PAGE地測(cè)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地測(cè)技術(shù)檔案管理，確保地測(cè)技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮地測(cè)技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司地測(cè)技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。（三）管理職責(zé)1.地測(cè)部門負(fù)責(zé)地測(cè)技術(shù)檔案的形成、積累和初步整理工作。定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的地測(cè)技術(shù)檔案。負(fù)責(zé)對(duì)已歸檔的地測(cè)技術(shù)檔案進(jìn)行補(bǔ)充、完善和更新。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)地測(cè)技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程。對(duì)地測(cè)技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。提供地測(cè)技術(shù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并進(jìn)行登記和跟蹤管理。負(fù)責(zé)地測(cè)技術(shù)檔案的安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。3.其他部門協(xié)助地測(cè)部門做好地測(cè)技術(shù)檔案的形成和積累工作。在工作中如需查閱地測(cè)技術(shù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.地質(zhì)勘探報(bào)告、地質(zhì)剖面圖、柱狀圖、地質(zhì)素描圖等地質(zhì)資料。2.測(cè)量控制點(diǎn)成果資料、測(cè)量平差計(jì)算資料、測(cè)量地形圖、井下測(cè)量導(dǎo)線圖、水準(zhǔn)路線圖等測(cè)量資料。3.礦井水文地質(zhì)資料，包括水文地質(zhì)報(bào)告、涌水量觀測(cè)資料、水質(zhì)分析資料、含水層和隔水層資料等。4.地測(cè)技術(shù)總結(jié)報(bào)告、技術(shù)方案、技術(shù)措施、技術(shù)交底等文件。5.地測(cè)儀器設(shè)備的說明書、操作規(guī)程、維修記錄、檢定證書等資料。6.地測(cè)工作中形成的各類原始記錄、臺(tái)賬、報(bào)表等。7.與地測(cè)工作相關(guān)的合同、協(xié)議、委托書等文件。8.其他具有保存價(jià)值的地測(cè)技術(shù)資料。（二）收集要求1.地測(cè)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保各類地測(cè)技術(shù)資料及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉地測(cè)業(yè)務(wù)，了解各類資料的形成過程和重要性，按照規(guī)定的范圍和要求進(jìn)行收集。3.對(duì)于外來的地測(cè)技術(shù)資料，如委托勘探單位提供的地質(zhì)勘探報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)簽收，并進(jìn)行登記和審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。4.在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后，地測(cè)部門應(yīng)及時(shí)將形成的各類資料進(jìn)行整理，向檔案管理部門移交。三、檔案整理（一）分類原則與方法1.地測(cè)技術(shù)檔案按照地質(zhì)、測(cè)量、水文地質(zhì)等專業(yè)進(jìn)行分類。2.地質(zhì)類檔案可分為區(qū)域地質(zhì)、礦井地質(zhì)、勘探報(bào)告等二級(jí)類目；測(cè)量類檔案可分為控制測(cè)量檔案、地形測(cè)量檔案、井下測(cè)量檔案等二級(jí)類目；水文地質(zhì)類檔案可分為礦井水文地質(zhì)、水源勘探、防治水措施等二級(jí)類目。3.每個(gè)二級(jí)類目下再根據(jù)資料的性質(zhì)、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行細(xì)分，形成具體的分類目錄。（二）編號(hào)規(guī)則1.地測(cè)技術(shù)檔案編號(hào)采用“年度+專業(yè)代碼+流水號(hào)”的方式。2.年度采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.專業(yè)代碼：地質(zhì)類用“DZ”表示，測(cè)量類用“CL”表示，水文地質(zhì)類用“SW”表示。4.流水號(hào)為該專業(yè)檔案的順序號(hào)，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年形成的第5份地質(zhì)類檔案編號(hào)為“2023DZ005”。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.日期應(yīng)填寫檔案形成的年、月、日。4.責(zé)任者應(yīng)填寫檔案的形成部門或個(gè)人。5.保管期限應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（四）裝訂要求1.對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊。2.檔案材料應(yīng)按照一定的順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)大于A4紙型的圖表應(yīng)折疊成A4紙大小。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.地測(cè)技術(shù)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.對(duì)于定期形成的資料，如月度測(cè)量報(bào)表、季度水文地質(zhì)報(bào)告等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.地測(cè)部門整理好應(yīng)歸檔的檔案材料，填寫檔案移交清單，一式兩份。2.檔案管理部門接收檔案材料時(shí)，應(yīng)按照移交清單進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照分類、編號(hào)、編目、裝訂等要求對(duì)歸檔檔案進(jìn)行整理，并將其放入專門的檔案柜或檔案庫房中保存。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.地測(cè)技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列存放，建立檔案索引，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案編號(hào)進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.地測(cè)技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括地質(zhì)勘探報(bào)告、礦井設(shè)計(jì)文件、重大災(zāi)害防治措施等重要資料。3.長(zhǎng)期保管期限為[X]年，包括一般地質(zhì)資料、測(cè)量成果資料、水文地質(zhì)資料等。4.短期保管期限為[X]年，包括臨時(shí)性的地測(cè)技術(shù)資料、原始記錄等。5.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況執(zhí)行，如有特殊情況需要延長(zhǎng)或縮短保管期限，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱地測(cè)技術(shù)檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的地測(cè)技術(shù)檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱地測(cè)技術(shù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫查閱申請(qǐng)表，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱設(shè)備。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，查閱陪同人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立查閱登記制度，對(duì)查閱申請(qǐng)表、查閱登記表等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱申請(qǐng)人、查閱內(nèi)容、查閱期限等。3.查閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱地測(cè)技術(shù)檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的地測(cè)技術(shù)檔案，借閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位借閱地測(cè)技術(shù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人填寫借閱申請(qǐng)表，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并填寫檔案借閱登記表。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立借閱登記制度，對(duì)借閱申請(qǐng)表、檔案借閱登記表等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱申請(qǐng)人、借閱檔案編號(hào)、借閱期限等。3.借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、檔案利用（一）利用方式1.地測(cè)技術(shù)檔案的利用方式包括為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供決策依據(jù)，為科研、技術(shù)創(chuàng)新提供參考資料，為對(duì)外合作、交流提供技術(shù)支撐等。2.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案資料。（二）利用效果跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)地測(cè)技術(shù)檔案的利用效果進(jìn)行跟蹤，了解檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面發(fā)揮的作用。2.對(duì)于利用檔案取得顯著成效的部門或個(gè)人，應(yīng)給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于因檔案利用不當(dāng)造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案鑒定（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、地測(cè)部門技術(shù)專家、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)地測(cè)技術(shù)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、實(shí)用性、保密性等方面的要求。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的地測(cè)技術(shù)檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定表進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和價(jià)值。3.對(duì)于需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。十、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的地測(cè)技術(shù)檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清單，