PAGE機(jī)關(guān)檔案管理制度文件一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由機(jī)關(guān)綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)將工作活動中形成的各種文件材料及時、完整地收集歸檔，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠全面反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需求，優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案檢索效率，為機(jī)關(guān)工作人員提供便捷的檔案利用服務(wù)。（四）管理職責(zé)1.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管機(jī)關(guān)各部門形成的檔案，確保檔案的齊全完整。對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立科學(xué)的檔案檢索體系。定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。積極開展檔案利用工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制必要的檔案參考資料。負(fù)責(zé)對機(jī)關(guān)各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作，確保文件材料的齊全完整，并定期向綜合檔案室移交。協(xié)助綜合檔案室開展檔案整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供有關(guān)檔案利用的信息。負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。2.機(jī)關(guān)工作中形成的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。具體涵蓋以下方面：上級機(jī)關(guān)文件：包括上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的各類文件、指示、通知等。本機(jī)關(guān)文件：本機(jī)關(guān)制發(fā)的各種公文，如決定、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。會議文件：機(jī)關(guān)召開的各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。業(yè)務(wù)文件：機(jī)關(guān)各部門在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。人事文件：干部任免、調(diào)配、考核、獎懲、工資福利等方面的文件材料。財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)決算、會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料?；ㄎ募簷C(jī)關(guān)基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。文件材料的草稿、修改稿、簽發(fā)稿等不同稿本，以及文件材料的重要附件。3.機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價值的聲像材料，如重大活動照片、錄音、錄像等，應(yīng)注明事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景等信息。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年由各部門兼職檔案員整理立卷后向綜合檔案室移交。2.對于一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時收集歸檔，確保檔案的時效性。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的文件材料進(jìn)行分類、整理，按照一定的順序排列，剔除重復(fù)、無用的文件材料。2.對整理好的文件材料進(jìn)行裝訂，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案夾等裝具進(jìn)行裝盒，并填寫盒內(nèi)文件目錄。3.編制檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合檔案室。移交清單應(yīng)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。4.各部門兼職檔案員將整理好的檔案連同移交清單一并移交至綜合檔案室，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類。1.年度分類法將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類法按機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或問題對檔案進(jìn)行分類。對于組織機(jī)構(gòu)相對穩(wěn)定的機(jī)關(guān)，可采用組織機(jī)構(gòu)分類法；對于組織機(jī)構(gòu)變動較大或文件數(shù)量較少的機(jī)關(guān)，可采用問題分類法。3.保管期限分類法根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管的檔案是指反映機(jī)關(guān)主要職能活動和歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理裝訂：去除文件材料上的金屬物，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊牢固。分類排列：按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的順序?qū)n案進(jìn)行排列。編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號方法可采用全宗號年度保管期限流水號的形式。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷的編號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止卷號等。2.電子檔案整理數(shù)據(jù)采集：對電子文件進(jìn)行全面采集，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。采集的電子文件應(yīng)包括文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等信息。分類存儲：按照與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的分類方法，對電子檔案進(jìn)行分類存儲。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的存儲目錄結(jié)構(gòu)。元數(shù)據(jù)管理：建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理制度，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，確保電子檔案的可識別性和可追溯性。備份管理：定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案夾、檔案柜等，確保檔案的存放安全和整齊有序。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，具有良好的耐久性；檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃物品等。5.做好檔案的安全保密工作，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的分析方法，從機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管的檔案標(biāo)準(zhǔn)反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件，以及本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)性文件、重要業(yè)務(wù)文件等。機(jī)關(guān)工作中形成的重要會議文件、重要統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要人事任免文件等。本機(jī)關(guān)的歷史沿革、大事記、組織簡則、人員名冊、榮譽(yù)證書等。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的重要檔案。2.長期保管的檔案標(biāo)準(zhǔn)在較長時間內(nèi)對機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的檔案，如一般業(yè)務(wù)文件、一般性會議文件、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等文件。本機(jī)關(guān)干部職工的考核、晉升、獎勵等方面的文件材料。3.短期保管的檔案標(biāo)準(zhǔn)在較短時間內(nèi)對機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的檔案，如臨時性的通知、便函、一般性的業(yè)務(wù)資料等。本機(jī)關(guān)內(nèi)部的事務(wù)性文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)等。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。2.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，銷毀清冊應(yīng)注明檔案的題名、年度、保管期限、編號、數(shù)量等信息。3.將銷毀清冊報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀方法檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方法。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀后，在銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量及變化情況。2.檔案的整理、鑒定、銷毀情況。3.檔案的保管狀況，如庫房面積、檔案裝具數(shù)量、檔案數(shù)量等。4.檔案的利用情況，如利用人次、利用卷次等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)輔助統(tǒng)計(jì)的方式，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、方便的原則，在確保檔案安全保密的前提下，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本機(jī)關(guān)相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案范圍、目的等信息，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱重要檔案還需簽訂保密協(xié)議。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，利用者不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：對于確需借閱檔案的，檔案管