款。2.勞動合同變更、續(xù)簽、解除、終止等相關(guān)手續(xù)材料。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)成績等。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相關(guān)材料，如個人發(fā)展計(jì)劃、晉升申請等。（四）績效考核1.員工各年度、各季度的績效考核表，包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面的考核評價(jià)結(jié)果及評語。2.績效改進(jìn)計(jì)劃及相關(guān)跟蹤記錄。（五）獎懲情況1.公司對員工的獎勵決定，如表彰通報(bào)、榮譽(yù)證書等。2.員工受到的違紀(jì)處分決定，包括處分原因、處分類型、處分期限等。（六）薪資福利1.員工工資發(fā)放記錄，包括工資條、工資調(diào)整記錄等。2.社會保險(xiǎn)、住房公積金繳納記錄。3.福利待遇享受情況，如年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等請假記錄及相關(guān)待遇發(fā)放情況。（七）崗位變動1.員工崗位調(diào)動申請表、審批表。2.崗位變動后的工作交接記錄。（八）離職手續(xù)1.員工離職申請表、審批表。2.離職交接清單，包括工作交接、資產(chǎn)交接、文件資料交接等情況。3.離職證明。四、人事檔案的建立與收集（一）新員工入職時(shí)1.人力資源部門負(fù)責(zé)向新員工發(fā)放《入職登記表》，指導(dǎo)員工如實(shí)填寫個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，并要求員工提供相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件，如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等。2.新員工所在部門協(xié)助人力資源部門督促員工及時(shí)提交上述資料，并對資料的真實(shí)性進(jìn)行初步審核。（二）勞動合同簽訂后1.人力資源部門將勞動合同文本及相關(guān)簽訂手續(xù)材料及時(shí)整理歸檔，放入員工人事檔案。（三）日常工作中1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及員工的各類人事資料報(bào)送至人力資源部門，如培訓(xùn)記錄、績效考核表、獎懲決定、薪資調(diào)整通知、崗位變動文件等。2.人力資源部門定期對各部門報(bào)送的資料進(jìn)行收集、整理，確保人事檔案內(nèi)容及時(shí)更新、完整準(zhǔn)確。五、人事檔案的整理與分類（一）整理要求1.檔案管理人員對收集到的人事檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保資料真實(shí)、完整、有效。2.對資料進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的材料，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行排序。3.對每份資料進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，注明資料名稱、編號、日期等信息，以便于查閱和管理。（二）分類方法1.員工基本信息類：按照上述人事檔案內(nèi)容中的員工基本信息部分進(jìn)行分類存放。2.勞動合同類：將勞動合同文本及相關(guān)變更、續(xù)簽、解除、終止等手續(xù)材料單獨(dú)分類存放。3.培訓(xùn)與發(fā)展類：按照培訓(xùn)記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等不同類別進(jìn)行分類。4.績效考核類：按年度、季度等時(shí)間段對績效考核表進(jìn)行分類整理。5.獎懲情況類：將獎勵決定和處分決定分別分類存放。6.薪資福利類：按工資發(fā)放記錄、社會保險(xiǎn)繳納記錄、福利待遇記錄等類別分類。7.崗位變動類：將崗位調(diào)動申請表、審批表及工作交接記錄等歸為一類。8.離職手續(xù)類：將離職申請表、審批表、離職交接清單、離職證明等材料分類存放。六、人事檔案的保管（一）保管方式1.公司設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)將整理好的人事檔案按照類別和編號順序存放在檔案柜中，便于查找和管理。（二）保管期限1.人事檔案的保管期限分為長期和短期。長期檔案主要包括員工的基本信息、勞動合同、重要培訓(xùn)記錄、績效考核資料、獎懲情況等，保管期限為員工離職后[X]年。短期檔案主要包括一般性的通知、臨時(shí)性的資料等，保管期限為[X]年。2.對于超過保管期限的檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全和保密。（三）檔案安全管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，防止檔案因受潮、發(fā)霉、蟲蛀等原因損壞。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。3.定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。4.加強(qiáng)檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全措施，配備必要的消防器材和安全報(bào)警設(shè)備，確保檔案庫房的安全。七、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.涉及員工個人隱私的檔案內(nèi)容，如工資明細(xì)、醫(yī)療記錄等，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。（二）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，不得擅自更改檔案材料。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。八、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因離開本公司，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或相關(guān)部門。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定或公司要求，需要將員工人事檔案轉(zhuǎn)至其他機(jī)構(gòu)或部門。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)員工的離職或調(diào)動情況，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位名稱、轉(zhuǎn)遞檔案內(nèi)容等信息。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及需要轉(zhuǎn)遞的人事檔案材料一并封裝，并在封口處加蓋公司公章。3.通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時(shí)返回。4.檔案管理人員對轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位名稱、回執(zhí)返回時(shí)間等，并存檔備查。九、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的人事檔案信息系統(tǒng)，將員工的基本信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核、獎懲情況、薪資福利、崗位變動、離職手續(xù)等檔案內(nèi)容錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。（二）信息系統(tǒng)的使用與管理1.公司內(nèi)部人員可通過人事檔案信息系統(tǒng)查詢相關(guān)員工的檔案信息，但必須遵守系統(tǒng)的使用規(guī)定和權(quán)限設(shè)置，不得擅自修改、刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，對不同人員設(shè)置不同的查詢、修改權(quán)限，確保檔案信息的保密性。3.定期對人事檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)被非法竊取或篡改。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立人事檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員及相關(guān)部門代表。2.監(jiān)督小組定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合本制度及相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和保密性，檢查檔案資料是否齊全、準(zhǔn)確，有無涂改、偽造、丟失等情況。3.檔案信息化管理情況，檢查人事檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及安全防護(hù)措施等。4.檔案管理人員的工作情況，包括工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力、遵守規(guī)章制度等方面。（三）問題處理1.監(jiān)督